返信用はがきの書き方

1.返信用はがきの使い道と仕組み
2.返信はがきの書き方・送り方
3.書き損じた時の対処方法
4.返信用はがきを書くときの心構え

返信用はがきの使い道と仕組み

結婚式やパーティなどの招待が有った時、どのように参加の意図を伝えればいいのでしょうか。それは返信用はがきの利用です。どんなに親しい間柄であっても電話やメール、口頭だけで結婚式やパーティなどの招待の出欠の返事をすることはマナー違反に当たります。

この時に利用するのが返信用はがきです。返信用はがきの仕組みですが、基本は往復はがきとして売られています。往復はがきとは往信用はがきと返信用はがきを一続きにした郵便はがきです。往信時には往信の宛名面が表に出るように二つに折って送り、返信時は半分に折って返信部分のみを送ります。

返信はがきの書き方・送り方

はがきには初めから先方からの偏して欲しい宛先や内容などが書いてあると思いますから、そのことについて文面に相手からの要望について書いていきます。例えば、文面には出欠確認、要望などを書くことになります。結婚式やパーティなどに出席する場合は出席に丸を付け、「御」や「御欠席」など不要な文字は二重線で消します。

また、余白にはお祝いの言葉と招待していただいたお礼の一言を添えておくと相手にこちらの気持ちを伝えることが出来ます。メッセージの文面の例ですが、

友人宛の場合なら
「ご結婚おめでとうございます。喜んで出席させていただきます。〇〇さんの花嫁姿を楽しみにしています。」

会社の上司や同僚の場合は
「ご結婚おめでとうございます。ご招待いただきましてとても嬉しいです。〇〇さんの美しい花嫁姿を楽しみにしております。」

親戚の場合は
「ご結婚おめでとうございます。ご招待ありがとうございます。喜んで出席させていただきます。」

といった感じに文面に自分の気持ちを書いて送るのが望ましいです。欠席する場合には、返信はがきにはお詫びの言葉を添えましょう。

例えば、
「ご結婚おめでとうございます。当日はやむを得ない事情がございまして出席できず、申し訳ございません。」

など、まず初めにお祝いの言葉を述べた後に出席できなくて残念という気持ちを伝えましょう。初めに出席できなくて残念という理由を伝えるのは失礼に当たる場合もありますので、書く順番には気を付けましょう。

この時、欠席の理由をこまごまと述べる必要はありません。
例えば、友人宛の場合は
「おめでとうございます。ご招待ありがとうございます。どうしても都合がつかず、とても残念です。今度機会があれば伺わせてください。」

会社の上司や同僚の場合には
「ご結婚おめでとうございます。お招きをいただき、心からお礼申し上げます。残念ではございますが、所用のため欠席させていただきます。お二人の幸せをお祈りしております。」

親戚の場合には
「ご結婚おめでとうございます。ご招待ありがとうございます。残念ながら所用のため出席できずとても残念です。お幸せを心よりお祈りしております。」のように書きます。

ポイントは会社の人間宛に書くときには出来るだけ敬語を意識することです。友人や親戚の場合には丁寧語でもいいですが、会社の人間宛に丁寧語を使用するのは好ましくありませんので、このことを注意するといいでしょう。また、披露宴当日に届くように会場に祝電を送り、お祝いの気持ちを伝えると喜んでもらえます。

さて、文面については上記のようでいいですが、文字を書くときには毛筆か黒の万年筆を利用することに注意してください。というのも返信用はがきに限らず、正式な文書では毛筆か筆ペン、黒の万年筆を使うのが基本となっているからです。

最近では、水性のボールペンでも黒ならよしとされることがありますが、あまり美しくないので、出来るだけ毛筆、筆ペン、黒の万年筆を使うように心がけましょう。また、ポストに投函するときには、往復はがきから返信用の部分を切り取ってから投函することを忘れないようにしましょう。

自分の方に残しておくべきページまで一緒に投函してしまうと会場が分からなくなったりすることがあります。このようなトラブルをなくすためにも切り取るのです。上記のことは返信面のことですが、往信面を記入する方は返信用の宛先の下に「宛」または「行」と書きます。

封筒に同封する場合の返信用はがきも同様にします。往復はがきを投函するときは、往信の宛名と返信の文面が外側になるように折って出しましょう。でないと、往復はがきとはみなされないので絶対に注意しましょう。

書き損じた時の対処方法

もしも書き損じてしまったという時には、郵便局に出向けば１枚につき手数料１０円で交換してもらうことができます。一般のはがきの場合でも１枚につき手数料５円で交換してもらうことが出来ます。

往信面と返信面を逆に書いてしまった場合、印刷された切手部分の下の往信・返信部分をお互いに書き換えて使用することも可能です。この場合、往信と書き直した宛名面を外側に折り投函します。正直、書き損じてしまうのは悪いイメージを与えかねないので出来るだけ書き損じないように細心の注意を払いながら書くようにしましょう。

返信用はがきを書くときの心構え

これを書くということは友人なり会社の上司や同僚なり親戚なりから結婚式などの招待をされたということです。なので返信用を送るときには出来るだけ相手のことを考えながら文面を考えて書くことが必要となってきます。

また、「親しき仲にも礼儀あり」という言葉があるようにいくら親しい友人や会社の上司、同僚、あるいは親戚でも礼儀正しくしっかりとマナーの守れている返信をするのが望ましいです。初めて返信をするという人も中に入るかもしれませんが、そのような人はこれから慣れていけばいいのです。

初めは皆返信用はがきなど書いたことがないのですから、本やインターネットなどを利用して書き方について調べるでしょう。そのようなことから少しずつ失礼のないような返信ができるようにればいいのです。

そのためにも、返信をする時には毎回相手のことを心から祝福するという気持ちで文面を考えるのがいいでしょう。だからと言って、書ける量には限りがありますから、出席する場合には実際に本人に、欠席する場合には後日連絡を取るなどしてお祝いの言葉を再び伝えるといいでしょう。

はがきの書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：祝賀会の返信はがきの書き方
タイトル：出席の返信はがきの書き方

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