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結婚や出産のお祝いをもらったり、あるいは療養中のお見舞いに来てもらった方に対して送るのがお礼状です。いくつか例文を踏まえて書き方を記載します。何のお礼で書くのかという状況に応じた書き方と、お礼状全体に共通している書き方がありますので、覚えておきましょう。
共通した書き方
まずお礼状全体に共通した書き方です。まずお礼ですから出来るだけ早い時期に書いて送付することが求められます。可能ならばその日の内に書いて送付し、遅くとも2、3日中には行いましょう。万が一遅れてしまった場合はお詫びの言葉を添えるようにしてください。相手が遠方に住んでいる場合は、そこまでの配達日数なども考慮しましょう。
内容は、とにかく感謝の意を伝えることに限ります。お礼状なのに他の話題を振ることは、相手にその要件ついでのお礼なのかと受け取られてしまうため、御法度です。また祝い、見舞いの時と比べ、現在の自分はどうであるのかという報告も必要に応じて入れるようにしましょう。加えて、拝啓という頭語、及び対応する結語である敬具、初夏の候、皆様におかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
という例文のような時候の挨拶を述べることも手紙の基本です。時候の挨拶はその都度変わりますし、頭語と結語においても他の組み合わせや状況に適したものも有るので、自分がどのお礼状をいつ送るのか考えて適切なものを選択しましょう。
結婚祝いをくれた方へ
まずは結婚祝いに対するお礼状です。物品をくれた場合は使用した感想を、現金や金券などの場合は何に使うのか、あるいは使ったのかの報告をすると喜ばれます。結婚祝いは夫婦に宛てて送られたものなので、夫の友人、妻の親戚など、一方の知り合いであっても署名欄は夫婦連名で行ってください。
今後は二人力を合わせて良い家庭を築こうと思うという意思表示のような文章もあると良いですね。また、祝い品だけではなく、式への参列もしてくれた方にはその旨もあわせて感謝していると伝えます。多くは友人親戚ですから、今後も付き合いがあるでしょう。末永くお付き合いをお願いしたいという内容や、今後もご指導ご鞭撻を頼むというような内容を添えるのもポイントです。
結婚祝いに対してはお礼の内祝いを送るのが普通です。お礼の手紙は一緒に送付しても構いませんし、お礼の品の発送に時間がかかる場合は先に手紙のみを送付して、内祝いを送付したのでご笑納いただければ幸いということを告げておきましょう。到着日がわかっている場合はその日時を記しておくと相手の負担がなくて済みます。
お見舞いへのお礼
お礼は早く出すのが基本と先述しましたが、病気の場合は例外です。なぜならば、早くにお礼を返すと、まだ治っていないのにお礼状を書かせてしまったのではないかと、帰って先方に心配させてしまう可能性が高いからです。きちんと病気を治してから送るようにしましょう。もし回復が先になりそうな場合は、あえてお礼状は送らないこともひとつの手段です。
明るい文面にすることも大事なので、まだ治っていませんと暗い文章をしたためるよりは良いです。先方の家族全員が知り合いであったり、職場の方にお礼を書く場合は、見舞いに来てくれた方以外の人たちにもよろしく伝えて欲しい旨や、方々も病気には留意して欲しいなどの一筆を加えましょう。また職場の方へのお礼に際しては、仕事に復帰できる日時の目処がついていればその日を記入するのも良い回復報告となります。
自分の仕事をほかの人に任せてしまっていたことへの謝意も忘れずに記入してください。もし回復後、お礼の品を譲渡したり、直接先方のお宅へ訪問する場合でも事前に手紙を送っておくと相手の方が不在ということがなく、もし都合がつかない場合はその旨連絡をもらうことができて便利です。
断られても検討のお礼をする
次に借金などの依頼をしたが、先方には断られた場合です。お互いの関係を今後も続けていくことを踏まえ、お礼状は必ず送りましょう。結果としては断られましたが、検討してくれたことへの感謝と依頼するということで相手の心身に負担をかけてしまったことに対する謝意、今後も付き合いは続けていきたいという思いを記してください。
もしお断りの際に他の手段やアドバイスを提案してくださったのであれば、それを参考にしているなどの現状報告を加えるのも良いでしょう。借金のみならず、他の頼みごとにおいても同様です。頼むという行為は、相手に少なからず負担をかける行為であるため、自分にとって良い結果ではなくても頼んでしまったことを謝り、考慮してくれたことへの嬉しさを述べ、今後の付き合いをお願いしたいことをきちんと告げることで関係を保つことにも繋がるのです。
もちろん、頼み事を承諾してくれた場合もきちんとお礼の手紙を送りましょう。直接訪問することでお礼を伝えるのも良い手段ですが、事前にお礼状で訪問することを伝えておくことで相手の予定を配慮するのも大切です。
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