進退伺いの書き方

重大なミスをして上司及び関係者に謝罪をする必要があるときに一般的に始末書や顛末書というものを書きます。これは謝罪をするとともにそのミスがどのような経緯でなされたのかを説明します。更に、反省と今後の取り組みを表すことで与えた損害に対しての謝罪とするものです。

1.始末書、顛末書との違い
2.進退伺は退職願を添付して出す
3.進退伺いを提出するタイミング
4.進退伺いの書き方とまとめ

始末書、顛末書との違い

顛末書も始末書もどちらも目的は似たようなものですが、始末書のほうは丁寧に謝罪する目的で書かれるものに対して顛末書は事の経緯をできるだけ正確に報告する目的で書かれます。それぞれの書類の用いられるケースとしては、過失が比較的軽い場合は顛末書が書かれそれよりも重大である場合に始末書を提出することになります。

場合によっては両方を求められることもあります。いずれにせよ過失の度合いが謝罪で済むであろうと予測される場合に作成する文書です。またこれらのミスは、自分自身で起こしたものへの謝罪と反省文です。ですから、自信で起こした損失を補うものです。しかし、それでは、到底済まないであろう取り返しのつかない損害を会社や関係各位に及ぼしてしまった場合や

自身の力ではどうにもできないミスであった場合に提出するのが進退伺いということになります。また、始末書のように反省や今後の対策を述べるのではなく、退職届とともにこの進退伺いを提出することになりますので、もう責任の取り方が退職しかないいった状態に提出する文書となります。また、顛末書や始末書が自身ミスによる提出なのに対して進退伺いは自分の部下が犯した不始末によって書く場合が殆どです。

進退伺は退職願を添付して出す

辞職することでしか責任の取りようがないという状態で出すのが進退伺いです。ですので、文字どおり自分のあり方を会社側にゆだねることでしか道がないと判断したときに、自発的に提出することになります。始末書や顛末書が上司に指示によって提出させられるのに対して進退伺いは自身が判断をして提出することになります。

つまり、もう謝罪や反省ではなく退職によってしか責任を取る方法がないという訳です。そのため退職願を添付して提出することになります。これは、自分の担当部署の部下によるミスですので部署の過失ということになります。個人の反省や対策では、どうにもならない問題でもあります。したがって進退伺いは部署の責任者が出すことになります。ですから、ミスを犯した平社員の立場で進退伺いを出しても無意味です。

役職を得て部署の責任者になるということは地位や名誉と同時に重大な責任を負う事であるという事でもあることです。すべてを会社側にゆだねるために退職届を同時に出すことになりますが受理されれば退職ということになります。この場合ほとんどの企業の場合は、懲戒免職あつかいとなり退職金の支払いもされません。

この進退伺いを出す必要に迫られるのは殆どが中間管理職や幹部クラスであることからも部下の不始末の責任を問われるケースが多いことが分かります。しかし、責任者自身の判断で提出される性質から本人が考えるほど過失が重大でない場合や損害が軽微であった場合は、訓戒や減給で済む場合もあります。

進退伺いを提出するタイミング

懲戒免職を覚悟で出す進退伺いですから最初から投げやり気味に事故直後に出すのはかえって無責任と取られてしまいます。その事故の過失、損害がどの程度であるのかそのことに対する対応方法はあるのかを検討して対策に部下ともども奔走したのち、いよいよ万策尽きた後に取る最後の手段が進退伺いということになります。

何の対策もせず原因究明も不確かなまま、放り出して最初から提出してしまっては企業側も酌量の余地がありません。状況の正確な把握と精一杯の努力が必要といえます。
かといって、もうどうみても万策尽きているのに、諦めきれず、いつまでも出しそびれているのも未練がましく、みっともないということになります。

まだ何か方法があるのではないか、本当に出すべきであろうか考えて、そうこうしているうちに、暗に上司や重役から提出をほのめかされたら、もうすべはありません。起こってしまったことは仕方がありません。また、自分自身ではなく部下の過失の責任を取るのですから釈然としない部分もあります。ですが、が責任者として、なるべく自発的に会社側にゆだねる必要があります。

また、一人で悩まずに信頼のおける上司や同僚に相談してみるのもよいでしょう。タイミングを見誤ったために心証を悪くして処分が重くなったケースもあります。いずれにせよ処分に甘んじる覚悟で潔く提出しましょう。その際にも投げやりな表現ではなく事実を真摯に簡潔に報告し弁解などを挟まずに、自身の不注意や監督不行き届きであることを反省し、謝罪を述べた文章に退職願を付けて提出します。

進退伺いの書き方とまとめ

進退伺いを書き方としてはまず、デジタル文書で提出するのは厳禁です。手書きでできるだけ丁寧に描く必要があります。過失や損失の挽回ができずに、自身の責任の取り方を見失い、退職するかどうかも決められない深刻な立場にあることを自覚してなるべく真摯に丁寧に描くことが大事です。

かといって不必要に阿る文章になったり、くどくどと弁解がましいのもよくありません。原因や経緯はさておいて自身の進退を上層部に決済してもらうという志向の文書であるように心がけます。自分の不注意のため申し訳ありませんという意味の文章を50字～100字くらいにまとめましょう。最後に自身の責任の所在を明確にするため職を辞したいと存じます。

と、明記し改行して「つきましては、辞表を同封いたしますので、何ぶんのご処置をお待ち申し上げる次第でございます」とします。この他はなるべく簡素にまとめるようにしてくどさを排して潔い文章にしましょう。文章も長くならないように200文字から400文字以内に収まるようにしたほうが良いでしょう。

こういった事故の内容は聞かずとも上層部は把握しているもので、そのうえで真摯に事に当たり潔く進退をうかがう態度や反省を示せば、情状酌量もないことはないともいえます。書き方のまとめとして表題は、「進退伺い」と文頭に書きます。続いて日付、氏名、宛名を書きます。

最初に、事態の原因や状況、過失の度合いなどを簡潔に書き記しこれを状況説明とします。それに続いて丁寧に謝罪の言葉を書きます。また、会社に与えた損害についても説明をしこれに対する謝罪を添えておきます。最後に前述した辞表を同封する旨の文章に進退を会社にゆだねる向き言葉を書きます。

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