寄付のお礼状の書き方

ビジネスシーンやその他団体などで寄付をしてもらったことに対してのお礼状の書き方、これは頻繁にあるものではありませんので、難しいと感じる人も多いでしょう。ここでは寄付をしてもらった場合のお礼状の書き方についてみてみましょう。

1.まずは例文をみてみましょう
2.寄付の性質によって違う
3.内容について
4.ただの感謝だけにならない

まずは例文をみてみましょう

拝啓　時下ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。さて先日は早々とご寄付をいただきまして感謝の気持ちでいっぱいです。わたくし共の活動をご理解いただき、過分なる御厚意を頂戴しましたこと、見に余る光栄と感じております。お陰様をもちましてたくさんの人々に理解と山道をしていただき、一同深く感謝しております。

これからも恵まれない子供が夢を持っていられるように、陰ながらサポートできる活動をする所存でございますので、今後ともどうぞよろしくお願い致します。末筆ながら皆様にくれぐれも宜しくお伝え下さいませ。取り急ぎ暑中にて御礼申し上げます。

これが寄付をしていただいた人へのお礼状の書き方ですが、ポイントとしては、誠意を持って書くことが重要です。文面をみてもらうとわかるかと思いますが、感謝の気持ちを伝えるための文面ですので、感謝の気持ちが伝わらなければ意味がないのです。本当に感謝しているのだということを書面で伝えられるような文面にすることが重要です。

感謝を表現することはとても難しいことですし、相手によっても違ってきます。また、寄付をどれくらいしてもらっているのかによっても違うという人もいるでしょう。あまりにも大げさな感謝の気持ちを伝える表現は逆に、相手に不快な思いをさせてしまう可能性もありますので、それもよくありません。

寄付の性質によって違う

どのような形で寄付のお礼状を出すのか、それは寄付の性質によっても違いますので、その点は予め理解しておいたほうがいいでしょう。例えばですが、会社や団体名義で出すというケースもありますし個人的に、担当者が私信という形式で出すこともあります。

私信形式で担当者が個人的に出せば、好印象が得られるケースもあるので、これはどのような寄付だったのかそういったことなども関係しているので、使いわけが必要です。そしてこういった文書は、出すタイミングもとても大切です。時期を逃してしまうとせっかく誠意を伝えようと思って用意していた文面が無駄になることがあるのです。

ですからもし寄付を受けたのであれば、出来るだけ早めに感謝の気持ちを伝えることが重要です。遅くなれば遅くなるほどに相手に失礼にあたりますし、また、相手への誠意が伝わりにくくなってしまうので注意してください。相手に感謝の気持ちを伝えたいと思っているのであれば、できる限り早めに出すこと、それがルールです。

内容について

そしてもらったお金はどのような使い道で使おうと思っているのか、それが明確になればさらに相手への誠意も伝わりやすくなるでしょう。自分が渡したお金の使い道が全くわからない、このようなことでは今後同じようにお金を貰いたいと思ってももらうことができないでしょう。

やはり人は自分が渡したお金を有意義に使ってもらってこそ、また贈りたい、また力になりたいと思うものですので、何に使っているのか、そしてどのような活動をしているのか、それを改めて文書で書くことが重要です。例文の場合にも、少しどのような活動をしているのかということを、これからの活動を踏まえて記載していますので、そういった自分たちの活動に対しての記載を入れておくことが重要です。

頂いたお金が何かイベントを行うにあたって頂いていたお金だった場合には、そのイベントの結果報告なども文書のなかに入れておく必要があるでしょう。どのようなイベントを開催し、そしてどのような結果が出たのか、それがわかれば渡した人も自分の渡したお金を有意義に使ってもらうことができたということもあり、とても価値ある行動になるというわけです。

ただの感謝だけにならない

ただ感謝して終わりということにならないようにしましょう。ただ感謝するだけではなくて、しっかりと報告をすることも重要です。この手紙には報告も兼ねているのだということもしっかりと覚えておきましょう。またお金をもらってからイベントなどを開催するのにまだ時間があるという場合には、一旦手紙を書いてお礼だけ伝えます。

そして後日イベントが終了してから再度イベントに対しての報告をすることが重要です。あの時のお金がどうなったのかと曖昧なままにしてしまわないようにしましょう。どうなったのか明確にすることも誠意の一つです。

そして今回のことで終わりではないでしょうから、これからの関係をよく保つためにも、これからのことについても触れておくといいでしょう。これからもきっと多くの人が関係を続けたいと思っているはずですので、これからどうしていきたいのか、そういったことなども触れておくと相手との関係もこの先長く続くのではないでしょうか。

このように、ただ感謝の気持ちを伝えるという文面にならないようにしましょう。それだけではなくて、相手に頂いたお金の使い道、そして報告も忘れないように記載することが重要です。その上で今後のお互いの関係性についても今一度確認をすることができるような文面も添えておくといいかもしれません。

これっきりになるということはないところが大半です。これからも末永くといった文面も入れておくといいかもしれません。内容は団体、会社、個人などそれぞれのシーンに合わせて若干違ってくるかと思いますのでこのとおりではありませんが、内容の記載はほぼ共通していると言えると思いますので、感謝、報告などを忘れずに早めに出すようにしましょう。

早めに出すことが重要です。遅れれば遅れるほど誠意の気持ちが薄れてしまうのだとうことは覚えておきましょう。相手もすぐに文書を受け取れば誠意を強く感じるはずです。同じ出すのであれば、遅れるよりも素早くお礼の気持ちを伝える方がいいですから優先順位を考えて行動しましょう。

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