対策書の書き方

対策書は客観的に書くことによってトラブルを再び起こさないようにする書類です。書き方としてはトラブルが起こった原因を追及して、結果を考察して対策書に対策項目を記入していきます。

1.トラブルを再発しないために必須
2.誰が見てもわかりやすい文面が良い
3.社外に対策書を出す際の注意点
4.丁寧な文章で事実を伝えることが大事

トラブルを再発しないために必須

対策書は客観的に書くことによってトラブルを再び起こさないようにする書類です。書き方としてはトラブルが起こった原因を追及して、結果を考察して対策書に対策項目を記入していきます。会社によっては理由書などという呼ぶ方をする場合がありますが、内容としては同じです。始末書は謝罪の意味合いが強いため、

どのような状況でどのような結果が起こったのか経緯を詳しく記入することが特徴です。対策書は再び同じことが起こらないように対策する事に強い意味合いがあります。対策書は客観的にいつ、どこで、だれが、どのように、どういう事態になったのかを詳しく記入することが必要です。この項目をわかりやすく書くことで相手に伝わりやすい簡潔で明瞭な文章ができます。

始末書に関しては自分の失敗に対する考えや言い訳を書くことが特徴ですが、対策書は事実のみを客観的に書くことで大丈夫です。社内で保管するケースが多いため、誰が見てもわかるように丁寧に記入することが大事です。宛先によっても記入方法が異なってきますので、社内宛ての対策書に関しては簡単にわかりやすいものが良いです。

外部に提出する場合に関しては過去に作成したフォーマットを利用したり、上司や先輩に相談して失礼になる文面になってないか十分な確認が大事です。雛形などを参考にして言い回しなどを自分なりに変更することでオリジナルの文章になります。内容によっては時系列で表示したほうがわかりやすいケースがありますので十分な検討が必要です。

誰が見てもわかりやすい文面が良い

対策書は何時に誰が何をしたということもわかれば詳しく書いておくことで誰が見ても状況を簡単に把握することができます。商品の発注ミスに関する対策書では発注ミスをした日付を書き、目視確認ができなかったなどというミスの原因を書きます。不注意によるミスのため、商品を何個注文したといったように具体的な数字も記入することによってミスの重大さも伝わります。

発見に至る経緯も書くことによって配送センターにあるピッキング段階で発見したのか、末端の顧客まで届いた時点で発見したのか違ってきます。詳しい損害も記入することが必要です。余分に多く注文した分の個数や金額を記してわかりやすくしまうす。今後の対策としては上司に確認してもらい、内部で提出までに第三者に見てもらうことによって自分では確認できないミスも発見することができます。

発注書の様式を変更したり、注文書を二人で作成するといった手段でも対策になります。自分たちで工夫してミスのないような方法を見つけます。文末にはミスの謝罪を丁寧な文章で作成し、読んでもらう相手に二度と同じようなことが起こらないように対策するということや誠意を見せることによって対策書ができます。

はじめて対策書を書く人はどのように書いていいかわからない場合があるため、普段文章作成を行わない人ほど入念な下準備をして望むことがお勧めです。始めから終りまで事実を報告することに注意して自分の心情などは入れないように気を付ける必要があります。

社外に対策書を出す際の注意点

社内での対策書だと文章を気にする必要がそこまでないですが、社外へ提出することによって言葉を選ばないと自分の信用にもかかわりますので慎重に作成する必要があります。会社によってフォーマットがあるところはそれを利用すればいいのですが、あまり書かない文章ですので過去に作成した書類が見つからない場合は自分で調べて書く必要があります。

内容が複雑になるケースでは何をしたのかの部分を時系列順にすることですっきりとわかりやすくなります。整理して誰にでも見やすくなる形式に変えることが重要です。社員のミス以外にも対策書は必要とされます。その一つとしては盗難に関することでも作成の必要が出てきます。盗まれるということは会社のセキュリティーが十分でないことを指しているため、

どのような対策を行って盗難されない社内の仕組みを作ることが重要となってきます。トラブルや不始末といった問題に利用することができるのが対策書です。会社の備品などが盗難された場合でも対策書を作成する必要があり、作成することによってどのような経緯で盗まれたかを知らない人でも把握することができます。

作成して保管することによって移動や転勤があって状況を知らない人が来てもすぐに情報共有を行うことができるため大変便利です。盗難の被害が個人の過失であっても心情などは入れずにあくまで事実のみを記載することが大事です。主観が少しでも含まれた文章だと経緯がわかりにくくなってしまう場合があるため注意が必要です。

丁寧な文章で事実を伝えることが大事

盗難被害に直面することで動揺してしまいますが、落ち着いて冷静な状態で対策書を作成する必要があります。動揺した状態で書くことで心情など含まれる可能性もあり、衝動的で事実と異なる文章を書いてしまう可能性があるためです。盗まれるのは物だけでなく、最近は社内のデータなど情報漏えいも検討されますのでパソコンなどのウイルス対策も大変重要になります。

データが盗まれることによって今後見込まれる利益が少なくなったり、競争相手に対策される可能性もあり売り上げ減の可能性もあるため情報は慎重に扱う必要があります。社外へ対策書を提出する場合には丁寧な文章で記すことはもちろん、誤って認識されないように事前にチェックしてもらうことがお勧めです。

種類に不手際があった際には信用を無くしてしまう可能性もあり、売り上げにも影響を与えるかもしれないです。しかし、十分な対策をとることによって今後は二度と同じトラブルを起こさないだろうと思われると信用もアップしますし、より強固な信頼関係を築くことができます。スピード感も大変重要です。

トラブルが起こって時間が経ってから対策書を得意先に提出しても印象に残らないです。信頼回復も難しいかもしれないです。トラブル後に早急に対策し、文章作成し報告することによって早く対策してくれたというイメージが企業に残ります。費用や時間などがかかりすぐには対策出来ない場合に関しては時系列で対策の流れを記入することによってきちんと対応していることを伝えることができます。

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