企業アポイントメントを取る際のメールの書き方

どんなビジネスシーンにおいてもアポイントメントを取ることは必須といっても過言ではありません。それがないと何も始まらないのです。企業にアポイントメントを取る方法として主にあげられるのがメール、電話、手紙などがあります。今回は最も多くの場合使われるであろうメールでのアポイントメントの取り方をご紹介します。相手にしっかり意図が伝わり気持ちよく約束してもらえるようにメールを作りましょう。

1.件名は魅力的に
2.本文の書き方
3.相手へのメリットを盛り込む
4.絶対にしてはいけないこと

件名は魅力的に

企業の人間は往々にして毎日大量のメールに目を通しています。私たちがアポイントを取りたいような相手も同様です。その数百通にもなる大量のメールの中から選んでしっかり読んでもらうためにはどんなことが必要でしょうか。中身ももちろん重要ですが、一番最初に相手の目に入るのは件名です。

いくつも並ぶ件名の中から自分のものに目を留めてもらうために、まず件名を魅力的に作っておく必要があります。基本的に件名は簡潔に、要件をパッと見てわかるように書きます。「ご訪問の件」や「アポイントのお願い」などがよく見るありがちな書き方です。

それに少し工夫を入れてみましょう。例えば「新サービス○○のご紹介について(株式会社○○○）」など、その内容もつけくわえてみれば、相手が興味を持ってくれる可能性が高まります。件名だけでなんのためのアポイントなのか、わかるように書きましょう。

本文の書き方

件名で相手の目に留まり、メールを開封してもらえたら次は本文で相手の興味をひきつけなければなりません。いかに相手にわかりやすく用件を伝えるかが重要です。先にも述べましたが企業側は一日に数百通ものメールに目を通さなければなりません。

そのため基本的に興味のないメールは最後まで読んでもらえないと考えたほうがいいでしょう。それを最後まで読んでもらうためには前半部分をしっかりと作っておく必要があります。前半部分で自己紹介と用件を短くまとめ伝えましょう。自己紹介は一言二言、長々ダラダラと書き続けてはいけません。

その後、「なんのために、なにをしてもらいたいのか」をしっかり明記します。どんな返信をもらいたいのか、見てすぐにわかるような文章を書けるようにしたいところです。自己紹介と用件を簡潔に済ませたら、次は具体的な日時を提示しましょう。

アポをお願いされる企業側は何回もメールのやり取りをするのはとても億劫です。それに、内容に興味を持ってもらえたとして、だからといってこちらのメールを何度も見てくれるとも限りません。よって、興味を持ってもらえたらすぐに約束を取り付けられるように具体的な日時を提示しておくのが好ましいです。

相手側の都合も考慮して、日時は広めにいくつか提示しましょう。曜日も一緒に明記しておくとわかりやすいです。例としては以下の通りです。

◯/◯(曜日) ◯:◯-◯:◯
◯/◯(曜日) ◯:◯-◯:◯
◯/◯(曜日) ◯:◯-◯:◯
◯/◯(曜日) ◯:◯-◯:◯
◯/◯(曜日) ◯:◯-◯:◯

最後には感謝の気持ちを書きましょう。人との関係性で最も重要なのは感謝の気持ちです。直接対面する場面ではもちろんのこと、メールであっても電話であってもそれはかわりません。メールは文字だけのやりとり。特に感情が伝わりにくいものです。ちょっとした言葉尻で相手に冷たい印象を与えてしまう可能性もあります。

そのため、最後に感謝の気持ちを書くのはとても大事なことです。「お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします」などの文章で締めくくりましょう。
少し丁寧すぎるくらいの感謝の伝え方でも足りないということはありません。くれぐれも失礼とは思われないように気を付けましょう。

相手へのメリットを盛り込む

本文の中には相手側へのメリットを提示しましょう。例えばどういう取り組みによって、どういった効果を相手側にもたらすのか、ということです。自社の紹介や売り込みたい商品の説明を長々と書くのは避けましょう。アポイントの時点で相手が知りたいのはその詳しい内容ではなくメリットがあるかどうかです。

つまりは詳しい内容を聞く価値のあるものかないものかを判断するのです。価値があるとわからないうえでの詳しい説明は迷惑ととられてしまう可能性も大きいです。わざわざ忙しい時間の合間を縫って打ち合わせを設定するのです。

なんのメリットもなしに承諾する人はいないと考えましょう。きちんとメリットを伝えることができればお互いの利益のためのアポだと受け取ってもらえます。そうすれば対等に関係を築き、ビジネスを進めていくことができるでしょう。

絶対にしてはいけないこと

メールでアポイントを取る際に絶対にやってはいけないことがあります。それはスクリプトのコピペです。相手は日々何百通もメールを見ているのです。コピペはだいたいの場合相手にばれると思っていていいでしょう。

件名や挨拶、相手に会いたい理由など、誰に送っても同じような文章になっていれば、わざわざ会う必要がないと判断されてしまいます。特に、相手の名前や社名がコピーした元の文面だった場合などは最悪の失態です。絶対にアポは取れないと思ってもいいと思います。

もしもコピペするような場合は相手にそれが伝わらないような文章でメールを送りましょう。しかし、原則はコピペはしてはいけません。忙しくても相手のことを考えたメールの文章を考えて書きましょう。相手も忙しい中メールを読んでくれるのです。誠意を見せることが大切です。

メールでの連絡は誰でもできることです。電話と比べて気軽ですし、手紙と比べても簡単に送れます。ですが、だからこそ、他のメールにうもれてしまわないように差をつけていかなければなりません。件名でまず目を引くこと。自己紹介文、内容は簡潔にわかりやすく書くこと。

相手へのメリットをしっかり盛り込むこと。煩わしいメールのやりとりをしないように日時を代替案と共に広く提示すること。スクリプトのコピペは使わずオリジナルの文章で書くこと。これらのことを守ってしっかりとしたメールをつくり、アポイントメントを取れる確率を少しでも上げていきましょう。

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