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自治会から市や県などへ要望書を出すとき
国、都道府県、市、郡、町村と各単位があり、各町村単位では自発的に組織される自治会というものがあります。町内会とも言いますが、自分たちの住んでいる地域をより住みやすくするため、また住んでいる住民同士がコミュニケーションを取って協力し合って生活をしていくために作られています。
自発的な団体なので、自治会に加入することは強制ではありませんがほとんどの住民が加入していて加入していないと住みにくいというところもあるでしょう。各自治体では様々な行事が行われたり、役員が回ってきたり、会費を支払うことになったりするので負担も大きい反面、地域の人と親しくなっていざとなったら助け合うことができたり、行事を運営することは大変ですがそれをやり遂げた満足感を味わったりすることもできます。
加入していると役員が回ってくるのも当然のことです。それも大変な反面自分が住んでいる地域のいろいろなことが分かるというメリットもあるのです。また、安全で安心して生活をするために、個人的にはこの地域のこのようなところをもっとこうしてほしいという要望があっても、市や県に要望をしなければいけない事柄は個人ではなかなかできないのです。
そんなときに自治会で提案し、署名をしたり会議を開いたり、アンケートをとったりして、同じような意見の住民がたくさんいる場合には自治会としてまず、市の方に要望を出すことができます。
たとえば生活道路である市道が狭いのでもっと広げてほしいとか、台風で起きた土砂崩れのところがあって放置していたら危険なので早く治してほしい、公立の中学校で給食にしてほしいなど、市に取組んでもらうべきことを要望書に書いて、個人としての要望ではなく地域住民の意見として提出をすることができるので、より説得力のあるものとなります。
要望書の書き方
ではその要望書はどのように書けばよいのでしょうか。まず必要なものは提出する人の所属する自治会名、代表の氏名、住所、連絡先、そして捺印です。いくら自治会という団体が出すものでも、提出先の市がその要望を受けた時に、だれにその回答をすればよいのかが明確にわかるように代表者である個人の連絡先を必ず書くことが必要です。
それがなくただの「○○自治会」というだけなら市の方も回答先が分からず回答が得られないことになってしまいます。そして要望の内容については具体的で論理的、かつ簡潔にまとめることが大切です。そして誠実な印象を持ってもらえるような文章で、客観的な説得力があればなおよいでしょう。
要望をするときには相手先に対し、謙虚な姿勢でお願いをすることで印象をよくし、簡潔な文章で書くことですぐにでも読んでもらえることでしょう。しかし簡潔に書いても簡単すぎてどこをどのようにしてほしいかということが分からなければ何の意味もまいので、具体的な内容出しかも簡潔に書く必要があるのです。
書き方としては、縦においた用紙の場合「○○市長宛」と書き、右横上に日付を書きます。そして日付けの下に要望を出す自治会名、代表者名、連絡先、住所、電話番号を明記し捺印します。
さて次に「要望書」と中央に書いた後、本文に入るのですが、例文としては「当地区の振興発展にかかる下記の事業の採択や促進について、次の通り要望いたします。」「盛夏の候、益々ご清栄のことと存じます。」などと前置きし、「記」と書いた下に、箇条書きでわかりやすく要望の内容をかきます。要望が複数件ある場合は番号を付けて書くようにします。
例文としては「1、市道について」と大きな見出しを書いた後、「（１）市道の拡幅改良の促進について」という小見出しを付け、その下に詳細を簡潔に書くようにします。たとえば「・市道何号線（どこからどこまで何キロ区間何ｍ延長）」などとわかりやすいように書きます。
これらのように見出し、小見出し、詳細を簡潔に書き、複数あれば同じように書きます。そして最後に添付書類やお願い事項などを書きます。また「ご検討の上、ぜひともご要望にお答えいただけますようにお願い申し上げます。」「早急にご対処をお願いいたします。」などの文章を添えるとよいでしょう。
要望書の書き方のポイント
要望事項がいくつかある場合には番号を付けて書いていくのですが、優先順位の高いものから順に番号を付けて書いていくようにします。また市だけでなく、県道や国有林など都道府県や国に要望を出さないといけないこともあります。
そんなときは市への要望書に「国、県の事業につきましては市より国、県に対して事業の採択や促進について、積極的に要望を行っていただけますようにお願いいたします。」という文章を付けるようにします。都道府県などに直接要望がある場合には、「知事宛」にまた別の文書を作成することになります。このような書類を作成して市長などにあてて提出します。
要望書の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル：市に提出する要望書の書き方
タイトル：要望書の書き方