ビジネスメールの書き方のお願い

1.人柄が見えるビジネスメールを
2.ビジネスでは必須、上手なお願い
3.社内メールでも心配りを
4.読みやすさは文章とレイアウトのバランス

人柄が見えるビジネスメールを

ビジネスメールでのやり取りで重要なポイントは、相手に悪い印象を与えないということです。友達同士のメールなら、多少おかしな文章でも意味が分かればOKというところでしょうが、ビジネスメールでは、そうはいきません。

書き方のレイアウトも含めて、シンプルで解りやすく、さらに丁寧なメールを、ビジネスマンは求められるのです。ビジネスでは、信頼関係がとても大切です。信頼できる人柄だと思わせるようなメールは、ビジネスライフをより良いものにしてくれるでしょう。

ビジネスでは必須、上手なお願い

ビジネスでは、上司、同僚、顧客、取引先などに、様々なお願いをします。「お願いします」というフレーズもTPOに合わせて、いくつもの表現を使い分けなくてはいけません。例えば、お願いしにくいことをお願いする時に「お願いします」と言うより、「お願いできないでしょうか」と言ったほうが、相手への気遣いが伝わります。

取引先などに何かを依頼する場合、「お願い頂ければ幸いです」というメールをもらえば、丁寧にお願いされている雰囲気が伝わるように感じませんか。ビジネスメールでは、たくさんのお願いが登場します。何かを質問する時も、お伺いを立てる時も、文面は「お願いします」と言った内容の言葉で締めくくります。多くの使用パターンを知り、上手に使い分ける、この技術はしっかりと身に付けましょう。

ここで言い換えのフレーズをいくつか紹介します。何かを頼む時「悪いけど」という言葉を付けたい場合、「お忙しいところ恐縮ですが」「ぶしつけなお願いで恐縮ですが」などと言い換えます。ビジネスメールで頻繁に使われる「連絡してください」は、「ご連絡をお待ちいたしております」「ご一報いただけないでしょうか」などがあります。

謝罪文などでも使用される「分かってほしい」と伝えたい場合、「事情をお察しいただき」「どうか事情をお汲み取りいただき」「なにとぞ窮状をお察しいただき」と書きます。「教えてください」と頼みたい時なら「質問があります」「おうかがいしたいのですが」「お知恵を拝借したいのですが」と書くと丁寧に感じられるでしょう。

社内メールでも心配りを

社内の連絡をメールでする企業も多くなってきました。特に大企業でのメール連絡は欠かせません。社内メールだと、いつも顔を合わせている人に連絡する場合、つい気軽な文面を書いてしまいがちです。しかし、何かを頼んだりする時に「○○をやって下さい」では、何となく強く言っている印象を受けます。

「○○をしていただけないでしょうか」なら頼み事をされているほうも、「してあげようかな」という気持ちになります。余程やりたくない頼み事なら断られるかもしれませんが、大半は引き受けてくれるでしょう。もちろん、そんなに丁寧な書き方をしなくても良い場合もあります。それは、社内行事などの連絡です。

例えば、お花見の参加依頼の場合、同僚や部下に対してなら、日時や場所を書いた後に「よろしく」だけでも大丈夫でしょうし、上司に対してでも「よろしくお願いします」で問題ありません。ビジネスに直接かかわらないようなメールは、少しくらい軽い書き方でも、親しみを感じることもあるでしょう。

ただ、あまり馴れ馴れしくならないように注意は必要です。社内でのやり取りの中には、緊急に返事がほしいメールもあります。そういった時は「お忙しいところ恐縮ですが、折り返しお返事をお願いします」と、相手が忙しいかもしれないと気遣っているような書き方をしましょう。

これが取引先など社外の人から、早く返事がほしい時は「お返事を」の後の部分を「頂ければ幸いです」などの文章に変えると、社外用のメールの文面として使えます。社内では、立場によってメールの書き方が変わってきます。

とは言え、部下や同僚だからと言って、友達のようなメールにするのではなく、上司に出すような丁寧なメールを少し変える程度に抑えておいたほうがいいでしょう。「いかかでしょうか」を「いかがですか」とする程度で、基本的には敬語を使用したほうが、ビジネスメールと普通のメールという気持ちの切り替えにもなるでしょう。

読みやすさは文章とレイアウトのバランス

ビジネスメールでは、仕事中の忙しい時にメールを読みますので、見やすくて、読みやすいメールということを、常に意識するようにしましょう。機種依存文字という特定のメーカーの機種でしか読めない文字や記号があります。相手の環境が分からない取引先や顧客には、機種依存文字の使用はNGです。

メールの本文を気を付けて書いても、つい油断しがちなのが、件名です。件名は簡潔にしましょう。件名のみで要件が伝わるようなメールがビジネスメール向きと言えます。件名だけを見て、すぐに確認したほうがいいか、または、後で確認しても大丈夫かといった判断ができるような件名を付ければ、仕事が出来る人にも思われます。

例えば、お願い事を聞いてもらいたいメールなら、「先日ご連絡したことでのお願いです」ではなく「○○についての依頼」と先日に連絡した内容を○○に入れて、具体的に何の依頼なのか分かるようにします。その依頼が、急ぐものと相手が判断すれば、メールをすぐに読んでもらえるでしょうし、急がなくても大丈夫と判断すれば、時間の余裕がある時に読んでもらえるでしょう。

件名でメールの要件が分かれば、次は本文の読みやすさを考えましょう。まず、改行の少ないダラダラした文面は、見ただけでも読む気がなくなります。適度に改行を入れ、内容が少しでも変わる時には、1行空白を入れましょう。メール本文の長さにもよりますが、できるだけ文章と文章の間に空白が入っているほうが、読みやすく感じられます。

メール本文を書いた後、自分が見て、読みやすく感じるかどうか確認をしてみてください。自分でも読みたくないと感じるようなレイアウトなら、空白を増やしてみるなどして、レイアウトを読みやすく工夫してください。要件がすぐに分かる件名と、読みやすいレイアウトの本文、そして、簡潔だけど、心づかいのある丁寧な文章を忘れずに、ビジネスメールを書いてください。

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