委任状の書き方：総会

委任状は、所属する団体の年に一回の通常総会などで必要とされる場合があります。委任状を書く前に、総会の日程調整がネックになります。それ以前に、通常の役員、いや副会長クラスでも、日程調整などされない場合が殆どと言ってよいでしょう。

1.当該団体の位置づけについて
2.通常総会などの日程調整について
3.委任状というものについて
4.委任状の書き方について

当該団体の位置づけについて

委任状は、所属する団体の年に一回の通常総会などで必要とされる場合があります。委任状を書く前に、総会の日程調整がネックになります。それ以前に、通常の役員、いや副会長クラスでも、日程調整などされない場合が殆どと言ってよいでしょう。また、当該団体が、出席者本人にとって、どれだけの意義を持つものかについては、

正直、本人ですら分かっていない場合が多いというのが現状ではないでしょうか。取引関係者が多く、絶対に出席しなければならない団体の通常総会もあれば、親睦団体程度の団体で、自身の興味半分で会員になってしまっているといった団体まで千差万別ではないでしょうか。この中で、取引関係で入会している団体については、絶対出席というのが当然と目されています。

取引関係が密接に絡んでいる中にあって、欠席をした場合は、その後の取引については余り考えていないと目される可能性が強いため、どうしても本人出席が無理というのならば、代理の方を必ず出席させなければ示しがつかないでしょう。また、親睦団体程度の団体で、どうしても日程が合わないというのであれば、無理に出なくても良いでしょう。

むしろ、無理に代理を立てようとすると、それこそ可笑しなことになってしまいかねません。いずれにせよ、出席する団体が、どの様な団体なのかを、見定めなければならないでしょう。自分の中で出席義務があるのか、若しくは出席しなくてもよいものなのかをよく考えなければならないかも知れません。

通常総会などの日程調整について

絶対に出席義務が伴う通常総会などの日程については、その調整がかかる場合がある役割を担う立場の人であるならば、絶対に出席しなければならないでしょう。例えばその団体の会長である場合などはそれに該当します。なぜなら、会長は議長役を担う場合が多いからです。最初に日程調整がかかるのはその会長だからです。

通常は、会長が出席できないとなれば、絶対違う日になるのですが、慶弔関係でどうしても出席できないといった場合もあります。そのような場合は、副会長などが代理をするということになるのではないでしょうか。この場合、会長は委任状などを書かなければならないようにも思いますが、それは事務局サイドで決定してしまいますので、書かなくてもよい場合が多いというのが通常でしょう。

総会の日程調整がかかり、会長が議長役をやるとのことで、決定してしまえば、事務局サイドでは、その後はすんなり進むものです。会長に委任状を出させないためには、日程調整については一ヶ月以上前から行っておくことが大切です。忙しくて、なかなか取れない場合が多いので、この日程調整については、一ヶ月前でも難しい場合も考えられます。

若し可能ならば、二ヶ月、三か月前から動いても、何も問題はないのではないでしょうか。また、会長以外にも絶対はずせないという方も中には居るかもしれませんが、その様な場合も、同様に日程調整を一ヶ月前以上、できれば二ヶ月若しくは三ヶ月前から進めなければならないでしょう。

委任状というものについて

委任状というものは、そもそも、重要な総会などで本当に重要な場合に必要とされるものです。あまり重要とは目されない総会などでは、そもそも必要とは思われないものではないでしょうか。主として、数千人の会員がいる団体で、出席者数のカウントが必要な場合に、委任状を取ることが多いのではないでしょうか。

その様な団体では、議事の開始前に、出席者数と本人出席者数、そして委任状出席者数を報告した上で、既定の人数に達していることを確認取った上で進行します。また、それ程大きくない団体の場合は、それがいくら会員数が多いとは言っても、通常総会で委任状を取ったりは絶対にしない場合が多いというのが現状ではないでしょうか。

その様な団体では、出席確認もしません。ということは出席率などといったものも関係無いので、単に出席か欠席の確認だけといった場合が多いのが現状です。その出欠を確認するというのも、理由があります。通常、大きな会議の場合は、その後に懇親会といったものがつきものです。この懇親会は通常五千円から六千円会費で開催するといったケースが殆どです。

そのため、出欠を取り、予算を定め、座席数を決めるといったことが行われます。通常、懇親会の場合は、円卓で行われる場合が多く、八人から十人掛けといったケースが殆どと言えるでしょう。こういった懇親会の場合は、通常はその場で会費を徴収することから、絶対に出席者を把握しておかなければならないわけです。人数を把握してなければ大変なことになります。

委任状の書き方について

委任状が必要な総会は、出席者確認があり、その中でも委任状出席者の確認がある場合が殆どと言えるのではないでしょうか。では、この委任状の書き方ですが、どの様にかけば良いのか迷う方は多いといえましょう。ですが、多くの場合、総会案内状と共に、ハガキ一枚が入っている場合が多く、これで出欠確認を取ります。

仮に欠席と書いた場合は、この欠席の下の欄に、委任状出席についての欄が設けられている場合が多く、そこに記せばよいわけです。その書き方ですが、会で決定事項については、議長に一任するといった書き方が一般的であるといえるのではないでしょうか。議長に一任すれば、概ね上手く収まりますし、そのような書き方をするのが普通と言えます。

ここで、議長以外の他の理事などの名前を書いたりすれば、例えば、その通常総会などで役員改選が議題として上ったときに、下心があると目されてしまう可能性があります。もし、役員改選で重要な役割を果たしたいと思ったならば、委任状出席ではないく、本人が直接工作して、本人が出席するべきなのです。委任状出席欄を設けるということは、

確かに議長一任と書いてしまえば済むことなのですが、何かの拍子に理事の名前を書いてしまったりすれば、本当に大変なことになるということを、心にとどめておくべきでしょう。最もよいのは、その様な委任状出席などを無くしてしまえば、最高に良いのでしょうが、それがどうしても難しい場合は、仕方がないといえるのではないでしょうか。

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