企業の封筒の書き方

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メールなどで情報伝達の手段が増えたことで、封筒で郵送する機会は減少傾向にあります。これによって、封筒で送るような郵便物の重要度はより高くなりました。宛先は郵便物の第一印象を決める重要な部分です。大事な書類を郵送する際に書き方がなっていないと、相手方に悪い印象を与えてしまいかねません。その様な事が無い様に、封筒の宛先を書く際にはしっかり注意をしておく必要があります。

 

  1. 1.敬称の書き方
  2. 2.宛名を縦書きで書く場合
  3. 3.宛名を横書きで書く場合
  4. 4.注意すべき点

 


敬称の書き方

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敬称は、封筒の宛先を書く際に一番悩む部分です。個人宛てなのか、企業などの組織に送るのかで敬称は変わってきます。最も使うことが多い敬称は「様」だと思いますが、これは年齢、性別、社会的地位などに関わらず、個人名の後に付けて、広く一般的に使用される敬称です。

 

また、企業に勤める社員など、会社や団体に所属する個人に宛てる場合の敬称としても使います。代表取締役や部長、課長などの肩書きや役職名は、氏名の前に置きます。まず肩書きを書いてから氏名を書き、その後に「様」と敬称をつけるのが最も正しい書き方です。

 

例えば、「課長 田中太郎様」のようになります。下の名前が不明な場合は苗字だけでもかまいませんが、できるだけフルネームを書くようにしましょう。手紙などの文中では、役職名を氏名の後につける場合があります。この場合は、役職名自体が敬称の意味を含んだ言葉になるので、

 

「~課長様」のように敬称を重ねて付ける必要はありません。しかし、役職名だけを単独で使用する場合は、「営業部長様」のように敬称をつけても問題ありません。「御中」は、企業や学校、病院、役所などの組織や団体に宛てる場合の敬称です。宛先に部署名、課名を書く場合は、

 

最初に社名、次に部署または課名を書き、最後に「御中」と書きます。個人名を併記する場合には、会社名に敬称は付けないので気をつけましょう。ビジネス文書や案内状などのお知らせ文書には「各位」と書きます。これは複数の個人を対象として使われる敬称です。

 

「各位」は単独でも使用できる敬称ですが、その後に「様」などをつけると二重敬称になるので注意しましょう。宛先の住所の企業や団体に所属しない相手に対して、その企業や団体を経由して届けたいという場合には「気付」という敬称を使います。

 

例えば、A社の一室を一時的に間借りしているB社のCさんへ送る場合は、「株式会社A 気付 株式会社B C様」という流れになります。企業や組織あてに送る場合は「御中」を用いて「株式会社A 気付 株式会社B 御中」となります。

 


宛名を縦書きで書く場合

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縦書で書く場合は、数字部分は基本的に漢数字を用います。都道府県名から省略せずに書き始めましょう。文字数とスペースを考えながら均等に文字を割り振ります。スペースが足りなくなって詰まっているものは見た目にも良くありません。

 

右端から2~3cmほどの余白をとって書き始めましょう。住所は略さずに「丁目」や「番地」をしっかりと書きます。ビルなどのフロアーの階数も、「~階」と書いておきます。住所が一行におさまらない場合は、住所や番地のキリの良いところで改行してください。

 

二行目、三行目の書き出しは、一行目の書き出しよりも下から始まるようにします。宛名は中央に大きく、住所よりも一段下げて書き始めます。会社名は(株)などと略さず、「株式会社」のように正式名称で書きましょう。敬称は上記を参考にしてください。

 

裏面には自身の住所と氏名、必要ならば日付を書きます。住所は封筒の継ぎ目の右側に、氏名は左側に書くのが正式なマナーとされていますが、最近では左側に住所氏名を両方とも書く例も増えています。継ぎ目がない場合は、中央よりも右か左かで判断してください。

 

裏面も同じように、都道府県名から縦書で書いていきます。自身の住所も省略せず、「丁目」や「番地」をしっかりと書きましょう。郵便番号は、住所の上に横書きで書きます。氏名は封筒の継ぎ目の左側に、住所よりも大きな文字で書きます。書き出しは住所よりも少し下げて書き出しましょう。

 

学校名を書く場合は、名前の横に記入します。日付を書く場合は、封筒の左上に漢数字で書くようにしてください。基本は郵送する日付を書きますが、書類を同封する場合は書類と同じ日付を書きましょう。書き終えた封筒はのりで封をします。

 

セロテープやホッチキスで封をしないようにしてください。のりで口を閉じたら最後に「〆」の文字をつけましょう。「封」をしたという印になります。その際に、〆印は封をした境目に書きましょう。バツ印にならないように注意してください。

 


宛名を横書きで書く場合

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横書きの場合、数字部分は漢数字ではなくアラビア数字、算用数字を用いても書く場合が多いです。住所などは縦書きと同じように、省略せずに書きましょう。一行におさまらない場合は改行して、一行目よりも後ろから始まるようにします。

 

氏名も同じように、中央に大きく書きましょう。氏名の長さは、全体のバランスを考えて文字を配置します。切手の1~2cmしたから書き始め宛名は封筒の中央よりやや下側に書くと、レイアウト上きれいに見えます。

 

裏面は全体的に左側に寄せて書きます。ここでも数字部分は算用数字を使って書きましょう。郵便番号や住所、氏名の頭文字を同じラインから書き始めると整って見えます。もし日付けを入れる場合には、住所の左上になる位置に書きましょう。

 


注意すべき点

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履歴書などの重要書類を送る場合は、折らずに封入できるサイズの封筒を選びましょう。便箋などを入れる場合は、封筒の大きさに合わせて三つ折り又は四つ折りにします。人事関係の書類や公表されていないデータ、履歴書などの本人以外の目に触れてほしくないものは、親展で送るようにしてください。

 

親展とは、封書などにおいて、宛名となっている本人が自分で封を切って読んでほしいという意味の言葉です。封筒に親展と書く場合は、宛名の左下に書きます。横書きの場合も同じように、左隅に親展と書きましょう。マナーに反するとまではいきませんが、

 

切手が何枚も貼られていると、あり合わせの切手をかき集めて出した印象を与えます。大事な相手に送る郵便物ならば、切手は一枚で済むようにしてください。封筒の宛名は、その郵便物の第一印象を決定付けます。相手にマイナスなイメージを与えないように注意しましょう。

 

封筒の書き方など色々な書き方は下記の記事も参考になります♪
タイトル:書留封筒書き方
タイトル:封筒住所書き方

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