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恐れいります、という言葉がありますが、この言葉は、恐縮です、とほぼ同じ意味の言葉だといえます。目上の人に対して使う言葉で、失礼なことをするのは恐れ多いという意味で使われることが多いです。
すみません、申し訳ありません、という言葉とも似ていますが、会話や文章などで潤滑油のような働きをしてくれるということです。すみませんはそれだけで軽い挨拶の言葉のように使われることが多いですが、恐れいりますが、など、依頼をするときなどによく使われるようです。
また、恐れいりますは、話し言葉で利用されることが多い言葉なので、非常に硬い文面での文章には向いていない言葉でもあります。その場合は、漢字熟語を利用している、恐縮です、という言葉を使うようにしておきます。
恐れいる、という言葉はもともと畏れ入る
という言葉なのです。この、畏れ入るという言葉にはうやまい、かしこまる、畏怖の念を持つという意味があります。つまり、恐れいります、という言葉は目上の人に対して、このようなことをして頂き、もしくは、して頂くことはおそれおののく思いがあります、という意味になるのです。
また、恐縮という言葉は、恐れて身がすくむという意味ですが、恐れ多くて身がすくむような思いがします、という意味になります。なので、恐れいる、という言葉と恐縮という言葉は同じ意味になるということです。
たとえば、恐れ入りますが、その本の出版会社を教えていただけますか、という風に口頭で伝えることも文章で書くこともできます。恐縮ですが、その件をよろしくお願い致します、などその場にあわせて使う言葉を選ぶというのはとてもいいことだといいます。
謝罪のときに良く使う
敬語である申し訳ございません、という言葉がとっさに出てこなくて、すみませんという言葉を使ってしまう人がいます。
長くやり取りなどが続くような感じになったら、すみませんよりも、度重なる質問となり恐れいります、などや、何度もお尋ねして恐縮です、という風に相手を敬う言葉を使うことが大切です。また、恐れ入りますという言葉は感謝の気持ちを伝えるときにも使うことがあります。なので、すみません、とも通じるものがあるということです。
相手のが厚意や配慮を感じたときには、すみませんというよりも、恐れいります、という言葉のほうが相手への気持ちが伝わりやすいかもしれないです。
ビジネスのシーンでは
いろいろな場面でこの言葉が使われています。たとえば、私事で恐縮ですが、と自分のプライベートな事情での話しのとき、また、お忙しいところわざわざご足労いただきまして恐縮です、という風に商談相手が訪問してきたときにも使います。
多用しすぎると空々しく感じることもありますが、言葉を伝えるとき、また気持ちを伝えるときにはやんわりと伝わるように考える必要がある場合も多いです。そのようなときには、このようにビジネスの場でも使える言葉をしっかりと理解しておくことで相手への負担なども軽減することが可能になります。
話をオブラートに包むという言葉がありますが、ビジネスの場面でもはっきりと伝えてもいいとき、やんわりと伝えるほうがいい場合があるので、それらの場面でもきちんと意見を伝えるときにも話を聞きやすくしてくれる言葉を知っているととても役立ちます。
恐れ入ります、恐縮です、という言葉は使い方によっては、どちらも相手の行為により、自分の利益になることがあったことへのお礼の言葉にもなります。ありがとうございますという言葉とも通じるものがあります。
同じ言葉でも何通りもの意味で使うことができる言葉というのが日本にはあるということです。ですが、それらを使い分けることで相手への配慮や気配りをすることができるのです。
使う言葉の違いによって
その人の知識レベル、仕事への態度、そして他人に対する基本的な姿勢が感じられることが多くあります。言葉遣いが丁寧で正しい敬語を使用している人というのは、仕事への対応も丁寧だという人もいます。
柔らかに、スムーズな会話をしたいときや、自分を表現したいと思っているときは言葉を選んで伝えることが非常に大切になってきます。恐れいります、という言葉も、恐縮という言葉も相手への配慮と気遣いのある場面で使われる言葉です。
コミュニケーションの場面や仕事上の言葉として、ふさわしいものとそうでないものをはっきりと区別しておくことは社会人として大切なことです。シーンにおいて利用できるとともに、聞いた相手も違和感を抱く事がありません。
依頼されることや拒絶をするという行動をとるときなどは、言葉で柔らかく包み込むことで、謝罪や感謝の度合いをより深くあらわすことができる言葉がビジネスの場面でも大事な表現方法として考えられています。
もっと簡単にいえば、言葉遣いが悪い人は相手への印象も悪いですし、言葉が丁寧でこちら側を気遣う意味をふくんでいるとわかる言葉を使える人は印象が非常にいいことが多いといえます。