業務フローの書き方
-
面談記録の書き方
面談には様々な方法がありますが、その中でも客観的に見て整理しやすい記録を残すためには構造化面接という手法が使われる事が多くなっています。 1...
-
労災の様式16の3の書き方
労働者が通勤途中及び勤務中に何らかの怪我や病気に見舞われたときにおいては事業主や被災者本人が労働基準監督署及び病院へと行って所定の手続きを申請する必要があります。 &...
-
出産祝いのしの書き方:名前
出産祝いを贈る際にはさまざまものがありますが、大まかに現金で贈る場合と、品物で贈る場合とに分けられます。一般的には現金で送る場合には祝儀袋に入れて贈り、品物であればのし紙を...
-
ビジネスアポイントに関する手紙の書き方
取引先や顧客など、ビジネスにおいて人に会う約束を取り付けることをアポイントメントを取ると言いますが、初めは手紙やメールなどの書面で伝えるのが一般的です。また初めて連絡する方...
-
一年忌・初盆の葉書の書き方
大切な方がなくなってから一年忌などにはいろいろなことを思い出したりすることがあります。お葬式のときにお世話になった方、生前によくしてくださった方などに初盆の法事のお知らせと...
-
手紙の書き方:横書き封筒
伝えたい気持ちや感謝の言葉。何気ない日常を手紙で綴る。何度も読み返して書き直した思いの詰まった手紙を送る。これらは昔から繰り返されてきた「言葉を相手に伝える」手段です。現代...
-
結婚式返信はがきの書き方
まず結婚式の返信はがきの返信のタイミングに関してですが、出席の場合は案内が届いてから1週間以内に返信するようにしましょう。一方、欠席の場合は、逆に早く返信し過ぎると失礼に値...
-
商品提案書の書き方
会社で商品を企画する部署に所属している社員の場合、定期的に商品提案書を出して新商品の企画の承認をもらう必要があります。日頃から市場調査を行い、自社で開発して発売すれば利益が...
-
領収書の書き方のポイント
なにか事業を始めると、領収書が必要な場面は必ず生じるものです。その時に、書く方法を知らないのでは、恥をかいてしまうことにもなりかねません。しかし、何気なく生活していると、そ...
-
不動産登記事項証明書・交付申請書の書き方
1.不動産登記事項証明書とは 2.登記事項証明書の取得場所 3.登記事項証明書の取得方法・料金 4.登記事項証明書を取得する際の注意事...
業務フローだけに限らず、私たちの身の回りには、可視化することによって、一層理解しやすく、効率がよい事柄が多数存在しています。それらは、もちろんなかったとしても、作業を進めることは可能でしょうが、可視化することによって、うっかり間違ってしまう危険性や、工程を飛ばしてしまうようなミスにも気が付きやすくなるといえるでしょう
業務フローを書くことの意味
業務フローだけに限らず、私たちの身の回りには、可視化することによって、一層理解しやすく、効率がよい事柄が多数存在しています。それらは、もちろんなかったとしても、作業を進めることは可能でしょうが、可視化することによって、うっかり間違ってしまう危険性や、工程を飛ばしてしまうようなミスにも気が付きやすくなるといえるでしょう。
ですから、業務フローを書くことは、とても有効な手段であるといえます。作業を効率よく進めることが可能になる業務フローの書き方とは、どういったものなのでしょう。まずは、対象となる作業の処理の手順が、明確に記述される必要があります。手順を誰の目から見ても、分かりやすく書き表すことができれば、仕事の段取りを良くすることが可能なのです。
良い業務フローを書くためには、その業務について、しっかりと内容を理解している必要があります。フローは、業務を図解したものであると認識するべきです。ですから、図解された業務内容は、自分で確認する時だけでなく、他の人に理解して欲しい時にも、口頭や文章のみで伝えるよりも、分かりやすいものになります。
簡潔にまとめられたフローを使って、話合いを進めることで、複数人で共同して行うプロジェクトの場合でも、スムーズに打ち合わせを進めることができるのです。それは、フローには文章が少ないために、視覚的に理解しやすいことや、あいまいな書き方による誤解を防ぐことができることにもよるものです。ですから業務フローは書き方が重要になってくるのです。
良い業務フローの書き方
