ゴルフ招待状の書き方

pixta_tegami_01

親睦や接待、謝恩・慰労など様々な目的で開催されるゴルフコンペやゴルフ大会。自分は参加しなくとも招待状の作成を頼まれたり、仕事の一環として幹事を任されることもあるでしょう。招待状を作成するにあたり、書き方がよくわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

  1. 1.ゴルフ招待状とは
  2. 2.ゴルフ招待状の具体的な書き方
  3. 3.ポイントと注意事項
  4. 4.ゴルフ招待状の文例

 


ゴルフ招待状とは

pixta_tegami_02

ここではゴルフ招待状の書き方について詳しくご説明します。まず招待状には、開催目的、内容、主催者、日時・場所(交通のアクセス)、費用などを相手にハッキリと通知する役割があります。その上で、場合によっては招待者に対してこちらのもてなしの気持ちが伝わるような内容を書き添え、出欠席を尋ねるものでなくてはなりません。

 

招待状と案内状は同じ意味で用いられることも多いですが、ビジネスの場面では区別して考えられることがあります。案内状は、催しの開催を案内するものですが、招待状はそれとともに来賓として招待するものです。そこで入場料や会費については記載しないのが一般的です。

 

十分なおもてなしが出来るように、出欠の確認をさせて頂くこともあります。日頃の感謝をこめてお招きするものですので、失礼のないよう文面に注意するとともに、催しの内容にも配慮する必要があります。それから招待状の発送は早めを心がけます。

 

あまり開催日に近すぎると相手のスケジュール調整が難しくなります。宿泊を伴う場合などは宿の手配などの関係もあります。1ヶ月前、遅くとも2週間前には返信が得られるようスケジュールをたてる必要があります。

 

2ヶ月前には招待者のリストアップを行い、招待状を作成して発送します。1ヶ月前にはだいたいの参加者を把握できるようにしておくと、その後の微調整を行う上でも都合が良いでしょう。

 


ゴルフ招待状の具体的な書き方

pixta_tegami_03

おおまかな流れとしては、書き出しに開催主旨を含む挨拶文、催しの詳細、主催者または担当者の署名・連絡先、出欠の返信を求める一文を盛り込みます。まず、一見して内容がわかるよう簡潔なタイトルを書きます。そして本題に入る前に書き出しの挨拶文を書きます。

 

「拝啓・敬具」のような頭語と結語を使用すると良いでしょう。頭語の次に、時候の挨拶を入れます。時候の挨拶とは、5月であれば「新緑の香りがすがすがしい時期になりました」、9月であれば「初秋の候、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます」といった季節ごとの挨拶文です。

 

手紙の書き方や時候の挨拶で調べると、各月ごとの文例が詳しく紹介されています。あまり堅苦しくならずに簡潔にまとめます。それから開催の主旨や内容がわかる案内文を添えて結語で書き出し文を締めくくります。ビジネス上の相手であれば、日頃お世話になっている旨のお礼も書き添えるのがマナーです。

 

次に、情報を漏れなく伝えます。日時、場所、会費やその徴収方法、懇親会の有無、当日のタイムスケジュール、出欠の締め切りおよび連絡方法(FAXや電話ならば連絡先、または返信ハガキ等)、問い合わせの窓口として主催者や担当者の連絡先も明記しましょう。
 

賞品があるならばその旨を記載して参加意欲を誘います。そのほか、送迎や宿泊に関して必要な情報があれば記載します。読みやすいように箇条書きを用いたり、場所に関しては地図を添付するなどの工夫も欠かせません。

 

それから返信のための手段を用意します。例えば、返信用はがきやFAXの返信欄などです。相手によっては「まことにお手数をおかけしますが」のように、返信に手間をとらせることを詫びる一言を添えます。

 


ポイントと注意事項

pixta_tegami_01

日時、場所は間違いがないようによく確かめて記載しましょう。ゴルフ場によってはコースによって場所が違う場合があるのでできるだけ詳しく記載します。時間もスタート時間まで詳細にお知らせします。費用に関しては参加者がもっとも気になるところです。

 

費用に何が含まれているのか、プレー代はどのように清算するのかなど明記しておきましょう。招待状を最初に出す段階で組み合わせ表を同封できると良いのですが、参加者が未確定な場合は、開催前に余裕を持って送付できるように手配します。

 

