手紙の書き方：残金回収

得意先や企業が売掛金や料金、家賃といった残金が残っている時に残金回収を行いたい場合には督促状を作成する必要があります。そもそも督促状とは支払いを催促するために出すものです。

1.手紙での残金回収方法について
2.催促状の書き方について
3.催促状の送付に関して必要なこと
4.督促状の書き方について

手紙での残金回収方法について

得意先や企業が売掛金や料金、家賃といった残金が残っている時に残金回収を行いたい場合には督促状を作成する必要があります。そもそも督促状とは支払いを催促するために出すものです。使用事例としては相手が得意先になるため事を大きくしたくない場合やお客様の気持ちを損ねたくない、残金回収金額もあと少しである場合などに使用するといいです。

それでも応じない場合には法的にも少し厳しくなる督促状という手紙になる可能性もあります。先方が請求書に記載した納入期限に間に合わなかった場合に出します。先方が納入期限ぎりぎりに提出したことも考慮して納入期限から一週間後に催促状を記入して催促することが普通となっています。

催促状の書き方としては相手との基本関係を崩すことがないように定型文や雛形を参考にして丁寧に記入することが重要です。したがって穏便な表現を多く使用してこちらの意志を表現することが重要です。入金ができていない旨を報告して、何らかの手違いかとは存じますが、念のため確認してほしいことを記入すれば大丈夫です。

入金はしている形で文章を書き、機械の不具合や手違いのせいにしてしまうことで得意先の機嫌を損ねることなく対応することができます。商品を購入した場合などは購入した商品の明細や購入日、利用金額などを詳細に記入することがお勧めです。きちんと記載しておかないと自分へ向けた手紙ではないと勘違いする可能性も出てきます。次に振込先を記入して得意先がすぐに振込みできる状態にしておきます。

催促状の書き方について

催促状内に振込先を記入していることによってわざわざ初めから探す手間も省けますので得意先の気持ちになって振り込みに必要な準備をしておくことが大事です。また、万が一残金回収を請求する対象が間違っていた場合には何卒ご容赦くださいと記載しておくと安心です。宛先にも注意して書いたほうが良いです。会社の場合には御中を使用します。

会社名や部署名を使用しても大丈夫ですので最終的に名前を記載する場合には様を付けることが一般的です。支店長代理や部長代理といったような場合には代理を外して記入することが一般的です。催促状の発行日や提出日は正確に記入します。そうすることによって先方からお詫びの電話が来ても対応できますし、

支払日の連絡があった場合にもどの催促状のものかを簡単に把握することができます。社名や担当者名を記入する欄は捺印する場合もあります。署名でも大丈夫です。表題の書き方としては相手との基本関係を崩すことはないように催促状という表題を使用するよりもお支払いのお願いと柔らかく表現することがお勧めです。

ついうっかり忙しくて納入期限を過ぎてしまった場合を考慮して相手の事情に理解を示す一文を入れることで印象が変わってきます。そのような得意先やお客様の場合はすぐにお詫びのメールや電話が来ることがほとんどです。一回の催促で支払われるのなら今後も問題なく取引を行うという文章を入れることによって、今後のお付き合いも問題なくスムーズに進むことができます。

催促状の送付に関して必要なこと

催促状の送付には自分の判断で勝手に送るよりも上司に相談して慎重に送付することが一番です。催促状の作成が自動でやってくれたり、催促金額が少額であったり、他にも多くの催促案件がある場合は自分での送付を行っても大丈夫です。しかし、多くのケースが会社対会社になるため上司の承認を得ることが大事になります。

その際には上司の承認印を忘れずにもらうことが大事です。きちんと書類に目を通したことを示すものですので自分一人で作成した書類でないことを証明できます。作成者や承認者がわかるように捺印の欄を別に設けておくと大変便利です。同封する書類の確認を行うことも大切です。

再発行という朱印を押して請求書や請求書のコピーを同封することによって先方にわかりやすくなります。催促状を郵便で送る際には表書きに催促状等と朱書します。専用の印鑑があればそちらを使用しても大丈夫です。催促状を出してそれでも支払われなかった場合には督促状を出します。顧客からの代金や料金が滞っている場合に出すもので催促状よりも強力な効果があります。

基本的には一回目は催促状を出して、二回目は督促状を出すようにします。この督促状を出すことによって法的な手続きを開始することができるようになるため慎重に行うことが大事です。法的な手続きを開始する場合には内容証明という書類を同封します。督促状の出す時期としては催促状に記載された締め切り後1週間程度経過してから督促状を郵送することが基本です。

督促状の書き方について

督促状の例文としては基本的に催促状と似ています。会社対会社の場合は宛先を会社名にすることが多いです。先方の支店名や部署名で記入する場合もあり、個人名を記載する場合には様を付けることが一般的です。督促状の発行日や提出日を必ず書くようにします。そうすることによって先方からお詫びの電話や支払いについての連絡があってもどの督促状に関することかを明確にすることができます。

捺印形式にすることによって一目で会社名や担当者名を理解することができます。表題は督促状というタイトルにしてインパクトを持たせます。催促状を一度出しているため次は相手の機嫌をうかがう必要もないです。先方が最初に請求書に記載した納入期限を守らずさらに催促するために催促状を出しても何も入金や連絡がない場合に作成します。

ビジネスの文章ですので時候の挨拶などはいらないです。至急誠意あるご回答を賜ります様お願い申し上げますと記載することで相手の意志をうかがうことができます。また、直接的に回答くださいというような文面でも連絡や入金があるかもしれないですが、会社の経営状態が悪かったり、居留守を使用する相手、連絡が付かない相手などもいます。

督促状を発送した翌月に経営破たんをしたケースもあるため注意深く入金管理を行っておくことが大事になります。入金督促はタイミングやスピードも大変重要になるため社員全員の危機意識を高める必要があります。法的手段の告知をしておくことで今回の督促でも支払いがない場合は訴えることができます。

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