レジュメの書き方

1.会議に合わせたレジュメの書き方
2.書き方によるレジュメの特性
3.レジュメに必要な情報について

会議に合わせたレジュメの書き方

レジュメとは、要約または概論という意味のフランス語が語源であり、会議や報告会、または授業や勉強会などで進行を助けるために使います。形式には、箇条書き方式、論文方式、図説方式の３つの書き方があります。会議の性質によって、それらを使い分ける必要があります。

定例ミーティングや関係者間で進捗状況や問題点を話し合う会議においてのレジュメの役割は、議事進行の流れを参加者全員が理解しておくことで、区切りをつけた話し合いをすること、参加者に議事をあらかじめ把握してもらうことで、議事についての説明を理解してもらいやするため。

また、それによって問題点を洗い出しやすくしたり、改善方法を模索しやすくすることにあります。そのため、ミーティングや関係者間での会議のためのレジュメは、議事を端的にまとめた書き方をする必要があり、箇条書き方式で記述されることが多くあります。

一方で、完了した業務を上層部等に報告する会議や授業や勉強会においてのレジュメは、研究成果等の学術的内容や業務内容や成果を詳細に発表するときの参考資料となるので、結果に至った過程や考察等含め、細かい情報を記載する必要があります。

そのような会議の出席者は、通常は議題内容を熟知している場合が多く、ぱっと見ただけでは理解できるような簡単なものは必要ありません。会議でも内容を詳細に、かつ論理的に話し合うため、レジュメは論文方式で記述されることが多いです。

また近年では、発表資料と同じPowerPoint等を使い、そのイラストや図に口頭で説明をつけ加えて、レジュメとする図説方式も増加しています。図説方式では、その分野に関係のない人でも、簡略化された図やイラストを見ることで、感覚的に議題を理解することができます。

このような図説方式は、専門的で非常に深い内容までは説明せず、一般的な内容説明や話しの流れを把握してもらうことが目的である市民講座や入門講座、新入社員・新入学生オリエンテーションなどで使われています。

書き方によるレジュメの特性

箇条書き方式のレジュメでは、レジュメに書かれている項目をぱっと見ただけで、会議の要点がすぐに理解できるようにする必要があります。きちんとした文章でなくてもいいので、話し合う内容をとにかく端的にまとめて記載します。議題の要点を示しているキーワードを使用することも重要です。

箇条書き方式のレジュメを使用する会議では、方向性が固まっていないことも多いので、参加者の意見を聞いてすぐに変更ができるようにあいまいさを残して作る必要があります。話す内容の原稿などは決まっていないので、会議で発表し、説明する力も必要です。

このようなレジュメを作成する労力は少なく、短い時間で作成されることがほとんどです。論文方式のレジュメは、細かい議論をするために用意されるものです。内容を簡単に理解するために作成されるものではなく、議事を論理的に理解し、話し合うための資料であって、その場で内容を変更することとはありません。

このため、あいまいな書き方や矛盾のある論理は通用せず、なぜそのような結果になったのか、その過程と原因や理由を詳細に記述する必要があります。論文方式のレジュメに書かれた内容は、すでに十分に練られたものであり、参加者の意見を聞いて変更を加えるといった性格のものではありません。

しかし、発表する際の原稿はほとんど決まっているので、話す力はあまり必要ではありません。このようなレジュメを作成するには、大変な労力が必要で、作成にはかなり時間がかかります。図説方式のレジュメは、視覚的に議事を説明しているため、参加者には感覚的に内容を理解してもらえます。

発表には話す能力が求められますが、レジュメに書いていないことも発表に挟んで話すことができます。そのため、詳細な説明は必要ありませんが、内容に対する議論や問題点の指摘、改善点の提案などの細かい部分について話し合うことができるほど、参加者に議事を理解してもらうこともできません。

専門的ではない、大まかな要点だけを知らせたいときや概略のみを説明するには適しています。図説方式のレジュメを作成するのにかかる時間は人それぞれで、どのような画像やイラスト資料をもとに作成するかによります。

すべてのレジュメについて、時系列でまとめたり、先に挙げた問題を議論することによって、後に説明する問題につながるなど、説明の順番を正しく組み立てて、話の流れをスムーズにすることが重要です。

言葉で説明しただけでは理解しにくい場合、またはなぜその結論に至ったか説明したい場合には、添付資料などを利用することも有効です。また、利点も問題点もある場合など、話の中で逆説になる場合は、議論の中心になる可能性が高いので、はっきりと記載する必要があります。

レジュメに必要な情報について

レジュメに書くべき情報は、会議の名称などのタイトル、年月日、作成者の名前・所属、議題を順序立てて番号振って並べること、それぞれの議題の利点と問題点、現時点までに得ている情報、方向性の決定や結論を出すために参考となりそうな研究、これまでに行われてきた議論の経緯、添付資料、参考文献と並べて記載していきます。

レジュメ自体は簡略な形にしておいたり、レジュメからの抜粋として、添付資料に詳細な数値をあげたり、一覧表を示したり、グラフ化したりして、参加者に理解してもらいやすくします。重要な参考文献などは、どこから参照しているのかが確実に分かるように記載しておきます。

ただし、注釈や注意書きなど、議題内容の語句などを部分的に説明するものは、口頭で説明するか、最終提出する文書に記載すればよいため、レジュメに書くことはほとんどありません。基本的には横書きで、用紙のサイズは基本的にはA4 1枚にまとめるべきです。

しかし、A4 2枚以上になる場合は、できればB41枚に縮小コピーすると見やすくなります。複数枚になる場合は、必ずページ番号を付け、ステープラーなどで用紙を留めます。余白を十分にとることで、その部分に参加者の人がメモを取ることができます。

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