公用文書の書き方

公用文書とは国や地方公共団体の機関、または公務員がその職務内で作成する公的な文書のことを指します。正確かつ適正なものを書かなければならないとされており、適当な公用文書を作成したり完成したものを改ざんしたりすると文書偽造の罪に問われてしまうという極めて重要な書類であると言えます。

1.細かなルールが存在しています
2.数ページに亘る公用文書を書く
3.項目は第1第2といった形式
4.書き方は無料で公開

細かなルールが存在しています

よく勘違いされる方も多いのですが、銀行や政界と通じている大手企業などが作成する書類は全て私用文書になります。役所や刑務所、裁判所などで作られる国家が主導して作成させる書類が公用文書に当たるのだと認識しておいてください。この公用文書には種類、書き方、文体、用字、用語、書式などの規定があり、

その規定に沿った文書を書かなければならないと定められています。法規文の場合、公示文の場合、令達文の場合など、内容によって規定は微妙に変化すると言えることから、どのような文書をしたためるのかによってまずは規定の確認作業を行うことが重要になってきます。

その上で規定通りの文章を書けば問題が発生することはないと言えるでしょう。また国や警察署が、いわゆる一般市民に授ける賞状や表彰状、感謝状なども公用文書として捉えられます。こちらも規定に則った文章に仕上げなければいけないというルールがあるため、

公務員として一般の方に渡す表彰状や感謝状を作成する際には、規定通りの余計な文言を加えない賞状を書き上げる必要があると言えるのです。私用文書と違い厳格なルールがあるという点を忘れないようにしましょう。

数ページに亘る公用文書を書く

賞状などではなく公的な書類として、数ページに亘る公用文書の書く場合に気をつけたいこととしては、横書きの場合算用数字で数値を記入していき、縦書きの場合漢数字で記入していくといった点です。これは縦書き横書きを選択する際にミスしやすいポイントであると言えるため、書き上げたあとに何度でも確認作業を行うことを推奨します。

その上で公用文書の書き方を学び実際に記入していくとするなら、まず第一に表紙、刊行の趣旨、まえがき、目次を書くところから始めるといいでしょう。大体1ページから6ページ程度で納めるべき冒頭部分にあたり、刊行の趣旨とまえがきに関しては少々長くなっても構いませんがなるべく簡潔にまとめることが好ましいとされています。

その後公用文書の内容を記載していくのですが、こちらも適切な言葉を選び要点を分かりやすく提示するように、そして用字や用語をやさしい表現で書くことが望ましいとされています。これは公用文が一般公開された際に、常日頃公用文書に携わっていないといった方でも内容が分かるようにと、

国語改革政策の一環として国から広く通達されたのが理由だと言えるため記憶しておいてください。公用文の書き方は一般の日本語の書き方に比べて、より詳しいルールが定められていると言えますが、その点を考慮した上で分かりやすい文体をとるべきだとも言えるのです。現代のかなづかいの要領を参考にした上で、正しく分かりやすい文体に整うよう努力してみてください。

項目は第1第2といった形式

実際に公用文書を書いていく際には、第1第2といった形式で項目を書くべきだといった点を頭に入れておいてください。項目が少ない場合第1第2などを取り除いた数字のみの記載も許されていますが、基本的には公用文書の項目は第1第2といった形で書いていくことに決まっているためです。

ここでも縦書き横書きでの数字の表現に気をつけてください。そして第1章第2章、第1節第2節、第1条第2条といった形式で記載すべき公布内容などを書いていくのですが、縦書きの場合でも横書きの場合でも章や節ごとに行間を空けて見易さを整えてください。附則を書き足す場合にも行間を空ける必要が生じるため、

1文書いたら一行空けるといった形式を癖を付けておくとスムーズに書けるようになると言えます。また公用文書は行間だけでなく空白のとり方も厳格に定められています。例えば条令公布の公用文書を作成する場合、条例施行を命じる人物の役職と氏名の間には、必ず1文字分の空白を入れるといったルールがあるのです。

氏名は最終字を右から2字目として、字間を1字ずつ空白で空けて記載するといったルールもあるので厳守するようにしてください。他にもローマ字のつづり方や送りがなのつけ方を初めとした、各種規定が存在しているため十分に規定を把握しておくことが何より大切なのだと捉えておくといいでしょう。公用文書の書き方のコツとしては挙げられるのが、章や節、条などの区分を置く場合にはなるべく目次を付けるといった点だと言えるため、目次の有効活用も重要性が高いと認識しておいてください。

書き方は無料で公開

初めて公用文書を書くという方は数多くの規定、厳密なルールなどに戸惑ってしまうでしょうが、公用文書の書き方というのは広く一般的に公開されており無料で閲覧することが可能です。今の時代パソコンやタブレット端末といったインターネットにアクセスできるツールを個人が所有しているのが当たり前であり、

インターネット上にも公用文書の書き方は公開されていて、書式や使用可能な漢字の一覧表などをフリーダウンロードすることも可能です。つまり公用文書を書き上げる上で規定に触れていないか気になった際には、インターネットで逐一リサーチを行うことが可能となっているのです。

書物を利用して規定を調べるより時間がかからず容易に規定の確認が行えると言えるため、パソコンで文章を打ち込みを行うときにはネットアクセスができるパソコンを利用すれば作業がスムーズに進行するとも言えるでしょう。公用文作成の基準変更や法令用語の改善などは、頻繁とまでは行かないものの稀に行われますので、

書式や使用可能な漢字の一覧表などは常に最新の状態のものを参考にすべきだといった意識を持っておいてください。縦書きの場合や横書きの場合の例文などもインターネット越しに閲覧できますが、古い例文ではなくなるべくアップロードされた日時が新しいものを参考材料にすることがお勧めです。少々時間はかかるでしょうが、いわゆる役所言葉やカタカナ語を多用せず、誰が見ても分かりやすい文章を規定に沿った形で書き上げてみてください。

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