面談記録の書き方

面談には様々な方法がありますが、その中でも客観的に見て整理しやすい記録を残すためには構造化面接という手法が使われる事が多くなっています。

1.構造化面接という手法の場合
2.半構造化面接という手法の場合
3.カウンセリングの場合
4.教育用面談記録の書き方

構造化面接という手法の場合

面談には様々な方法がありますが、その中でも客観的に見て整理しやすい記録を残すためには構造化面接という手法が使われる事が多くなっています。構造化面接というのはその名前が示す通り、面接の方法がしっかりと決められており、その手順に従って質問をしていくスタイルの面接です。

従って誰が行っても同じ種類の情報が集められるという特色があり、面談記録の書き方も面談の目的となる内容をそれぞれ整理してまとめると言う方法になるでしょう。例えば学校で行われる進路相談等はこの構造化面接で行われることが少なくありません。学生の進路相談、あるいは進路調査で把握したいと考えているのはどこを目指そうとしているのかという目標や、将来像、それに向けて現在の心境、理由など様々なものがあります。

どのような内容を必要とすることになるかはその時々で異なりますが、何を把握するかを予め決めることで情報を整理することが出来るのがこの面談方法の特徴です。この構造化面接の場合には基本的には誰が行っても同じ種類の情報を把握することが可能であると考えられますが、

それでも面談者との信頼関係の有無によって扱われる情報には大きな差が生まれてくることになるでしょう。如何に構造化面接とは言っても、最低限の信頼関係がなければ有益な情報を得ることはできないでしょう。その点に関しては十分に理解しておく必要があります。あくまでも面談であり、単なる質問をする場ではないということを理解して対応しなくてはなりません。

半構造化面接という手法の場合

半構造化面接というのは構造化面接とは少し違い、大まかに聞く内容だけを設定して、それ以外の詳細な部分については厳密に展開を決めずに行う面談様式のことを言います。この半構造化面接でも面談記録は予め決められた内容を整理して記録を残すことになるでしょう。しかし半構造化面接の場合には構造化面接よりも予め取り決めておく内容を少なくすることで自由に話せる時間を確保するという目的を達成するために調整を行います。

そのため本来意図していなかった方向性の情報を得ることが出来る場合もあり、それが有益であると考えられれば面談記録として残しておく必要があるでしょう。半構造化面接が利用されやすいのは採用時面接などがあります。職員の採用に関して予め聞きたいことというのはある程度固まっているものであると言えますが、それ以外にも自由に話をさせて情報を得たいということもあるでしょう。その様な際に使われることが多い面談の手法です。

記録の書き方としては定型的に聞くことになっている情報に加えて、それ以外に得ることが出来た補助的な情報を付け加えて記録として残しておくと言うのが一般的な対応方法として行われています。より柔軟な対応を可能にした仕組みですので面接者によって得られる情報の量や質に差が出やすいものであると言えます。聞く内容を決めないことにより、自然な流れの中で補足情報を得ることが出来る方法として様々な用途に用いられている面談方法であると言えるでしょう。

カウンセリングの場合

面談にも様々な種類がありますが、カウンセリングの様に相談を目的とした記録を作成することがあります。カウンセリングで取り扱うテーマによっては外部に対して秘密にしなければならないケースもありますので面談記録の書き方や取り扱い方に関しても非常に厳格に扱うべきであるというケースも存在しています。

特に心理カウンセリングや美容カウンセリング等の場合には基本的に外部に漏れることがあってはならない面談記録であり、信用を失わないためにもその管理は他のどのような面談記録よりも厳格な管理が必要になります。一般的にその様な契約上守秘義務が課せられるような記録に関しては、セキュリティに配慮した形で記録を残す仕組みが重要であると言えます。

例えば具体的な使命を残さないようにするであるとか、記録を保存する場所を施錠するなどの情報セキュリティ面に関してはシビアに考えておく必要があります。またパソコンを使って記録を管理する場合にはインターネットとの接続を制限するなど特別な配慮をすることで安全性を担保する必要があります。

その様な仕組みが整って初めてカウンセリングの様な対応の記録を残すことが出来ると言えるでしょう。どのような記録も外部に出ることは許されないものですが、カウンセリングの面談記録はその中でも管理が重要である最たるものであると言えるでしょう。そのため間違いのない管理方法を徹底することに加え、弾三者が容易に個人を特定できない書き方をする必要があると言えるでしょう。

教育用面談記録の書き方

カウンセリングの様な技術を必要とする面談の場合、その記録の残し方として逐語録というものが存在しています。この方法はその言葉が示す通り、実際に行われたやり取りを全てテキストに書き起こして記録するという方法です。面接の場面で話された一言一言が記録され、使われた言葉の通りに記録されます。

そのため実際の面談の際に相手の許可を得て録音する必要があるでしょう。面談終了後にその録音した音声を聞きながら文章として書き起こすのが逐語録の作り方なのです。そのため知久語録の作成には、実際に面談に要した時間以上の長時間を必要とするでしょう。そのためこの逐語録は教育用の記録の取り方であると言えるのです。

逐語録は一般に教育を受ける側が手間暇をかけて作成することになります。その資料を基により上級の技術者から教育的指導を受けることになるでしょう。主にカウンセリングのトレーニングでこの様な方法が行われており、手間暇をかけてこの作業を行うことで振り返りの作業を丁寧に行うことが出来ます。

この様な経験を経て自分の面談の癖や相手の話の聞き取りのポイントなどを勉強していくことが出来ます。会議の議事録を作る際の逐語録と基本的に行っていることは同じですが、その目的は異なります。面談記録の場合にはあくまでも教育を受けるための記録として一時的に作成されるものであると言えるでしょう。なお、教育を受けた後は適切に廃棄されるのが基本であり、面談記録がいつまでも起こるということは原則として適切ではありません。

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