正しい手紙の書き方とは

最近では、電話やメールの普及によりあまり手紙を書いて近況を報告しあう人も少なくなってきましたが、いざ手紙を出す時にマナーを知らなければ相手に失礼になってしまうこともあります。

身内や親しい友人に対しては書き方にこだわる必要はないですが、職場の上司や取引先、目上の人などに対しては、やはり最低限のマナーを守って書くことが大人の常識と言うものです。

手紙には大きく分けて封書と葉書きがあります。

葉書きは、一般的に簡略的な方法として用いられます。誰に見られても構わないような場合に当たり障りのない内容で要点だけを書くものとして利用すると良いでしょう。

忘れがちなのは、宛名を書く際のマナーです。

宛名には住所と名前を記しますが、その際の敬称には、個人名には「様」を付けるのが一般的です。会社宛に送る場合は、企業名や団体名のあとに「御中」といれます。企業の場合は、株式会社とか有限会社などが付いていることが多いですが、これも略して書くと失礼にあたります。

また、企業によって企業名の前に株式会社などが付く場合と企業名のあとに付く場合があります。前か後かもしっかりと確認をして記入することが大事です。取引先などの個人に当てた手紙の場合は、役職が付いている人に送る場合は、会社名の他に個人名の前に役職名も記入します。個人名がわからず役職のみわかっている場合は、役職に様をつけて送ります。

このように、小さなことですが宛名の書き方に関してはマナーや常識があります。実際の手紙についても宛名と同じように敬称などのマナーは守りましょう。また、正しい敬語を用いることも大事です。敬語には尊敬語や謙譲語などがありますが、二重敬語にならないように注意が必要です。

便箋には縦書きと横書きがありますが

目上の人に送る場合は縦書きが良いとされています。また、目上の人やビジネス文書などの場合は、文章の始まりと終わりには頭語と結語を用いることで文章が引き締まります。これは本文に入る前の挨拶みたいなものです。

頭語のあとには時候の挨拶を入れる場合もあります。時候とは手紙を出す季節を表すことで、季節に見合った挨拶を書くと言うものです。頭語と結語はいくつかの種類がありますが、組み合わせが間違ってしまうと元も子もありません。頭語と結語は手紙の種類や出す相手によって使い分けることが賢明です。

色々とマナーがあって大変だと思うかもしれませんが、正しい日本語を覚えるという意味でも手紙の書き方を覚えるのは大事なことです。社会人になると様々な場面でお礼状を書いたり、挨拶文を書く機会が増えてきます。そのような時に恥ずかしい思いをしないよう最低限のマナーは身に付けましょう。

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