合意書の書き方

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  1. 1.合意書と契約書の違い
  2. 2.合意書と覚書などの違い
  3. 3.基本的な合意書の書き方
  4. 4.合意書を作成するケース
  5. 5.遠方との合意書の作成作業は?

 


合意書と契約書の違い

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物事を取引する場合に取り交わすもので良く耳にする様式がいくつかあげられます。「契約書」「合意書」「覚書」など、聞いたことはあるが明確な使い分けがどのようにされているのかを確認することは、これまであまり無かったでしょう。

 

最初にこれらの書類の用途と効力について確認をしてみましょう。まず契約書とは、契約の内容を書いた書面のことを指し、取り交わした取引の内容や、お互いにやりとりをする書面の種類や様式など事細かに記載をしていきます。

 

たとえばお金を借りるときにはその借入金額や返済期限、利息などを書いた金銭消費貸借契約書(借用証書とも呼ぶ)など、取引を通じて今後必要な事柄をすべてあげていきます。それに対して合意書とは、合意の内容を書いた書面を指し、

 

取引を始める場合に限らず、当事者間で何に同意をしたのかの内容を明らかにするために作成します。契約書が何らかの取引を始める場合にその取引を決めるために作成するのに対して、契約後に新たに双方で話し合った事項について文書化するために使用します。

 

また、離婚などの際の財産分与や養育費の支払いについて合意書を作成する場合など、契約書が作成されない場合に広く合意内容を明らかにするために使われると考えてください。

 


合意書と覚書などの違い

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合意書のほかにも、双方の当事者の合意した内容を取り交わす書類があります。「覚書」「示談書」「念書」など、お互いが取り決めた事項を確認するために作成するものですが、使用の背景によって使い分けがされたいます。

 

たとえば覚書とは、2人以上の当事者が一定の事項について取り決めた内容を確認または後日の証拠とするために作成される略式の文章となります。契約書を補完する形で同時に作成される場合もあり、主に裁判などで作成者を守るために作られるもので、

 

合意書とはニュアンスが異なってきます。また、示談書とは、民事上の紛争を裁判によらずに当事者間で解決することを交わした書類となり、内容が交通事故や離婚の慰謝料問題など、被害を被った側が不当に扱われないように取り交わし文書化した者になります。

 

念書になると、多くが当事者間の一方が作成し他方に交付されるもので、覚書と同様に後日のトラブルをさけたい時の証明として作成されます。いずれも、一度取り交わしてしまうと効力が発生してしまうので、書類に署名捺印をする場合には、契約書と同様に良く内容を確認をして取り交わすよう注意しましょう。

 


基本的な合意書の書き方

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基本的な合意書の書き方としては、作成側が「甲」、それに合意する形で「乙」側として、双方の名称を冒頭で明確にしていきます。「下記のとおり、合意しました」と、合意の事実を述べておきます。下記とありますので、「記」と記した後、合意内容について具体的に記載をしていきます。

 

その際には、確認がしやすいように箇条書き番号などを付してわかりやすいようにします。以上で締めくくった後に、合意年月日、甲についての住所や氏名、乙についての住所や氏名を署名捺印していきます。ワープロや社判などで記名をしている場合には、

 

会社などの実印などの押印が必須となります。甲乙双方が1部ずつ保管することになりますので、合意書の上部に双方の印鑑で割り印などを押して交付します。割り印の種類は、合意書に捺印をした印鑑と同じものを使用してください。2枚にまたがる場合には、できるだけ裏表に作成するのではなく、

 

表面のみを2枚作成し製本後に2枚の紙が別々にならないように、見開きのページのとじしろに割り印を押しておきます。割り印を押すことで、不正に書き換えられることを防ぐことができます。書き方の様式は決まっていませんが、署名や捺印の方法が誤っていると効力を発揮しない場合がありますので、気をつけておきましょう。

 


合意書を作成するケース

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2人以上の当事者を想定した合意書になりますので、あらゆる場面で取り交わすことは可能となります。後のトラブル防止のための合意書として、賃貸契約解約合意書や債権放棄合意書などは文書化しておくことで、裁判などの有効な証拠となります。

 

労働契約時における合意書の作成で、退職勧告合意書など雇用関係における合意書が考えられます。退職者など使用者と従業員との円滑な関係を維持するために取り交わす合意書ですが、最近では労働契約についての合意書を巡るトラブルも発生しています。

 

「退職時に無理矢理サインをさせられた」などの申し出や、「2年間の雇用契約をしていたが、1年でやめたい」などの合意内容の変更など後日労働局などへ相談に来る方が増えています。これらのケースでは、現行の労働基準法などの法律と比較して、労働者が不当に権利を侵害されている場合には取り交わしが無効となる場合があります。

 


遠方との合意書の作成作業は?

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合意書を取り交わす当事者が遠方で、郵送などでのやりとりを余儀なくされる場合にはいくつかの気遣いが必要になります。郵便の配達種類のうち、特に郵便物の受け渡しを郵便局が賠償責任を負う「郵便書留」が使用されます。郵便書留で郵送すると、

 

受取人が直接受取を行い、受取のサインを伝票に署名して行います。よって、郵便物が確実に先方に渡ったかどうかを、郵便局の窓口にて差し出し票につけられた識別番号によって追跡することが可能となります。また、郵便物に何らかの損害を与えた場合には、

 

郵便局が賠償責任を負うことになっていますので、重要な郵便物の配達の際には書留にて送付を行います。書留の中には、明らかに書類のみの配達のものに、従来の書留よりも料金が低い「簡易書留」を使うこともできます。また、合意書作成以外にも合意内容を明確にする方法として、

 

受取などのほかに郵便物の内容についても第三者である郵便局が証明をしてくれる「内容証明」などもあります。このサービスでは、作成者が3部書類を作成し、1部を保管、1部を郵送(書留同様配達時に本人のサインが必要)、1部を郵便局が保管します。

 

内容に相違がないかどうかを申し込み時に確認をいたしますので、郵送時には封を閉じずに郵便窓口に3部提示をしてください。この内容証明は、先方に何の書類を送ったかまで郵便局が証明することが可能となるため、離婚合意書などの将来民事などでのトラブルが考えられる書類については、有効なサービスともいえます。

 

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