担当業務内容の書き方

企業などでは、自分がどういった業務を担当しているかを話をする機会があります。また、新規の取引先と商談する際にも、自分がどういった分野を担当しているかを話したりします。それを書面に記載して渡すこともあります。

1.担当業務内容について
2.具体的な例を出して記載しておくと良い
3.担当業務から派生することも記載する
4.メイン以外の業務について

担当業務内容について

企業などでは、自分がどういった業務を担当しているかを話をする機会があります。また、新規の取引先と商談する際にも、自分がどういった分野を担当しているかを話したりします。それを書面に記載して渡すこともあります。書き方としては特にフォーマットはないですが、それを見た側が理解できる内容にしておきたいものです。

「営業部門」「マーケティング部門」「総務部門」などといった書き方では、非常に幅が広くて受け取った側も仕事内容をイメージしにくいのです。こういった場合、例えば営業部門でしたら、「営業部門の新規取引先開拓業務」であるとか、「営業部門の既存顧客の販売動向の管理」といった表現にしておくと分かりやすいでしょう。

新規に取引したいと考えている業者に自分の担当分野を具体的に分かってもらえば、雑談の際に話の切り口も増え、コミュニケーションのアップに役に立ったりもします。また、マーケティング部門の場合も、「短期的な売り上げ確保に向けた販売戦略の立案」であるとか、「中長期のマーケティングプランの作成業務」といった感じで記載しておくと良いでしょう。

こういった戦略の担当では、短期的な視点と中期的な視点は若干違うため、より詳しく担当業務内容を記載しておく方がベターなのです。また、その担当業務を何年やっているかといった機関も合わせて記載しておきたいものです。この場合、経験が浅い時期ですと、いろいろ勉強している最中であることのアピールもしておきたいものです。

具体的な例を出して記載しておくと良い

他の会社の業務範囲というのはなかなか分からないものですので、担当業務内容について具体的に記載しておく方がいいです。例えば人事部に配属されている社員の場合、採用を担当する部署の雑務一般が業務内容となりますが、それに対する詳細を記載するように心がけることも悪くありません。

「新卒者の採用担当業務。内容としては、新卒者向けの会社説明会の会場確保と事前準備、資料の作成と説明会参加学生の人数の把握」といった感じで書いておくと、実際の仕事内容が目に見えるように分かります。また、追加としては、「説明会当日における学生の会場内誘導、出欠者の確認、会場内の空調管理」といった業務をもありますので、これらも記載しておくと分かりやすいです。

商品開発部門の場合は、具体的な仕事内容としては、「市場調査による同業他社商品の研究と調査、商品生産工場の生産可能枚数の把握と、新商品開発状況の確認、営業への本発売前の販促サンプル品の納期確認」といったことが挙げられます。転職の際の履歴書に過去の自分の担当業務について書かなければなりませんので、その場合も具体的に書いておくことが有利と言えます。

採用担当者は中途採用者が過去にどんな業務経験があるかを詳細に分かれば、採用の可否を決める際に決めやすいポイントとなるからです。具体例を多く書いていれば面接でいろんな話が出来ますので、人間性も理解してもらいやすくなります。多くの経験をしてきた苦労が報われる可能性もあります。

担当業務から派生することも記載する

同じ担当を長い期間経験していると、効率的に業務を行う術も身についてきます。そういったことも業務内容記載の際に追記しておくことも悪くありません。例えば、「商品生産コスト管理について、生産メーカーとの交渉によって一定量以上の数量を発注するとコストダウンできる仕組みを構築し、その交渉窓口の経験もあります」といった感じで記載しておくと良いでしょう。

生産コストを低減できるというのは非常に魅力的な話ですので、仮に中途採用面接などでその担当業務経験のことを採用担当者が興味を持てば、採用へ近づきます。また、こういった仕組みを進んで構築するという姿勢を評価してくれることもあります。いずれにせよ、多くの業務において自分が思い入れのある業務については、なるべく細かく記載する方が何かと有利なのです。

通常のルーチン業務を日々淡々と真面目にこなすことももちろん重要なのですが、日々気づいたことを改善し、今よりいい環境で仕事に取り組もうとする姿勢は評価されやすいのです。総務部門においても、「夏場の電力供給について社員に協力を要請した」だけで終わるのではなく、

「社員に少しでも夏場の電力使用量を下げる提案を行い、涼しい服装での出社や必要のないパソコンの電源オフなどをこまめに周知徹底した」といったふうに記載すると、非常に工夫して業務を遂行したことが分かるのです。長い間同じ部門にいると新鮮さが失われがちですが、日々目新しいことに調整する気持ちを忘れないようにしたいものです。

メイン以外の業務について

仕事は関連部署との連携も重要です。例えば商品販売会社は商品の戦略を立てるマーケティング部門と、実際にお客さんに商品を販売する営業部門との連携が必要となります。この両部門を経験した社員は、仕事の流れがよく分かって非常に仕事のやりやすい環境になります。しかし片方の部門しか経験していない場合、担当業務内容記載の際も片方の部署しか書けません。

しかし、お互いを知ることが円滑な業務遂行に必要ですので、「マーケティング担当をしていたが、随時営業部門の生の情報を仕入れるようにしていた」と書いておくことも悪くありません。会社の戦略を考える際、営業経験がある方が実際に購入するお客さんの雰囲気も分かるので、有利に決まっているのです。

情報収集をする部門にいた場合は、「会社の将来的な発展に繋がる戦略を行うため、外部研修や市場調査を行って情報収集を行った」といった感じで記載しておくことも悪くありません。このように、会社の中でどういった業務を経験して来たかによって、個々の仕事の進め方も変わってきます。

誰しも得意分野と不得意分野があり、また好きな業務や嫌いな業務もあります。従って会社の人事部は、人員バランスを考えて異動戦略を考えたりもするのです。会社の人事部にこれまで自分が付けた知識や経験業務を記載する際は、知っていることは詳細に書く方がいいです。人事部も各部署の細かい業務内容までは把握できていませんので、貴重な資料となることは間違いないのです。

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