始末書(交通事故)の例文とマナーと書き方

自動車を運転する場合は、運転手の義務として、誰もが周囲に注意を払っていると思います。しかし、そうしている時にでも、交通事故に巻き込まれることはありますし、自分自身が事故を起こしてしまうこともあります。仕事中で社用車を運転している場合であれば、なおさら気を付けて運転しているにも関わらず、それでも交通事故を起こしてしまうときは起こしてしまうのです。

 

交通事故を起こした場合

被害者に損害を与えるのはもちろんのこと、会社にとっても大きなダメージを与えることになります。社会的な信用の低下を招く恐れがあり、取引に大きな支障をきたすおそれがあるということから、最近では仕事中だけでなく、プライベートでも自動車の安全運転について周知徹底を図る企業も多くなってきています。

 

そのような状況の中での事故ということであり、社内外から向けられる目は一層厳しいものになります。こうした際には、始末書を提出する必要があります。そして仮に巻き込まれ事故に遭って、こちらに過失がないとしても、始末書を書かなければいけないというケースがあります。

 

始末書とは、仕事上でミスや不始末、あるいはトラブルを発生させてしまった場合に、 会社(社内)に対して、それら問題やトラブルの一部始終を報告し、それと同時に反省や謝罪の意を表わすために提出する文書のことをさします。

 

そして、存在としては認識していても、周囲を含め実際に作成したことがあるという人が少ないのも始末書の特徴です。ただし、交通事故を起こしてしまった立場としては、「書き方がわからない」から出さないということは許されませんので、何とかして自分で文書を作成する必要があります。

 

交通事故を起こした場合の具体的な始末書の内容について説明しますと、まず、事故の状況について可能な限り詳細に報告します。「いつ」「どこで」「何が」ということを明記することで、状況説明を行いますが、正直にありのままを記載することが大切です。

 

その上で、事故の原因とその責任の所在を明らかにします。

事故を起こしてしまった(あるいは巻き込まれてしまった)際の原因を分析するのですが、主観的にならずに、客観的な見方のもとで、冷静にあらゆる角度から検証してみる必要があります。

 

そのうえで、再発防止策を記載します。始末書における重大なポイントのひとつがこの再発防止策であり、会社に金銭的・社会的な損失を与えてしまったことに対し、二度と同じことを繰り返さないという意思を示すためにも、具体的かつ実施可能な内容の対策案を考えなければいけません。そして、大切なポイントとして、反省と謝罪の気持ちを明確に伝えるということがあります。

 

この反省の気持ちがうまく伝わらない限り、当事者としての責任能力に疑問を抱かれることになり、また、会社に対して損害を与えたことに対する申し訳ない気持ちが薄いと感じられてしまう可能性があるからです。

 

始末書の体裁としては、ビジネス文書として作成する必要があります。

宛先は社長にするのが一般的とされており、日付と自分の所属・指名を記載のうえ、文書を作成していくことになります。業務資料のように論理的な書き方に終始するのではなく、謝罪と反省の気持ちも述べるという点において、戸惑いがあるかもしれませんが、社会人の作成する文書としては、仕事上の書類と同じ体裁をとるべきです。

 

また、社内の規定によって様式が決まっている場合もありますので、確認が必要です。

会社によっては相当な枚数を準備することが求められるケースもありますので、決まった形があるのであれば、その中でいかに反省の気持ちを伝えるか考えることになります。テンプレートにもとづく文書の提出だけでも良いという会社もあるようですが、その中でも反省の気持ちを伝えることは必要です。

 

また、始末書の提出時期については不始末やミス、トラブルなど判明したらただちに、あるいは、処分が下されたらすぐに、なるべく早く出します。但し、トラブルの最中は、事態の収束を最優先に考える必要がありますので、提出は事態収束後に提出するのが原則です。

 

もし、交通事故の程度が重大なものであり、本人あるいは相手に一刻も早い治療が必要な場合には、まずは迅速な医療処置および報告を心掛け、始末書は後日に対応するということになります。いずれにしても、可能な限り早く上司に連絡し、状況等の申告・報告、および謝罪をし、改めて書面 でお詫びの気持ちを述べるのが良いでしょう。

 

始末書は、書きたくて書くものでもないですし、誰かから命じられて作成したとしても、自分からの申告ということになります。文書作成に当たっては、誤解を招かないような表現を意識し。自分の意図や考えが確実に伝わるようにすべきです。

 

文書の体裁は、それぞれの会社に合ったものがあるか確認するとしても、まずは事実の詳細な記載と、原因の究明、そしてそれに対する再発防止策を立案したうえで、深い反省の気持ちを示すことが極めて重要となります。

 

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