内容証明郵便の書き方について

内容証明郵便は、主に何らかのトラブルや係争において、相手に対して通告や警告、契約の取り消しを通告する場合に、郵便局が通告の事実を公的に証明してくれる郵便による書状です。

 

例えば、何らかのトラブルに見舞われて、相手に損害賠償請求をする場合に、口頭や電話で伝えても、相手が無視したり、聞いていないと言えば、効力はありません。

 

一方、内容証明郵便に詳細を記述して送付することで、一定の効力は生じ、相手は言い逃れできません。相手がこれに応じて支払う場合は問題ないですが、応じない場合に裁判となる可能性があります。その際には、この内容証明郵便を送付した事実は有効になります。

 

身近な例で書き方を説明します。

例えば、自身がアパートの大家(所有者)の立場で、家賃を6ヶ月滞納している借主に対して、口頭で何度か催促しているにも関わらず、支払に応じないので退居してもらいたい場合を例にします。

 

「平成26年1月分から同年6月分の家賃が滞納されております。たび重なる催促にも関わらず、お支払いがされておりません。つきましては、同年6月30日までに滞納6ヶ月分の家賃合計300,000円をお支払い頂くか、同年6月30日までに退居することを要求致します。万一、この要求に応じられない場合は、法的措置をとります。」この例文では、事実の日付(範囲)が明確にされ、また、いつまでに何をすべきかが明確に記述されています。

 

文章は、わかりやすく、そして、特別に乱暴であったり相手を恫喝するような内容でなければ問題ありません。文章の後に、発送日付と自身の住所と氏名を記述して捺印し、最後に相手の住所と氏名を書きます。

 

内容証明郵便用の用紙は

一般的には市販のものを利用します。枚数は無制限ですが、1行が20文字以内、1ページが26行以内と字数制限があります。縦書きでも横書きでもかまいません。

 

この書状を3通用意します(カーボンコピー紙によるものでも可)。1通は相手に送られ、1通は郵便局が保管し、1通は自身の控えになります。

 

送付を依頼する時は

郵便局員がチェックして、誤字・脱字があれば、訂正および捺印します(訂正方法は郵便局員の指示に従います)。郵便局員が受理し、そして、郵送されます。

 

郵便局が証明することができるのは、差出人と受取人、そして、内容証明郵便が郵送された日付とその内容です。通常は、配達証明付きの郵便で送付しますので、受取人が受け取った日付と受け取った事実も併せて証明されます。

 

郵便局は、決して内容が適切かどうかや、請求金額が妥当かどうかを判断するものではありません。郵便局は、郵送から5年間は保管してくれますので、万一、自身が紛失しても再証明を依頼できます。

 

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