良い業務フローと悪いフローの違いは、どういったところにあるのかと考えたときに、そのポイントのひとつとして、フローの開始点を明らかにしているか、ということが挙げられると思われます。業務の開始点には、その業務の性質によって、違いが見られます。たとえば、その業務が、外部の業者などからの依頼によって、開始されるケースです。
はじめに、問い合わせが来たり、書類やメールが届けられたことによって、その業務が開始されることになった場合があげられます。また、それとは別に、特に外部から要求されたものではなく、定期的に行われているような業務においてでは、フローの開始点の書き方も、その違いを明確に書いていくことが大切です。
社外からの、メールや電話、文書などがきっかけで、その業務が開始されることになったケースのフローでは、まず、その開始図形を配置するわけですが、その依頼がきたところの欄に、配置するようにします。例えば、商品の利用者からの依頼であれば、利用者という欄に、また、他の部署からの依頼であれば、その部署の欄をつくり、そこに開始図形を書きます。
一方、社内での定期的な業務に関するフローの場合には、外部の欄に開始図形を書かずに、対象部門の欄に配置するようにします。業務がどのような理由で始まったものなのかを明らかにしておくことは、業務フローを書くなかで、とても重要なことです。ですから、開始した日時についてや、何をきっかけに開始されたのかを忘れずに記入しましょう。
業務フローに必要な図形
業務フローを書くことに挑戦してみようと思う人も多いかもしれません。せっかく書き始めようとしても、たくさんの図形が並んだフローをみると、何をどのような場合に使ったらよいのか分からず、戸惑ってしまうこともあるでしょう。フローを書くにあたって、図形は必要不可欠なものといえますが、
よいフローというものは、図形の種類はそれほど多くないものです。なぜなら、使う図形の種類を、やみくもに多くしてしまうと、便利な図形に思えても、かえって視覚的にも混乱してしまい、結果的に分かりにくいフローとなってしまうからです。ですから、図形を書くときには、本当に必要なものを、必要最低限な数、
使用することによって、誰からみても分かりやすいフローになるように心掛ける必要がでてきます。業務フローに必要なことは、その業務が、いつ、どのような作業内容を、どのような場合に行うのかについて、明確にしていくことです。ですから、これらを表すときには、それぞれ別の図形を使うことで、混乱を防ぐことが可能です。
具体的には、開始図形の他に、作業図形と分岐を示す図形を使うとよいでしょう。これらを適切に使うことで、実際の業務の流れを表すことが可能になるわけです。また、作業図形には、作業の内容を簡潔に記入しておくのを忘れないようにしましょう。分岐図形には、分岐するための条件を記載しておくと、あとから見ても分かりやすいフローにすることができます。また必要に応じて他の図形も追加しても良いでしょう。
フローでは分岐条件を分かりやすく
分かりやすい業務フローの書き方としては、分岐のための条件を的確に記載することが重要だといえるでしょう。ただし、フローに多くの文字数を書き込むと、全体的に分かりにくいものになってしまうために、最低限の文字数で、視覚的にも理解しやすいような内容を、分岐の図形に書き込んでいく必要があるのです。
その業務の詳しいところまでを知っているような場合には、分岐図形を使う頻度も高くなる傾向があるようですが、あまりにも細かくなってしまうと、自分では理解している場合でも、他の人には複雑過ぎて、分かりづらいものになってしまうでしょうから、分岐の書き方には注意が必要といえるでしょう。
視覚的にみても、分岐の多いフローというのは、分かりやすいとは言い難いものです。ですから、その使用頻度を的確に調整することが大切です。誰の目から見ても分かりやすいフローにするためには、まず、そのフローが目的としていることを明確にする必要があります。そのフローが、業務の流れを理解することを目的としているのなら、そのために必要な部分にだけ、分岐を利用していくようにします。
また、作業手順を知るためのフローであれば、その作業手順に関わる部分にのみ、分岐図形を使用するなど、その目的にふさわしい内容に吟味していくことが良い業務フローの書き方ともいえるのです。ただし、全ての事柄を図形で表現しようとしても、説明不足になってしまうことがあるものです。そのような時は、箇条書きなどで、簡潔な文章を添える必要もあるでしょう。