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会計報告の書き方についてここでは例を使いながら見ていきましょう。今は会計報告は大半がエクセルなどを用いて作ることが多いですが、エクセルを使って作れたとしても、何を書けばいいのか書き方が分からなければ進みません。エクセルの操作と合わせて見ていきましょう。
最初に入れるべき内容
会計報告書の内容として最初に入れるべきことですが、例えば宛名、日付、発行責任者名など入れる必要があります。そして収支の部、支出の部に分けることになります。収支の部ではどこからお金が入ってきたのか、その詳細を入れます。例えば町内会の会計報告書の書き方の場合は例文として収支の部では、前年度の繰越金と、そして今年度の回避があるでしょう。
また、新たに入った場合に入会金を徴収している場合は入会金も収支になります。では支出の部はどうでしょうか。支出の部ではお金を支払ったことを書きます。一年間で町内会がお金を支払ったことを書くわけですから、項目は毎年同じではない場合もあります。
掃除用具を購入したのなら、掃除用具購入となりますし、どこかで町内会を開いて会議をした場合にその場所台を支払った場合には、場所使用料という名目になります。このように、その年によっても違いがあるのではないでしょうか。これらが主に入れるべき項目です。
金額の記載は詳細に書く
金額はまとめて合計を書くのではなくて、例えば町内会費の例文でいえば、町内会費を集めて入ってきたお金を書く場合には、単価が例えば4000円で、1世帯あたり4000円町内会費を集めて、それが10世帯から集まったのであれば、人数を10にして、合計が４万円ということが分かるようにします。
単に合計金額だけを記載していたのでは、どれだけの人数からいくらを集めたのかわからないので、誰が見てもわかるように詳細に書く必要がありますから、その分枠を取っておく必要があるでしょう。収支だけでなく支出も同様です。会場使用料の単価とそれが１時間あたりだった場合には３時間使用したなら数量を3にして合計金額はかけて計算することになります。
見栄えを良くして見やすくする
エクセルで作成する場合は、色を濃くしたり、文字のサイズを大きくしたりすることができますので、見栄えを良くして見やすくしましょう。収支、支出、収支残高は強調するようにするといいでしょう。これらは一番重要で知ってもらいたい部分ですので、強調させておきましょう。
エクセルでしたら文字を強調するには拡大する、罫線を入れる、セルを塗りつぶして色をつけるなど方法があります。ほかの部分よりも目立たせてわかりやすくしましょう。これだけで見栄えがとても違ってきますしわかりやすくなります。
エクセルの計算を使う
エクセルで作成する場合には、セルに計算式を埋め込むことによって自動で計算をしてくれるようになりますので、間違いが減らせます。単価に人数を掛けたものの結果が合計のところになるように、あらかじめ合計のところに仕込んでおけばいいのです。
これで自動計算してくれますので、全てのセルに仕込んでおけばとても便利です。計算機でいちいち計算をした上で入力するよりも、仕込んでおけば、あとで数字が変わったとしても計算し直さなくてもいいのでいいでしょう。
表をふたつに分ける
表は収支の部で１つ、支出の部で１つといったように2つに分けて奥といいでしょう。そして最終的に二つの表の下に収支残高として収支から支出を引いた額を書いておきましょう。黒字なら黒で、赤字なら赤で書くとわかりやすいでしょう。備考欄を合計のとなりに入れておくとさらに書きたいことを入れることができて便利です。
例えば例にあったように先ほど会場を使用したというところがありましたが、第一集会室、ホールなどといったようにどこを借りたのか、これがわかるといいでしょう。備考欄はメモとして使って最大限活用させて記録として残しておくと後で役立ちます。
配布物として配る場合には
エクセルで作った会計報告書を配布物として配る場合には、ワードなどで一言先に会計報告をこれからするという文面を作る必要があります。ワードで文面を考えて、エクセルの表は、ワードにオブジェクトとして貼り付けるとうまくいきます。ワードで文章を書いて、表を挿入したい場所で挿入を押します。
挿入のなかにオブジェクトというのがありますので、オブジェクトを選びます。オブジェクトの挿入のダイアログボックスが開きますので、ファイルのタブで自分が挿入したいエクセルのファイルを指定して開けばそれで開きます。
手書きで会計報告書を書くよりも、最近はエクセルで作成する方が主流となっていますが、記載する内容は手書きでも、エクセルでの作成でも同じですので、どちらにしても何を入れるのか、内容をしっかりと確認した上で作成していきましょう。書き方は特に決まりはないですが何を報告したいのか、それを明確にすることが重要です。
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