贈り物を断る時の手紙の書き方について。

社会人になればお歳暮やお中元・お礼などの贈り物を頂いたり、またはこちらから贈ったりする機会が増えてきます。しかし最近では企業や家庭によってはこれらの贈り物をしないといった、社風や家風があるところも増えてきていると言われています。

もし自分が勤めている会社で

お歳暮やお中元・お礼などの贈り物を禁止している場合には、せっかく頂いたものに対して断りの旨を伝える手紙を書く必要が出てきます。そこで贈り物を断る時にはどのような文面で書けばよいかということを、社会人として身につけておく必要があります。

贈り物に対する断りの手紙の書き方として重要な事は、いかに相手の気分を害せずに納得してもらえる内容で文章を書き表せるかということです。

単刀直入に「今後このような贈り物は一切受け付けません」という書き方では相手の気分を害してしまいますので、まずは贈り物を頂いたこのに対する謝礼の文章から始めます。

もし会社のお得意様や親しい人に対してならば、季節のあいさつや相手の健康を気遣った内容から書き始めると、文章が幾分かやわらかい感じになります。ただしあまり知らない人の場合に対しては、儀礼的なあいさつ程度にとどめておきましょう。

次に「お心遣いありがたく存じます」という

贈り物に対する謝礼の文章を書いてからお断りの本題に入って行きます。理由は具体的に書く必要はありませんので、「立場上どのような形の贈り物も一切頂戴しないことになっております。」といった文面が一般的です。

そして「大変失礼とは存じますが、何卒お気分を害されませんようにお気持ちだけは大切に頂き、お品はお返しいたします。今後何卒今回のようなお心遣いはなさいませんよう、お願い申し上げます。」と続きます。

相手の立場に立った文章を書くことで

相手の気分を害することなく丁寧に断りの意向を伝えることができます。一方贈り物を返す旨は必ず伝えるようにして、今後の贈り物はもう贈らないでほしいという意向ははっきりと伝えるようにしましょう。

言葉足らずではっきりと断ってしまうのは相手に対して失礼にあたりますが、反対に自分の意向をうやむやにした書き方をすると再び贈り物を贈ってくる可能性がありますので注意が必要です。

文章の最後の締めは敬具や彼処

謹白など一般的な語句で終わります。最近断りの意向を伝えるのに電話やメールで済ませる傾向にありますが、手紙やはがきなどによる文章で伝えることでより相手に自分の意向を丁寧にはっきりと伝えることができます。

社会人になった時にはビジネスなどで関わる人に対して、いかにお付き合いをしたり接したりするかが重要になってきます。その手段として相手に自分の意向を伝える文章の書き方は、しっかりと身につけておく必要があるといえます。

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