戸籍謄本・住民票の写し等職務上請求書の書き方

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  1. 1.戸籍等の個人情報の取扱について
  2. 2.職務上請求書とは?
  3. 3.特殊な職種(行政書士)の業務
  4. 4.行政書士の職務上請求書の必要性
  5. 5.職務上請求書の書き方

 


戸籍等の個人情報の取扱について

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日本国民であれば誰もが持っている戸籍ですが、本人の身分を明らかにするほかにも筆頭者について籍を同じくする親族についての状況もすべて記載されているきわめて重要な個人情報となります。基本的には本籍地となる市町村において取得する戸籍謄本、

 

または居住地にて取得する住民票の写し等ですが、交付請求については請求者本人が請求者となることまたは委任状にて第三者へ委任することとなっています。よって、不当に重要な個人情報が漏洩することを未然に防ぐシステムとなっており、

 

必要であれば必ず本人による交付請求を無くしては取得できません。しかし、各種行政手続きや国への法的手続きなどで、行政書士や弁護士などの特殊な職業の方へ業務を委託する場合に、職務上関係者の戸籍謄本や住民票の写し等を取り寄せる必要がある場合があります。

 

そこで、戸籍法において、弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士または行政書士は、受認している事件または事務に関する業務を遂行するために必要がある場合には、戸籍謄本等の交付の請求をすることができると規定しています(戸籍法第10条の2)。

 

また、住民基本台帳法にも、職務上の請求を認める規定があり、きわめて限られた職務に対してのみ本人以外(または委任状なし)での戸籍などの個人情報の取扱が許されているのです。

 


職務上請求書とは?

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正式には「戸籍謄本・住民用の写しなど職務上請求書」といいます。行政庁への許認可申請やその他の様々な手続きおいて、戸籍謄抄本や住民票の写し等を添付することが規定されています。また、相続における手続きの場合、遺産分割協議書や相続関係説明図を作成するため、相続人の確定をしなければなりません。

 

そこで、被相続人の出生から死亡までの連続した戸籍を取得して、相続人を調査し確定することになります。原則としては、許認可の申請者本人や相続または相続人自らが個性謄抄本をとってもらうあるいは委任状を書いてもらうことで請求を行います。しかし、状況によって本人等の請求が困難な場合には変わって弁護士等による請求を行っていきます。この際に必要となるのが職務上請求書となるのです。

 


特殊な職種(行政書士)の業務

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ここで委任される特殊な職務者を行政書士にしぼって、職務上請求書の必要なケースを考えてみましょう。行政書士の職務とは、原則として行政書士法第1条の2及び第1条の3 に規定されている業務です。そこには、行政書士は、他人の依頼を受け報酬を得て、

 

官公署に提出する書類やその他権利義務または事実証明に関する書類を作成することを業とするとなっています。また、第1条の3においては、その業務を遂行する過程における提出手続きなどの代理、行政書士が作成することができる書類を代理人として作成することまたは相談に応ずること等の業務が規定されています。

 


行政書士の職務上請求書の必要性

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行政書士における職務上請求書の使用は、行政書士法を勘案すると、まず、他人から適正な業務の依頼を受け、報酬を得ることを前提に、書類作成のために戸籍謄本等の取得を必要とする正当な理由がある場合に限るとなります。そこでわかりやすく条件を3つに挙げていくと、

 

第一に書類作成業務を行うために必要、第二に本人から直接依頼があり、かつ本人確認をおこなった上で依頼を引き受けた、第三に請求の内容及び提出先が適正であることとなります。たとえば、株式会社A建設の代表取締役Bから建設業許可の申請を依頼され、職務上請求書を使用して、

 

添付書類であるA建設の経営業務の管理者となる取締役C、専任の技術者となる従業員Dの住民票を取得し、東京都に建設業許可申請を行う場合、職務上請求書の使用は正当な理由があることになります。しかし、A金融機関から「債務不履行のBに督促状を出しても住所不明で返送されてくるので、転移先を調べてほしい」

 

おい我、除票等を主臆してA金融機関に引き渡したというような場合、単に戸籍謄本等だけを取得するということから職務に該当はしません。しかし、A金融機関から「債権不履行のBに督促状を出しても住所不明で変さ翁されていくのであれば、

 

転移先を調べて内容証明郵便で督促してほしい」と依頼を受けた場合、権利及び事実証明にまじわる書類の作成を依頼されているので職務上請求書が使用可能となります。また、相続の業務における相続関係説明図の作成は、

 

行政書士法でいうところの事実証明に関する書類として職務上請求書の使用は可能ですが、家系図の作成にあると、観賞ないし記念のための作成となってしまい、事実証明に関する書類に当たらないとの最高裁判の事例があるため、職務上請求書を使用することはできません。

 


職務上請求書の書き方

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職務上請求書は最寄りの行政書士の連合会などから専用の様式を取り寄せします。記入欄には、本籍・住所・筆頭者の氏名、並びに請求にかかる者の氏名と範囲などの個人情報が必要となりますので、あらかじめ依頼者本人に確認をとっておきましょう。

 

利用目的の種類の「業務の種類」欄には、行政書士業務として職務上の請求が必要であることが判別できるように、依頼者からの依頼内容を記入します。利用目的の種別の「依頼者の氏名または名称」欄には、職務上性泣訴の使用にかかる事件の依頼者名の記入となります。

 

たとえば、代表者から依頼され従業員の戸籍謄本の請求をする場合には、代表者氏名の記入になります。利用目的の種別の「依頼者該当事由・それに該当する具体的事由」欄には、権利行使または義務履行に該当する場合には、権利又は義務の発生原因、権利該当する場合には権利または義務の内容、戸籍等の記入事項の確認を必要とする理由を記入します。

 

国などに提出に該当する場合には、提出を必要とする理由と提出先機関名などの記入が必要です。「提出先又は提出先がない場合の処理」欄は、内容確認のみに必要な場合で、その場合には依頼者に渡す、又は内容確認後に請求者が管理・破棄する等の実際に処理する方法の記入となります。記載内容に不備がないように事前に依頼者との確認を入念に行いましょう。

 

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