謝罪メール(お詫び状・謝罪文)の例文とマナーと書き方

 

インターネットが普及し、仕事の場面においてメールは必要不可欠なツールとなりました。時間を短縮して連絡を取れることや、連絡内容に関して記録を残せることなどがメールの代表的なメリットです。また、一度に複数名に対しても同様に連絡を取ることが可能となるため、効率性においても高い効果を発揮します。

こちらの謝罪(交通事故/加害者から被害者へ)の例文とマナーと書き方も勉強になります♪

 

しかし、メールの使い方には注意が必要です。

一度送信してしまうと変更ができません。また、その文章内容によっては直接話をする際よりも真意が伝わらない場面が多く起こり得るのです。メール送信の際には細心の注意を行うことはもちろん、最低限度のマナーやモラルは守るように配慮しましょう。

 

特に携帯電話などでメールのやり取りが常態化している世代の方はさらなる注意が必要です。上の世代の方の中にはまだまだメール文化に慣れていない方も多いですし、そもそもメールで事を済ませようとする姿勢をあまり評価していない方が多いのが実状です。そのような方に対して失礼な文章を送ってしまうと、非常に心証を悪くしてしまうリスクがあることを理解しておきましょう。

 

仕事上でもっとも難しいメールの一つが謝罪メールです。

起こしてしまった事態の大小にも関係しますが、本来お詫びというものは直接本人と対峙して口頭で行うことがマナーとされています。直接お会いすることができない場合や、お会いするまでに時間を要してしまう場合などにはお詫び状や謝罪文を送ることが社会人としてのモラルなのです。それら全てを割愛して、謝罪メールで全てを解決することは本来とっても失礼な行為なのです。

 

謝罪メールを送るときは、何よりも緊急性の高い場合に限った方がよいでしょう。また、謝罪メールを送るとしても、事後のお詫び状や謝罪文を別に用意しておくことが肝要です。もちろん、直接お詫びに行くことを大切にしましょう。謝罪メールはあくまで要件とお詫びの気持ちを伝えるだけにとどめ、次へつなげるためのものとして活用するよう心がけましょう。

 

謝罪メールを送ることで、何も連絡がないよりは先方の心証がよくなります。できれば電話もいれておくとより気持ちが伝わります。「たった今メールでもお送りしたのですが・・・」と、一言お伝えしておきましょう。

 

下記、謝罪メールの例文を記します。

【謝罪メールの例文】 メールタイトル 会合の欠席につきまして

 

株式会社○○ 担当 □□ 様

 

cc弊社 △△

 

いつも大変お世話になりありがとうございます。 ○○の□□でございます。

 

明日予定していました会合につきまして急遽欠席させていただくこととなり、 大変恐縮ですがメールにてご連絡いたしました。

 

貴重な機会にも関わらず、このような事態となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 この件につきましては、後日必ずお詫びに参上いたします。 他の参加者の皆様にもどうぞよろしくお伝えくださいませ。

 

それでは失礼いたします。

 

以上です。

 

謝罪メールを送るときのポイントが何点かありますので、それらを意識しながら書くようにしましょう。

 

先ずはタイトルです。

タイトルでいきなり謝罪の言葉をならべることはありません。必要以上に先方に意識をさせてしまうため、過度に心証を悪くしてしまうことが考えられます。【至急】や【緊急】などと用件に記す方もいるようですが、最もしてはいけない行為の一つです。

 

何故なら、本当に緊急性の高い連絡にメールは不適だからです。先方がメールを確認するタイミングは分かりません。一方的に【緊急】と連絡を送っても、相手が確認できなければ意味をなさないからです。送信時間から大分時間が経ってから見る【緊急】という文字ほど不快なものはありません。本当に緊急性の高い連絡はやはり電話を入れる必要があるでしょう。ですのでメールのタイトルはなるべくシンプルなものにするべきなのです。

 

次に送信相手です。

主たる相手はもちろん、関係者全員にメールを送る必要があります。自社の関係者もccなどに入れ、情報の共有に努めましょう。決して主たる相手だけに送ることがあってはいけません。ビジネスは一人で行うものではありません。全ての関係者に連絡を入れ、お詫びの気持ちも共有していただきましょう。ccで連絡の取りにくい方はbccを活用するなど工夫することもお勧めです。大切なことは全員に連絡を入れるという姿勢です。

 

本文はなるべく簡潔にすることもマナーです。

お詫びの文章はややもすると長くなりがちです。しかし、忙しい先方に対しても失礼になりますし、何より言い訳がましくなります。最低限度の用件を伝えるように配慮しましょう。

 

メールの最後に「取り急ぎ・・・」と表現する人が多いですが、これも失礼な表現です。「取り急ぎ・・・」という表現からはお詫びの真剣さが伝わってきません。謝罪すれば何事も許されるわけではありませんので、軽い言葉遣いをしないように注意したいものです。

こちらのビジネスでも学校でも文章は構成が重要ですも良く見ておきましょう♪

 

繰り返しますが謝罪メールだけでは本来不十分です。必ずお詫び状や謝罪文を作成し、機会をみつけて直接謝罪に伺うことを基本としましょう。

 

謝罪文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:謝罪文の書き方の例文
タイトル:部下へのお詫び文の書き方
タイトル:刑事事件の謝罪文の書き方

通所介護のモニタリングの書き方

通所介護では介護計画の通りにサービスが行われているかを確認するために必要な物で、サービスの実施状況等を記録する書類になります。モニタリングの報告書類があることで利用者や家族...

前職の年末調整の書き方

  1.年末調整とは 2.年末調整の対象となる従業員 3.年末調整の対象とならない従業員 4.前職がある場合はどうなるの? 5.源泉徴...

看護研究の目的の書き方

  1.看護研究が盛んな背景と諦める原因 2.看護研究の大まかな書き方 3.看護研究の書き方の中でも難しい「目的」 4.「目的」を書くこと...

葉書の書き方サンプル

葉書にも様々な書き方があります。親しい友人や家族に向けたもの、親戚や勤め先の方に送るもの、取引先や顧客に対して送るもの、時候の挨拶、お祝い、お悔やみなど、宛先や記載内容は多...

お中元のお礼状(取引先・上司)の例文とマナーと書き方

お中元とは、夏季に商品等を特定人に対して贈呈することを言います。 中元ギフト等を贈呈した若しくはされた場合は何らかのメッセージを相手方に対して送るのが礼儀であるとされています...

相続放棄申述書の書き方

家族が多額の借金を背負ったまま他界した場合、その借金の責務は法定相続人に継承されますが、法定相続人は相続を拒絶することもできます。これを相続放棄と言います。   ...

レポートの書き方と例

レポートを書くことに苦手意識を持っている人は案外多いでしょう。レポートは学生時代に提出することが多いですが、社会人になっても提出しなくてはいけないときがあります。苦手だと思...

「貴殿・貴台・貴公」の違いと使い分け方と書き方

ビジネス文書にしても個人あての手紙にしても、文書内で自分のことや相手のことを意味する単語を使用しなければならないことは多々あります。   定型文や常用的に使わ...

ソフトボールのメンバー表の書き方

ソフトボールをするときに、どのような打順でボールを打つのかという情報を明確にしないといけません。これを明確にしておかないと、次にボールを打つときに誰が打つのかわからなくなる...

簡単な文章の書き方について

これから、簡単な文章の書き方について説明しようと思います。すごく短かったり長かったりする文章では当てはまらないこともありますが、大体これを守れば読んでもらえる文章が書けます。 ...