パッキングリストの書き方

日本企業が海外企業と業務上の物資取引を行う場合に、貨物の具体的な内容を詳細に記載したもので、貨物に同封することのできるオプション書類のことを指すのがパッキングリストです。

1.海外企業との取引の際に役立つ書類
2.正確に数値を記載するのが大事
3.グラム単位やボトル単位の確認
4.船や飛行機の出発期限に注意

海外企業との取引の際に役立つ書類

日本企業が海外企業と業務上の物資取引を行う場合に、貨物の具体的な内容を詳細に記載したもので、貨物に同封することのできるオプション書類のことを指すのがパッキングリストです。税関で関税の計算などに使用されるコマーシャルインボイスと一緒に提出する機会が多いことで知られている書類であり、

コマーシャルインボイスには記載されていない輸送用内容物の費用や価格などの情報を、顧客や取引先などに伝える手段だと捉えておいて構わないでしょう。日本企業が海外企業への商品販売を行う際に、コマーシャルインボイスと同様にとても重要となる書類の一つですので、正しい書き方をして配送手配時に確実に提出のが好ましいとされています。

このパッキングリストの内容に不備がある場合、取引の根幹を揺るがすような発注ミスが生じかねないため、かなり重要性の高い書類であるといった点にだけは留意しておく必要があると言えます。商品を複数回に分けて海外企業に発送するようなときには、コマーシャルインボイスと同様にパッキングリストもその都度製作必要に迫られるため、

基本的には使い回しが可能なケースマーク形式のテンプレート書類を使う機会が多いと言えるでしょう。海外貿易関係の会社の場合、このテンプレート書類を用意していることが大半なので、マニュアルに沿って商品の個々の明細などを記載してくといいと言えます。またインターネット上からダウンロードできるサンプル書類やテンプレート書類も存在しているため、参考にしてみるといいでしょう。

正確に数値を記載するのが大事

では具体的にどのような形でパッキングリストを書いていけばいいのかというと、通常の場合まず梱包形態を書きその下に個数、必要とあらば総重量を含めた重量、容積などを記入していくというのが基礎的な書き方となります。一般的にコマーシャルインボイスは請求書、パッキングリストは梱包や数量の明細と認知されていることから、

発送する商品などの金額ではなく個数や重さなどを箇条書きで書いていくのが望ましいと捉えておいてください。梱包形態を記入する際の注意したい点として挙げられるのが、商品や設備が大型で、自社のみでは梱包できないといった場合には、梱包を依頼する輸送会社などから梱包完了後に記入するようにすべきだという点です。

つまりパッキングリストに記載する梱包形態は、予想ではなく実装されてから記入しなければならないといった認識を持っておいてください。個数や重量、容積などは当然ながら正確な数値を計算、または測定の上で記載していってください。パッキングリストに記載された情報を元に税関で課税価格の決定がなされるため、

個数や重量の記載ミスがあった場合関税逃れの懸念がかけられてしまう恐れがあるため、一度ではなく複数回確認作業を行うのが好ましいと言えます。基本的な記載内容はコマーシャルインボイスと遜色ないのですが、ケースマークをすべて記入する必要があるのがパッキングリストなので、事前に全ての項目を埋めるのが必須なのだとも頭に入れておくといいでしょう。

グラム単位やボトル単位の確認

そしてパッキングリストを書く上で忘れてはならないのが、取引を行う海外企業によって重量の書き方を変えるといった点です。買い主となる海外企業からの要請があれば、普段グラム単位で記載している重量をボトル単位に変換して記入していくなどの作業が生じます。余程のことが無い限り総重量が合っていれば問題になることは少ないと言えますが、

会社間の取り決めごとを守らないと次回以降の取引に影響を及ぼす可能性が微量でも残ってしまうので、面倒でもトラブルを避けるためパッキングリストを最終的に読む海外企業側にきちんと確認しておくことを推奨します。グラムからボトル、ポンドなどへの数値変更は、

パソコン上で利用できる自動計算システムを活用することでかなり簡単に変更作業が完了するため、表された数値をそのまま記入するかダウンロード形式で数値を印刷してパッキングリストに貼り付けるといいでしょう。パッキングリストは個々の明細表なので、この商品を何個、次にこの商品を何個輸出するといった書き方をとるべきだと言えます。

その際に間違いやすいのが個数と重量の計算ミスです。一つ一つの明細を作っていく上で個数や重量の内片方だけでも間違えると、結果としてパッキングリストに不備が生じてしまうため特に注意を払っておく必要があると言えるのです。可能ならばひとりではなく複数の方で、パッキングリストの記載された商品の個数や重量などに記入ミスがないかのチェックを行っておくことをお勧めします。

船や飛行機の出発期限に注意

パッキングリストは海外に輸出する商品などに貼り付けるリストであると言えますが、海外に商品を運ぶのは船であり飛行機となっているため、当然ながら規定に日時に目的地に出発してしまいます。つまりパッキングリストを書くときには、船や飛行機の出発期限に間に合うような形で完璧な書類を書き上げる必然性があるとも言えるのです。

準備が間に合わず出発日前に慌ててリストを製作するなどといった目に遭わないよう、突発的な対応で時間が取られないよう、事前に何を準備すればいいのかやそもそものパッキングリストの書き方を熟知してくことが大切になってくると記憶しておいてください。またパッキングリストを今まで作ったことがないといった会社や個人事業主の方などは、

輸出貨物を扱う中小規模の会社などに問い合わせを行えば、通関をうまく通るためのコツを教えていただけますので参考材料にしてみるといいでしょう。適当に製作した書類のせいで通関でストップがかけられ、結果として船や飛行機の出発期限に間に合わなかったなどというミスを減らすためにも有効的であると言えるからです。

最後にパッキングリストの書き方として覚えておきたい点を挙げるなら、ダンボール内のどこに何が入っているかを分かりやすく作成するのが望ましいといった部分だと言えます。最低限記載すべき個数や重量、金額などだけでなく、発送用ダンボールの中に複数の商品をつめるなら、その内訳を記載していくことでより細かな説明書類となりえるためです。

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