謝罪メール(お詫び状・謝罪文)の例文とマナーと書き方

 

インターネットが普及し、仕事の場面においてメールは必要不可欠なツールとなりました。時間を短縮して連絡を取れることや、連絡内容に関して記録を残せることなどがメールの代表的なメリットです。また、一度に複数名に対しても同様に連絡を取ることが可能となるため、効率性においても高い効果を発揮します。

こちらの謝罪(交通事故/加害者から被害者へ)の例文とマナーと書き方も勉強になります♪

 

しかし、メールの使い方には注意が必要です。

一度送信してしまうと変更ができません。また、その文章内容によっては直接話をする際よりも真意が伝わらない場面が多く起こり得るのです。メール送信の際には細心の注意を行うことはもちろん、最低限度のマナーやモラルは守るように配慮しましょう。

 

特に携帯電話などでメールのやり取りが常態化している世代の方はさらなる注意が必要です。上の世代の方の中にはまだまだメール文化に慣れていない方も多いですし、そもそもメールで事を済ませようとする姿勢をあまり評価していない方が多いのが実状です。そのような方に対して失礼な文章を送ってしまうと、非常に心証を悪くしてしまうリスクがあることを理解しておきましょう。

 

仕事上でもっとも難しいメールの一つが謝罪メールです。

起こしてしまった事態の大小にも関係しますが、本来お詫びというものは直接本人と対峙して口頭で行うことがマナーとされています。直接お会いすることができない場合や、お会いするまでに時間を要してしまう場合などにはお詫び状や謝罪文を送ることが社会人としてのモラルなのです。それら全てを割愛して、謝罪メールで全てを解決することは本来とっても失礼な行為なのです。

 

謝罪メールを送るときは、何よりも緊急性の高い場合に限った方がよいでしょう。また、謝罪メールを送るとしても、事後のお詫び状や謝罪文を別に用意しておくことが肝要です。もちろん、直接お詫びに行くことを大切にしましょう。謝罪メールはあくまで要件とお詫びの気持ちを伝えるだけにとどめ、次へつなげるためのものとして活用するよう心がけましょう。

 

謝罪メールを送ることで、何も連絡がないよりは先方の心証がよくなります。できれば電話もいれておくとより気持ちが伝わります。「たった今メールでもお送りしたのですが・・・」と、一言お伝えしておきましょう。

 

下記、謝罪メールの例文を記します。

【謝罪メールの例文】 メールタイトル 会合の欠席につきまして

 

株式会社○○ 担当 □□ 様

 

cc弊社 △△

 

いつも大変お世話になりありがとうございます。 ○○の□□でございます。

 

明日予定していました会合につきまして急遽欠席させていただくこととなり、 大変恐縮ですがメールにてご連絡いたしました。

 

貴重な機会にも関わらず、このような事態となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 この件につきましては、後日必ずお詫びに参上いたします。 他の参加者の皆様にもどうぞよろしくお伝えくださいませ。

 

それでは失礼いたします。

 

以上です。

 

謝罪メールを送るときのポイントが何点かありますので、それらを意識しながら書くようにしましょう。

 

先ずはタイトルです。

タイトルでいきなり謝罪の言葉をならべることはありません。必要以上に先方に意識をさせてしまうため、過度に心証を悪くしてしまうことが考えられます。【至急】や【緊急】などと用件に記す方もいるようですが、最もしてはいけない行為の一つです。

 

何故なら、本当に緊急性の高い連絡にメールは不適だからです。先方がメールを確認するタイミングは分かりません。一方的に【緊急】と連絡を送っても、相手が確認できなければ意味をなさないからです。送信時間から大分時間が経ってから見る【緊急】という文字ほど不快なものはありません。本当に緊急性の高い連絡はやはり電話を入れる必要があるでしょう。ですのでメールのタイトルはなるべくシンプルなものにするべきなのです。

 

