案内文の書き方

案内文はさまざまな用途で使うことがあります。ビジネス上の案内文でしたら祝賀会や展示会、年末年始や夏季の休業案内、移転案内等、取引先やお客様に向けてさまざまな案内状を作成する機会があるでしょう。

1.案内文の作り方を覚えよう
2.案内文に書いておきたいこと
3.忘れずに書いておきたい重要事項
4.上手な案内文を書くコツ

案内文の作り方を覚えよう

案内文はさまざまな用途で使うことがあります。ビジネス上の案内文でしたら祝賀会や展示会、年末年始や夏季の休業案内、移転案内等、取引先やお客様に向けてさまざまな案内状を作成する機会があるでしょう。また会社内では忘年会や新年会、送別会や歓迎会、お花見といった社内のイベントをおこなう場合があるでしょうが、幹事になった場合は日時や場所などを決めて、案内文を作成しなくてはいけません。

全員にもれなく伝わるように回覧にするとよいでしょう。日常生活では子どもがいる方なら子供会やＰＴＡで案内状を作ることもあるでしょう。またホームパーティーを開くのが好きな人は、案内文を作って招待状を発送する機会があるかもしれません。案内文は1人や2人に伝えるのであれば、電話をして伝えることもできますが、大勢の人に伝えなくてはいけない場合は個別に連絡をするのも大変手間がかかります。

しかし案内状を作成して送付したら、1度にまとめて連絡することができます。社内でしたら案内状を作って回覧するようにすると効率的でしょう。案内状を作成したことがない人は、作り方が難しいのではないかと心配になるかもしれませんが、案内文には決まった型があります。基本的なスタイルを覚えれば、あとは用途に合わせて細かい点を変更するだけで作成することができます。過去に同じ目的で配布した案内文があるなら、参考にしてみるとよいでしょう。詳細を変更するだけで、使いまわすことができるものもあるでしょう。

案内文に書いておきたいこと

案内文は、ほとんどが同じような構成になっています。用紙の左上には〇〇各位など、その下の段は右側に寄せて日付や差出人の部署、担当者の名前などを書きます。その下には1～2行改行して「〇〇のご案内」「〇〇のお知らせ」など中央に寄せて少し大きめの字体で書きます。

それから改行して本文を書き始めます。本文の出だしは挨拶文から始まります。ビジネス関連の案内文でしたら「拝啓　春陽の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」イベントの案内文などでしたら「拝啓　若葉の緑が目にも鮮やかなこの頃、皆様いかがお過ごしでしょうか。」などの挨拶から始めるとよいでしょう。

ビジネス上の案内状なら配布する時期に合った時候の挨拶で始め、イベントなどの案内状の場合は季節の挨拶文から始めるのがよいでしょう。時候の挨拶や季節の挨拶文は同じ月でもたくさんの種類があります。たとえ7月でしたら「梅雨明けの候」「盛暑の候」、8月でしたら「残暑の候」「晩暑の候」など、その月にあった時候の挨拶がいくつかあります。1ヵ月の中でもその時期に合った挨拶を入れるようにするとよいでしょう。

時候の挨拶や季節の挨拶文の後には主となる文章を続けます。たとえば忘年会の案内状でしたら「本年も残り少なくなってまいりました。恒例の忘年会を開催しますので、ご多忙の折ではございますが、是非ご参加ください。」といった文章を続けましょう。社内で回覧にする場合は「参加者は別添の用紙に氏名を記入して、幹事〇〇〇〇までお戻しください。」という文章を加えておくとよいでしょう。

忘れずに書いておきたい重要事項

案内文を書くときは、まず最初に挨拶文を書いて、それからメインとなる文章が続き、読む人に何の案内か知らせます。案内文は、読む人が文章を読むだけで何について書かれているかを理解できるようわかりやすい文章で書かなくてはいけません。また、何かの案内を伝える文章なので、時間や場所などをわかりやすく伝える必要があります。

文章の中に詳細を盛り込むよりも、箇条書きにした方が伝わりやすいです。案内についてぜひ知っておいていただきたい重要事項は、まとめて箇条書きにしましょう。案内の文章を書き終えたら、改行して1～2行あけて、中央に寄せて「記」と書きます。その下に日時や場所、住所や電話番号、会費などを書いていきます。日時で1行、場所で1行というように、1つの項目に対して1行ずつ書いていきましょう。

このような書き方をすれば、読む人は重要なことについて一目で見つけることができ、とてもわかりやすいです。会場となる場所については地図を加えておくと、さらにわかりやすいでしょう。会費に関しては、事前に集めるのか、それとも当日会場で集めるのか書いておくとよいでしょう。

読んだ人が疑問に思うようなことまで書いておくと、誰もがわかりやすい案内文になるでしょう。また、返事をいつまでにもらいたいか期限を書いておかないと、取りまとめるのが大変になります。出欠ハガキで確認する場合などは、最後に「出欠のご連絡は〇月〇日までにお願いします」という一文を入れておくとよいでしょう。全て書き終えたら改行して右寄せで「以上」と書いておきましょう。

上手な案内文を書くコツ

案内文を書くときに、読む人が心をひかれるような文章にするのも参加者を増やすコツです。たとえば社内のイベントの案内でしたら堅苦しい文章ばかりではなく、読む人が楽しそう、行ってみたいと思うような一文を入れておくのもよいでしょう。また案内文を出す時期ですが、遅くなってしまうとスケジュールの都合がつかない人が続出する可能性もあります。

せっかく案内状を出しても想定していたより出席者が少ないということになりかねません。もっと早く知らせてくれたらよかったのに、ということにならないように、案内状を出すときは余裕を持って出すようにしましょう。また、年末は仕事やプライベートの予定が詰まっているという人が多いでしょうから、どなたも忙しい場合が多いです。

忘年会の幹事を任された人は、早めにお店を予約して、案内を作成し、社内で回覧した方がよいでしょう。イベントの幹事を初めて任された人や、案内文の作成に慣れていない人は、案内状を作るのは大変だと感じるかもしれません。確かに慣れていない人にとって案内状を作成するのは大変な作業かもしれませんが、

以前作られたものを参考にして一度作ってみると、案内状の型がわかるのですぐに慣れるでしょう。案内文は日にちや場所など大切な情報を知らせますので、間違っていると当日混乱をきたしてしまいます。案内状の作成に慣れている人も慣れていない人も、作成したあとはもう一度見直して、間違いがないか確認するようにした方がよいでしょう。

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