合計残高試算表の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

事業を行う上で必要なのが、資産・負債を管理して財政状態を確認し、1年間の収益・費用を把握して経営成績を知ることです。これらは、毎日の伝票や帳簿への記入を経て、年度末に合計残高試算表を作成することで可能となります。

1. 1.総勘定元帳を作成
2. 2.合計残高試算表の作り方とは？
3. 3.合計残高試算表の書き方のルール
4. 4.合計残高試算表のフォーマット

総勘定元帳を作成

合計残高試算表の作り方としては、その第一歩として、総勘定元帳を作成することです。総勘定元帳とは、1年間の取引によって発生した項目を漏れなく記録するための帳簿です。仮に、仕入を行った際の記録を取らず領収書を取っておくだけでは、年度末に各項目をまとめる手間が生じてしまいます。

また、領収書が1枚でも紛失していれば、途端に正しい財政状態や経営成績が分からなくなってしまう恐れがあり、これらの問題を回避するためにも総勘定元帳に毎日記録する必要があります。

しかし、ただ、記録するといっても、1日の間に行われる取引はたくさんあり、一々総勘定元帳を開いていては時間を無駄にしてしまいます。そのため、入金伝票や出金伝票等の伝票に記録し、1日の終わりに伝票の内容を総勘定元帳に転記することとなります。

合計残高試算表の作り方とは？

1年が経過した後に総勘定元帳が完成したら、そこで合計残高試算表を作ることが可能となります。合計残高試算表とは合計試算表と残高試算表の2つを合わせた表になり、事業の結果を把握する上で非常に便利なものとなります。

合計試算表は、1年の終わりに有している資産・負債、その差額としての純資産の増減額の総額、そして1年間に発生した収益と費用の発生額と消滅額の総額を示すもので、すなわち、1年間の総取引額が分かります。

これを作成することで、1年間どのような経営を行ってきたのか分析することが可能で、例えば、借入金が1年前より増えている場合に、新たに借り入れた金額の方が多すぎたのか、それとも返済した金額が少なすぎたのかを分析できます。

これに対して、残高試算表は、1年間の終わりに有している資産・負債・純資産の残高と、1年間に発生した収益と費用のそれぞれの純額を示すものです。これを見ることで、合計試算表では分かりにくい年度末での財政状態や経営成績を一目で把握することができます。

これら2つの試算表を合わせた合計残高試算表を作成することで、2つのメリットを併せ持つ便利な表が完成します。これを基に、決算整理を行うための精算表を作成し、最終的に貸借対照表と損益計算書を作成することになります。

合計残高試算表の書き方のルール

しかし、合計残高試算表を作るといっても、ただ好き勝手作っては使い勝手の悪いものになってしまいます。合計残高試算表の書き方にはいくつかのルールがあります。まず、上から順に、資産、負債、純資産、収益、費用と並べます。

仮に、それぞれの項目がバラバラになっていると、一目見て各項目が何を表しているのか分かりずらくなってしまいます。逆に、資産は資産、負債は負債とグループ分けをしっかりしておけば、一目見て財政状態や経営成績が把握可能です。

そして、各グループごとにも並び順が存在します。具体的には、資産のグループの場合、現金預金を始めに書き、そこから順に受取手形、売掛金となっています。この順番は流動性の高さを基に決められています。

つまり、上から順に簡単に換金可能なものが並ぶことになります。そして、下の方には簡単には換金できない機械や土地等が並び、そもそも売ることを目的としないものがこれに当たります。負債の場合は、返済期日の早いものが上、比較的遅いものが下というルールが存在します。

収益や費用の場合、並び方の基準が少し異なりに、特に重要なものが上にくることになります。つまり、売上は収益グループの一番上に書き、受取利息や受取配当金は下の方にきます。費用の場合は売上原価が一番上、支払利息などは下の方になります。

合計残高試算表のフォーマット

次に、抑えておきたい合計残高試算表の書き方はそのフォーマットです。まず、真ん中に勘定科目と呼ばれる、取引の行われた項目の名前を上述の通り、資産から順に縦に並べ、左側に借方、右側に貸方と書き、具体的な金額を書くことになります。

この時気を付けなければいけないのが、その金額の書き方で、資産や負債のグループごとに各場所が異なっています。具体的には、残高試算表の欄には資産、費用は左側の借方に、負債、純資産、収益は右側の貸方に書きます。

合計試算表の欄の場合、左側の借方には資産が増えた時と費用が発生した時、また、負債と純資産が減少したり、収益が消滅、つまり取り消した時に書くこととなります。逆に、右側の貸方には資産が減少した時と費用が消滅したとき、また、負債と純資産が増加した時、そして、収益が発生した時に記入することとなります。

これらの金額を正確に記入すれば、合計試算表の欄の左右の合計額や残高試算表の欄の左右の合計額はそれぞれ同額となります。仮に、左右で金額が異なる場合は合計残高試算表に転記された金額のどこかに間違いがあります。

この間違いは、金額や左右の書く欄の写し間違いの場合や総勘定元帳に記録されていた金額そのものが間違っている場合が考えられ、一から見直す必要があります。そのため、総勘定元帳に記録するときはもちろん、取引の内容を最初に書く伝票の段階でも最新の注意を払う必要があります。

加えて、あとから間違いを検証しやすくするために、領収証を保存しておく必要もあります。この他に、合計残高試算表の書き方で大事なのが、各勘定科目の横に総勘定元帳のページ番号を書くことです。

なぜなら、総勘定元帳は何ページにもわたる分厚い帳簿なので、先ほどの検証を行う上で総勘定元帳の何ページを見ればいいのかを知るためには、その目印としてのページ番号を合計残高試算表にも記録しておく必要があります。

このように、書き方に決まりが多く難しそうな印象を与える合計残高試算表ですが、事業を営む上では毎年作らざるをえないもので、毎年作っていれば決まったパターンに従って数字を転記していくだけなので、慣れてしまえば簡単に作ることができます。

しかし、合計残高試算表を作る上で最も大事なのはその正しい作り方を覚えることではなく、基となる総勘定元帳を正確に作成することなので、1年間毎日忘れず総勘定元帳に継続して記録する根気が重要になります。