次に送信相手です。

主たる相手はもちろん、関係者全員にメールを送る必要があります。自社の関係者もccなどに入れ、情報の共有に努めましょう。決して主たる相手だけに送ることがあってはいけません。ビジネスは一人で行うものではありません。全ての関係者に連絡を入れ、お詫びの気持ちも共有していただきましょう。ccで連絡の取りにくい方はbccを活用するなど工夫することもお勧めです。大切なことは全員に連絡を入れるという姿勢です。

 

本文はなるべく簡潔にすることもマナーです。

お詫びの文章はややもすると長くなりがちです。しかし、忙しい先方に対しても失礼になりますし、何より言い訳がましくなります。最低限度の用件を伝えるように配慮しましょう。

 

メールの最後に「取り急ぎ・・・」と表現する人が多いですが、これも失礼な表現です。「取り急ぎ・・・」という表現からはお詫びの真剣さが伝わってきません。謝罪すれば何事も許されるわけではありませんので、軽い言葉遣いをしないように注意したいものです。

こちらのビジネスでも学校でも文章は構成が重要ですも良く見ておきましょう♪

 

繰り返しますが謝罪メールだけでは本来不十分です。必ずお詫び状や謝罪文を作成し、機会をみつけて直接謝罪に伺うことを基本としましょう。

 

謝罪文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:謝罪文の書き方の例文
タイトル:部下へのお詫び文の書き方
タイトル:刑事事件の謝罪文の書き方

49日法要・お布施の書き方

法要は、仏式や神式・キリスト教式などによって形式がことなります。仏式の場合は、命日に行う行事の事です。49日法要・年忌法要などがあります。神式の場合は、仏式の法要に当たる供...

言葉を選んだ年賀状の書き方

教育の場では手紙・レポート・ハガキなど様々な文章作成が求められていて、書き方にもそれぞれに応じたマナー・書き出し方・書体などがあります。例えば、喪中ハガキなどに関しては筆ペンによる...

未加入期間国民年金適用勧奨の書き方:勤務先事業主

未加入期間国民年金適用勧奨とは、文字通り未加入期間の国民年金の支払いを促す通知書のことであると言えます、全国各地にある年金事務所から個人宅に発送されており、あくまでも勧奨な...

年賀メール(友人・同僚宛)の例文とマナーと書き方

  毎年12月になると、そろそろ年賀状を書かなくてはいけないと、気が重くなっている人が多かったのものですが、最近は携帯電話やパソコンの普及により、郵便はがきではなく...

ソフトボールのメンバー表の書き方

ソフトボールをするときに、どのような打順でボールを打つのかという情報を明確にしないといけません。これを明確にしておかないと、次にボールを打つときに誰が打つのかわからなくなる...

保護者宛文書の書き方

保護者宛文書は、とても大切な役割を担っている重要な文書といえます。はじめて作ることになったら、戸惑うことも多いかもしれませんが、書き方には、だいたいの流れがありますので、こ...

雑役・雑損失等の内訳書の書き方例

会社の経営や事業活動は、年に1回以上の事業年度で決算をして、法人税や法人住民税、消費税の確定申告が必要です。   1.税金の申告について 2...

書き方と持ち方について

文字の読み書きは、教育の基本です。特に文字を書くことは、読むことと比べると難しく、教える側にとっても簡単ではありません。なぜなら、文字の形を教える以前に、まずは鉛筆など書くものの持...

お歳暮のお礼状の書き方

  お歳暮をいただいたらお礼の気持ちをお伝えすることが大切です。その際、親しい間柄では、電話やメールなどでのお礼でも大丈夫ですが、お礼状を書くとより丁寧な印...

英文の書き方の在職証明書

英文のビジネス文書にはいくつかの書式があります。英文で在職証明書の書き方の前にまずその書式でどれを選べばいいのか考えてみましょう。書式は5つあります。米国式のフルブロッ...