添え状の書き方

1.添え状とは
2.添え状の正しい書き方
3.用紙などパソコンで作成してみる
4.添え状書き方その他の注意点

添え状とは

添え状とは履歴書などの書類を送付する際、あわせて送るもので、送り状とも言います。郵送の場合だけではなく、FAXで送信する場合にも用いられます。通常はビジネスで用いられるものですが、学生の就職活動においてエントリーシートなどを送付する際にも使われることがあります。添え状の内容は、同梱の送付物が何か、いくつ入っているのか、誰が誰に送ったのかというものを示した内容物の一覧表です。

添え状の正しい書き方

そうは言っても、箇条書きで並べただけでは文字通りタダの一覧表です。正しい添え状の書き方を学びましょう。まず文書の冒頭に日付を書きます。同梱の書類の書式にもよりますが、一般的に横書きで書くため日付は右揃えになります。次に宛先を書きます。これは左揃えになりますが、日付と同じ行ではなく下げることに注意しましょう。

また担当者の氏名だけではなく、企業名及び部署名も正式名称で書いてください。もちろん、単勝者の氏名には様をつけます。次は送信者の情報を書きます。送信者欄は右揃えで、これも上の宛名と同じ行にならないようにしてください。こちらも氏名だけではなく、住所、念のためにメールアドレスや電話番号を書き添えます。

送信者が学生で履歴書など就職関係の書類を送付するのであれば、住所は自分が所属している学校のものを記載し、学校名及び学部学科、あれば専攻名も併記してください。ビジネス用途に用いている場合は同様に自分の属する会社の住所を記入します。

次に題名を記します。就職試験の書類であれば応募書類の送付についてという例文で十分です。題名は中央揃えの書式にします。続いて内容を記載していくわけですが、まず拝啓という頭語と時候の挨拶を述べてください。時候の挨拶は月ごとに適したものがありますので、書類を送付する月に応じたものを選択します。

その次が、書類を送付するという主題です。この時、説明会など事前に交流があれば、説明会に参加させてくれて感謝しているという旨の文をいれるとより気持ちが伝わります。また書類を送りましただけではなく、確認をお願いしますという例文を付け加えることでも丁寧さが伝わります。何卒宜しくお願い致しますという文でまとめ、最後に敬具など、拝啓に対応する結語をつけて主文を締めます。主文は横書きの基本書式である左揃えです。

しかしそれで終わりではありません。主文で書類内容について述べていても、次に記し書きとして同梱の書類名称を記します。中央揃えで記の文字を入れ、その下に履歴書やエントリーシートなど書類の名称を同じく中央揃えで書きます。最後に右揃えで以上の文字を入れて完成です。

用紙などパソコンで作成してみる

添え状は基本的に用紙を付与されることがありませんから、一から自分で作成する必要があります。特に指定がなければ手書きがいけないということはありませんが、パソコンやワープロで作成したほうが相手にも見やすくなるでしょう。

wordなどのパソコン用文書作成ソフトには、時候の挨拶が定形文としてインプットされています。挿入メニューから選択でき、調べる手間を省いてくれるので便利なツールです。また頭語も、対応する結語と共に挿入されていますので、拝啓以外にも適したものがあれば活用してみましょう。

添え状書き方その他の注意点

また宛名においては、担当者の名前宛ではなく、人事部など部署あて、もしくは会社あてに送付する場合もあります。その場合は敬語は様ではなく御中、また担当者が複数いる場合は人事部担当者殿というような、その全員に読まれて問題ない表記にしましょう。封筒に記載する宛名も同じ敬称にしてください。また、宛名の左脇に赤文字で履歴書在中など、重要書類が入っていることを示してください。

受け取り手にも重要な書類であることが封を開ける前にわかるので、他のダイレクトメールなどとは区別して扱うことが容易になります。裏面には自分の住所も記載しておきます。ここでは学校ではなく自宅の住所を記入しましょう。不具合が生じた時に自宅に戻ってきます。また切手を張りますが、書類の大きさや量によって値段は変わってきます。切手の金額に不足がある場合は戻ってきてしまうので、念の為に郵便局に持ち込んで重さを量ってもらう方が確実に先方に送れます。

上述のように郵送ならば書類を封筒に入れて送付するわけですが、封筒の大きさは書類を折らずに入れられるサイズが好ましいです。書類はA4サイズであることが多いので、封筒もそれが入るサイズを選びましょう。また色は茶色でも白でも問題はありませんが、白の方が印象が良くなります。

さらに、郵送する場合は書類をクリアファイルなどに挟んだ上で封筒に入れると良いでしょう。何故かと言うと、郵送中に書類が雨に濡れる可能性を避けるためです。雨に濡れたので再送してくださいということは通常ありえません。特に就職活動においては見えにくいものとして不採用扱いにされておしまいという事態も多く発生しています。必ず読んでもらうために、防水対策は必須と言えるのです。

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