盆踊りの協賛金の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

1. 1.イベントの協賛を頼む文書
2. 2.本文の前の書式
3. 3.記す内容
4. 4.終了後はお礼状を

イベントの協賛を頼む文書

盆踊りなどのイベントでは、主催の他に協賛という立場の人あるいは企業を見かけることがあります。これはイベントを開催するにあたり、費用面などで協力を頼んだ人のことで、主催者同様にイベント内で名前を告知されるため、宣伝の意味合いも強いです。

協賛の方が提供してくれた費用のことを協賛金と呼びます。協賛金を求める場合、基本的には主催者と親しい関係にあったり、仕事上取引のある方に対してお願いすることが多く、その際文書で送るのが一般的です。ある程度の関係があるとはいえ、口約束だけで行うのは相手の方に失礼ですから、きちんと書き方を覚えて送付しましょう。

本文の前の書式

本文を記入する前に宛名や差出人名などを記入する必要があります。個別に充てて執筆する場合は、その都度相手の方の名前や会社名を記入します。その際敬称を付けるのを忘れないでください。もし回覧板で告知したり、掲示板に掲載するなど、不特定多数の方に見てもらう場合は、

宛名は各位としておきましょう。横書きの場合、文書の左上に記入するのが一般的です。その次に差出人として自分もしくは主催となる企業や団体名を記入します。団体名を記入する場合は、代表者の氏名も併記してください。次に見出しとなります。

盆踊りの協賛金についてのお願いというように、分かりやすい見出しで、文字サイズも本文より大きくします。その次に本文となります。送る相手に頼み事をする文書ですので、拝啓などの頭語、時候の挨拶文で書き始めましょう。頭語には対応した結語が決まっていますので、

組み合わせを間違えないよう、どの頭語にどの結語なら良いのか事前に確認してから書いてください。その次は、自社と取引、あるいはお世話になっていることに対して感謝の意を述べます。その次に本題です。今年も盆踊りを開催するという事実だけではなく、

例年以上に楽しいものにしたい、或いは具体的な計画があれば、このような盆踊りを行いたいという旨を併記しましょう。協賛とは、内容に賛同している方が協力してくれることです。より明確な内容を併記することによって、共感を得やすくなりますし、協賛者があとで、

思ったイメージと違っていたということもなくなります。その上で、ご協賛をお願いしたいという文章に繋げます。本文中では具体的な金額や送金手段に関しては述べず、よろしくお願いしますという文章で一旦締め、その下に記すの文字を用いて箇条書きで仔細を述べる形式にします。

記す内容

記すの部分には、協賛金の金額、納入方法、納入期限、領収書の有無、協賛の特典、問い合わせ先などの項目を必要に応じて書きます。協賛金の金額は、誰でも一律同じ金額にするのも良いですし、個人であれば1口いくら、会社単位での協賛であれば1口いくらというように分けて書くことも可能です。

志で結構ですというように、金額を相手に任せる方法もありますが、全て任せてしまうのも良くないので、個人のみ値段を自由にするなど、相手のことを考えた采配が必要となります。納入方法は、直接集金するのか、銀行振込などで行うのかで併記内容が変わってきます。

直接集金するのであれば、次の納入期限は記載せず、特定の日に集金に伺うので用意してくださいという書き方が良いです。銀行振込の場合は振込先を案内するとともに、手数料についてはどうするのかの記述も必要です。この場合は納入期限を記載しましょう。

企業で協賛してくれる場合は、企業経費として領収書を発行して欲しいという方もいます。その為、先に領収書の発行を行う旨を書いておくと相手の方は問い合わせをしなくて済むので助かります。忘れてはならないのが協賛することで発生するメリットです。

冒頭でも述べましたが、主催者同様に協賛者も名前をイベント中告知、掲載されていることがあります。もし同様の対処をするのであれば、具体的な告知場所、例えばパンフレットや盆踊り会場などを示し、そこでのご芳名披露があるということを文書の中で説明しましょう。

協賛者にメリットがあることは、協賛金を得やすくなるポイントでもあります。最後に問い合わせ先として電話番号などを入力しましょう。以上の項目を記載しても、疑問がある方はいます。住所や電話番号を知っているなど、ある程度親しい方に送る場合でも必ず問い合わせ先は記してあげます。

終了後はお礼状を

芳名披露という特典があるからといって、お礼を欠いては今後の付き合いにも支障が出てしまいかねません。イベント当日に口頭でお礼を述べていても、別途お礼状を必ず認めてください。お礼状はイベント終了後、数日から1週間以内を目処に相手の方に到着するように発送するのが良いです。

特にイベント終了直後は片付などこちらが忙しい時間があります。相手の方はそれを知っているはずなので、もし早く来てしまうと、忙しい中手を煩わせてしまったと、かえって心配させてしまうためです。文頭の宛名や差出人名は、依頼状と同様にしましょう。

本文でも冒頭は頭語及び時節の文章で書き始めます。そしてお礼です。協賛ありがとうございましたとだけ述べるよりも、参加者が何人いて大盛況だった、具体的なイベント名を上げ、こういう事があって賑わったというように当日を振り返る文章だと好意的です。

協賛者の中には、費用のみ協力し、当日の参加はしないという方もいます。その方に協賛してよかったと思えるような当日の様子を伝えることももお礼状の役割です。それを踏まえて、今後も自分たちをよろしくお願いするという文章で締めます。

その後で尚と続け、協賛金の決算状況や協賛者の名前についての改めての紹介をする旨の報告をしましょう。自社発行物である会誌や広報誌などに掲載するのが一般的です。可能であればその冊子もお礼状に同封し、お礼状と同時に確認してもらいましょう。

特にその冊子を入手できない方に対しては、後日でも良いので発送して上げてください。或いは所有するホームページに公開する方法もあります。これならばサイトのURLをお礼状に記すだけで即座に相手の方は確認することができるので便利です。