送付にあたっては内容の確認はもちろんのこと、相手の名前・社名・肩書き・住所などに間違いがないかよく確認します。ビジネス用途の招待状では封書での送付が一般的です。封書に返信用のハガキやFAXでの返信シートを同封して送ります。

 

ごく親しい間柄で同窓会的意味合いのイベントであれば往復ハガキを使用することもあるかもしれません。そんな時、返信欄に近況を記入できる欄を設けるなどの工夫をするのも良いでしょう。返信用のハガキや書面の宛先に、主催者や幹事の名前や住所を書いておきます。

 

自分や自分の会社宛てに「様」「御中」はつけず、「宛」「行」と書くのがマナーです。ビジネスシーンで特にお世話になっている方など、相手によっては責任ある立場の人が持参し直接手渡ししたほうが良い場合もありますので臨機応変に対応します。

 


ゴルフ招待状の文例

pixta_tegami_01

文章の一例を紹介します。
 
「拝啓(時候の挨拶)ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
 
さてこのたび、日頃お世話になっている皆さまに感謝の意を込めまして、下記の通りゴルフコンペを開催することにいたしました。
 
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加下さいますようご案内申し上げます。敬具」

 

書き出しをこのようにして、下部に日時や場所などの詳しい情報を記載しても良いですし、「別紙の通り」として別に詳細を同封しても構いません。競技後に懇親会がある場合は「競技終了後にささやかではありますが懇親会を予定しております」のように案内しておきます。

 

また、返信を求めるのであれば「誠に勝手ながら・準備の都合上」とことわって、いつまでに出欠を返信してほしいかを明記します。最近はテンプレートをダウンロードすることもできますので、自分なりの言葉を盛り込みつつそれらを利用すれば、より簡単に作成することが可能です。

 

ゴルフ招待状は参加を強要するのではなく、自ずから参加したいと思わせるような内容でなくてはなりません。押し付けがましい印象を与えないよう、全体的に簡潔で、丁寧でわかりやすい文面になるように注意しましょう。

 

色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル:ソフトボールのメンバー表の書き方

文章を書くことが増加しているからこその注意点

今は、パソコンや携帯、タブレット端末をはじめとする通信端末が急速に普及しており、一日の間でみない日はないのではないかと思うほどたくさんの人が手にして使用するような時代となりました。...

エントリーシートの書き方について

  1.志望企業や志望業種への 2.また、その会社を選んだ理由を書く事も大切です。 3.言葉で指摘するかはともかく 4.片思いで終わらせない為にも ...

町内会費領収書の書き方

  1.町内会費の領収書について 2.発行者は町内会もしくは町内会長名義で 3.金額は改ざんされないように注意 4.領収書には細かい費目は...

「清祥・健勝・清栄・繁栄・盛栄・発展・隆昌」の違いと使い分け方と書き方

ビジネス文書でも個人の手紙でも、礼儀正しく書かなければならない文章においては、必ず必要になるのが時候の挨拶です。これには大きく分けて二つあり、前半は季節を絡めたさまざまな表現を用い...

読書感想文のおすすめの書き方

読書感想文の書き方について説明します。まず初めに、どうしてこの本を読もうと思ったのかを書きます。この本のどういう点に惹かれたのかを書きます。   ここは、第一...

葉書の書き方~横書き~

葉書の書き方は意外と難しいでしょう。マナーやルールがありますので、それを心得た書き方をする必要があります。葉書を書いたので出したいと思っていても書き方がわからないので焦る人...

活動報告書の書き方

活動報告書とは主に現在や過去の活動を報告する為に使用されるものです。企業や学校等、利用している組織は様々でそれによって書き方も変わってくると言うのが実情となっているようです...

祝儀袋の書き方:宴会

祝儀袋の用途は意外に広く、宴会の際も参加費用を包むのに使われる事があります。参加費用の徴収は事前や事後に実施される事も多くありますが、当日徴収の場合は、この使い方で幹事...

「平素」の意味と例文と書き方

ビジネスの文章では、平素からご愛顧いただき、という文章がありますが、平素とは普段、平常という意味で使われる言葉です。いつも、という副詞的な使用をすることが多いです。 &nbs...

内定通知のお礼状の例文とマナーと書き方

就職活動の締めくくりとなる「内定通知」をもらった企業へのお礼状の例文とマナーについて気を付けるべきポイントをお伝えします。   1つ目のポイントは お礼...

スポンサーリンク