新しい機械購入のための稟議書の書き方

どの会社でも、お金を使用するときには、その役職やポジションによって自由に使用してよい範囲内があります。それを超えて使用したいときには、何らかの制限を設けているものです。

特に、機械類を新たに購入するときなどは、それなりの金額が発生するため、その機械を購入するための稟議書を書くことを求めているところも多くあります。

その稟議書の書き方については

それぞれの企業で書式が決まっているのであれば、その書式を使うと良いでしょう。決まった書式が無い場合には、インターネットで検索しても様々な書式のテンプレートをダウンロードできるので、それらを利用するのが便利でしょう。

もちろん、自分で作成することもできますので、最低限必要な、「題名」、「理由」そして「価格」を記入することです。そして、その価格情報の基になっている見積もり書を添付して、一通りは完成です。

ここで気をつけたいのは

その稟議書を記入する事になった背景をしっかりと、まとめておくことです。特に、既存の工程があり、それを改善するための機械購入の場合にはそれがいえます。

例えば、これまで人が何人必要だったところが、どれほど減らすことができる、また、時間当たりの生産量を何％増やすことができるようになる、と言うことが機械購入の動機だとすると、しっかりとした計算式を添付しておくことです。

こういった新規の機械を購入しようとするときには、メリットばかりをアピールしたくなるものですが、そうでない部分にもしっかりと目を向けておく必要があります。機械を一度導入すれば、後は放っておいても利益を生み続けるというものではありません。

使用するたびに消耗品が必要になってくるものなどは特に注意が必要です。また、直接的な消耗品でなくとも交換が必要な部品もありますし、定期的な構成が必要になる場合もあります。

そういった時には

その後に発生するであろう金額も、漏らさずに入れておくことで、全体的なことを考えて導入を検討していることが伝わり、評価してもらい易くなるものです。

ただし、これらのデータを添付するときに気をつけなくてはならないことは、できるだけシンプルに記載するということです。稟議書を評価する人の気持ちになればわかることですが、結論をわかりやすくすることが大事です。

行った実験結果や、想定される事案の計算結果、またどれほど苦労してデータを集めたか、などは間接にまとめて、だらだら記載しないことです。

本当に評価すべきことのみを選定して記載しておくことで、無駄をそぎ落としたスマートな印象を持ってもらうことができるものです。そうなれば、自然と稟議も通り易くなり、話も進み易くなります。

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