ゴルフ招待状の書き方

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親睦や接待、謝恩・慰労など様々な目的で開催されるゴルフコンペやゴルフ大会。自分は参加しなくとも招待状の作成を頼まれたり、仕事の一環として幹事を任されることもあるでしょう。招待状を作成するにあたり、書き方がよくわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

  1. 1.ゴルフ招待状とは
  2. 2.ゴルフ招待状の具体的な書き方
  3. 3.ポイントと注意事項
  4. 4.ゴルフ招待状の文例

 


ゴルフ招待状とは

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ここではゴルフ招待状の書き方について詳しくご説明します。まず招待状には、開催目的、内容、主催者、日時・場所(交通のアクセス)、費用などを相手にハッキリと通知する役割があります。その上で、場合によっては招待者に対してこちらのもてなしの気持ちが伝わるような内容を書き添え、出欠席を尋ねるものでなくてはなりません。

 

招待状と案内状は同じ意味で用いられることも多いですが、ビジネスの場面では区別して考えられることがあります。案内状は、催しの開催を案内するものですが、招待状はそれとともに来賓として招待するものです。そこで入場料や会費については記載しないのが一般的です。

 

十分なおもてなしが出来るように、出欠の確認をさせて頂くこともあります。日頃の感謝をこめてお招きするものですので、失礼のないよう文面に注意するとともに、催しの内容にも配慮する必要があります。それから招待状の発送は早めを心がけます。

 

あまり開催日に近すぎると相手のスケジュール調整が難しくなります。宿泊を伴う場合などは宿の手配などの関係もあります。1ヶ月前、遅くとも2週間前には返信が得られるようスケジュールをたてる必要があります。

 

2ヶ月前には招待者のリストアップを行い、招待状を作成して発送します。1ヶ月前にはだいたいの参加者を把握できるようにしておくと、その後の微調整を行う上でも都合が良いでしょう。

 


ゴルフ招待状の具体的な書き方

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おおまかな流れとしては、書き出しに開催主旨を含む挨拶文、催しの詳細、主催者または担当者の署名・連絡先、出欠の返信を求める一文を盛り込みます。まず、一見して内容がわかるよう簡潔なタイトルを書きます。そして本題に入る前に書き出しの挨拶文を書きます。

 

「拝啓・敬具」のような頭語と結語を使用すると良いでしょう。頭語の次に、時候の挨拶を入れます。時候の挨拶とは、5月であれば「新緑の香りがすがすがしい時期になりました」、9月であれば「初秋の候、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます」といった季節ごとの挨拶文です。

 

手紙の書き方や時候の挨拶で調べると、各月ごとの文例が詳しく紹介されています。あまり堅苦しくならずに簡潔にまとめます。それから開催の主旨や内容がわかる案内文を添えて結語で書き出し文を締めくくります。ビジネス上の相手であれば、日頃お世話になっている旨のお礼も書き添えるのがマナーです。

 

次に、情報を漏れなく伝えます。日時、場所、会費やその徴収方法、懇親会の有無、当日のタイムスケジュール、出欠の締め切りおよび連絡方法(FAXや電話ならば連絡先、または返信ハガキ等)、問い合わせの窓口として主催者や担当者の連絡先も明記しましょう。
 

賞品があるならばその旨を記載して参加意欲を誘います。そのほか、送迎や宿泊に関して必要な情報があれば記載します。読みやすいように箇条書きを用いたり、場所に関しては地図を添付するなどの工夫も欠かせません。

 

それから返信のための手段を用意します。例えば、返信用はがきやFAXの返信欄などです。相手によっては「まことにお手数をおかけしますが」のように、返信に手間をとらせることを詫びる一言を添えます。

 


ポイントと注意事項

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日時、場所は間違いがないようによく確かめて記載しましょう。ゴルフ場によってはコースによって場所が違う場合があるのでできるだけ詳しく記載します。時間もスタート時間まで詳細にお知らせします。費用に関しては参加者がもっとも気になるところです。

 

費用に何が含まれているのか、プレー代はどのように清算するのかなど明記しておきましょう。招待状を最初に出す段階で組み合わせ表を同封できると良いのですが、参加者が未確定な場合は、開催前に余裕を持って送付できるように手配します。

 

送付にあたっては内容の確認はもちろんのこと、相手の名前・社名・肩書き・住所などに間違いがないかよく確認します。ビジネス用途の招待状では封書での送付が一般的です。封書に返信用のハガキやFAXでの返信シートを同封して送ります。

 

ごく親しい間柄で同窓会的意味合いのイベントであれば往復ハガキを使用することもあるかもしれません。そんな時、返信欄に近況を記入できる欄を設けるなどの工夫をするのも良いでしょう。返信用のハガキや書面の宛先に、主催者や幹事の名前や住所を書いておきます。

 

自分や自分の会社宛てに「様」「御中」はつけず、「宛」「行」と書くのがマナーです。ビジネスシーンで特にお世話になっている方など、相手によっては責任ある立場の人が持参し直接手渡ししたほうが良い場合もありますので臨機応変に対応します。

 


ゴルフ招待状の文例

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文章の一例を紹介します。
 
「拝啓(時候の挨拶)ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。
 
さてこのたび、日頃お世話になっている皆さまに感謝の意を込めまして、下記の通りゴルフコンペを開催することにいたしました。
 
ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加下さいますようご案内申し上げます。敬具」

 

書き出しをこのようにして、下部に日時や場所などの詳しい情報を記載しても良いですし、「別紙の通り」として別に詳細を同封しても構いません。競技後に懇親会がある場合は「競技終了後にささやかではありますが懇親会を予定しております」のように案内しておきます。

 

また、返信を求めるのであれば「誠に勝手ながら・準備の都合上」とことわって、いつまでに出欠を返信してほしいかを明記します。最近はテンプレートをダウンロードすることもできますので、自分なりの言葉を盛り込みつつそれらを利用すれば、より簡単に作成することが可能です。

 

ゴルフ招待状は参加を強要するのではなく、自ずから参加したいと思わせるような内容でなくてはなりません。押し付けがましい印象を与えないよう、全体的に簡潔で、丁寧でわかりやすい文面になるように注意しましょう。

 

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