出演依頼書の書き方

1.講演会依頼
2.手紙の基本マナー
3.出演依頼の書き方

講演会依頼

講演会を企画するときに、もっとも難しいのが出演依頼です。まずは、講師の先生の選定から始まります。現在では、講演会講師の紹介をする仲介サービスなども行われていますが、出演依頼は一対一の場になることが多いです。

講師の先生に対して失礼があれば、最悪の場合講演会の企画自体が白紙に戻ってしまう可能性すらあります。出演依頼は慎重に行うことが大切でしょう。まずは、一番大切なのは内容の吟味です。講師の先生と、講演会の前に実際に顔を合わせる機会は、一度あればいいほうでしょう。

顔を合わせないままに講演会当日になっているということも普通に起こり得ることです。ですから、講演会の内容がイメージしやすいように、しかしくどくならないよう簡潔に、お伝えできるような依頼文を考えなくてはなりません。

状況に応じて、依頼文を何回かに分けてやりとりすることも考えましょう。講師の先生が依頼を受けてくださるのかわかっていない段階で、あまり詳細な話題をふってしまうと、あちらが断りたい場合でも断りづらくなってしまうからです。

最終的なやりとりが終わった段階で、「講義のテーマはなんなのか」「日時はいつか」「対象は誰か、何人か」「場所はどこか」「謝礼はどうなっているか」「レジュメは必要か」などの基本的な事項があちらに伝わっているようにしましょう。

また、謝礼の話はなるべく早めにしておくようにしましょう。まとまりかけた段階でお金の話を持ちかけられると、断りたい金額でも断りづらくなってしまうものです。このように、考えることがたくさんあるのが出演依頼書です。実際に手紙を書く際には、講師の先生と面識があるか、面識がないかによって、手紙の形式も若干変わってきます。

手紙の基本マナー

電話やメールでのやりとりが増えてきたために、手紙を書く機会も減ってきた昨今ですが、かしこまった依頼や、目上の人へのあいさつなどには、今でもメールは避けられる傾向にあります。出演依頼書も、手紙を利用するのがもっとも礼儀正しいといえるでしょう。

現代でも社会人が身に着けるべきたしなみのひとつとして、手紙の書き方というのは筆頭に上がります。ですが、顔が見えないものですから、より慎重に、無礼がないよう書かなければなりません。そんな手紙の基本マナーとして、面識がない人への手紙を書く場合には、まず非礼を詫びることから入るというものがあります。

一度も対面したことがない人へ手紙を出すというのは、本来はばかられることなのです。そもそも、郵便文化も発達していなかった時代には、なにか用件があったときには実際に出向いて会話をし、用件を伝えていました。

あくまで手紙は会うことができないときのための代替でしかなく、補助的な役割のものだったのです。そのため、面識がない人に対して突然手紙を渡すということは、本来ありえないことなのでした。

出演依頼の書き方

出演依頼は、目上の人にさしあげる手紙となります。ですから、基本的にいちばん失礼のない形式で手紙を書いておくのがよいでしょう。たとえば、使用する便箋は白無地の、できれば縦書きのものを使用するようにします。同様に封筒も白無地の、縦書きがよいでしょう。

和封筒、洋封筒のどちらでもかまいませんが、宛先や裏書きは縦書きになるようにします。文章の構成は、頭語、前文、主文、末文、あとづけとなります。頭語には、「謹啓」など、上級のものを使っておくのがいいかもしれません。

ところで、手紙の基本的なマナーにあるように、普通は面識のない人に手紙を書く機会はありません。ですが、講演会の依頼などは、見知らぬ人に手紙を出すことも多々あります。面識のない人への出演依頼書の書き方は、見知った人に書くときと比べると若干異なってきます。

会ったことがない講師の先生に依頼をするときは、前文の部分で、「突然お手紙をお出しする非礼をお許しください」「突然のお手紙失礼いたします」など、詫びの文章から入ります。次に、自己紹介の文章を入れます。初対面の人に自己紹介から入るのは礼儀です。

それとともに、今回手紙を出した理由について切りだしていけるとよいでしょう。突然見知らぬ人から手紙が来ると、戸惑うものです。失礼にならないよう、こちらの身分を明かして信用してもらえるように、丁寧な書き出しを意識して文章を構成しましょう。

特に面識のない相手の場合には、連絡の回数を重ねて、徐々に内容を詰めていけるように、はじめの依頼書は依頼のみにとどめておくのが無難かもしれません。以降の連絡は電話やメールでも済ませられるように、自分の電話番号やメールアドレスなどを記載しておくと、より親切かもしれません。

もちろん電話連絡がすぐに受け取れるようにしておく必要もあります。また、顔見知りの講師の先生に依頼する場合にも、敬語や文章の使い方には気を遣って構成しましょう。恩師の先生や、過去話したことのある先生であったり、あらかじめ講演会が行われることを講師のほうで知っていたりする場合には、最初の依頼からある程度具体的な話まで記載してもよいかもしれません。

書き終わった依頼書は、丁寧に折って封筒に入れます。手紙のマナーとして、手紙には二枚以上の便箋を使うというものがあります。二枚に渡らなかった場合には、白紙の便箋を一枚余分に入れておくのがいいでしょう。封筒の封はきちんとのりでとめて、「〆」などの封印をしておきます。

そして、既定の金額の切手を貼ります。切手はありあわせのものではなく、できれば新しいものを金額ぴったりだけ購入し、使用するのが理想です。宛名はまちがいのないように書きましょう。

斉藤と斎藤など、間違いやすい漢字は特に気を遣いながら、誤字がないように書きます。また、講師の先生の場合には、敬称は「先生」でもよいかもしれません。縦書きの場合、住所の番地などは漢数字で書くように留意します。

また、会社名や建物名を記載する場合には、略した表記を使わないように気をつかいましょう。返信ができるように、裏書きもきちんとしておきます。初対面の人に送る場合には、肩書きなどもあれば書いておくとわかりやすいかもしれません。

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