謝罪メール(お詫び状・謝罪文)の例文とマナーと書き方

 

インターネットが普及し、仕事の場面においてメールは必要不可欠なツールとなりました。時間を短縮して連絡を取れることや、連絡内容に関して記録を残せることなどがメールの代表的なメリットです。また、一度に複数名に対しても同様に連絡を取ることが可能となるため、効率性においても高い効果を発揮します。

こちらの謝罪(交通事故/加害者から被害者へ)の例文とマナーと書き方も勉強になります♪

 

しかし、メールの使い方には注意が必要です。

一度送信してしまうと変更ができません。また、その文章内容によっては直接話をする際よりも真意が伝わらない場面が多く起こり得るのです。メール送信の際には細心の注意を行うことはもちろん、最低限度のマナーやモラルは守るように配慮しましょう。

 

特に携帯電話などでメールのやり取りが常態化している世代の方はさらなる注意が必要です。上の世代の方の中にはまだまだメール文化に慣れていない方も多いですし、そもそもメールで事を済ませようとする姿勢をあまり評価していない方が多いのが実状です。そのような方に対して失礼な文章を送ってしまうと、非常に心証を悪くしてしまうリスクがあることを理解しておきましょう。

 

仕事上でもっとも難しいメールの一つが謝罪メールです。

起こしてしまった事態の大小にも関係しますが、本来お詫びというものは直接本人と対峙して口頭で行うことがマナーとされています。直接お会いすることができない場合や、お会いするまでに時間を要してしまう場合などにはお詫び状や謝罪文を送ることが社会人としてのモラルなのです。それら全てを割愛して、謝罪メールで全てを解決することは本来とっても失礼な行為なのです。

 

謝罪メールを送るときは、何よりも緊急性の高い場合に限った方がよいでしょう。また、謝罪メールを送るとしても、事後のお詫び状や謝罪文を別に用意しておくことが肝要です。もちろん、直接お詫びに行くことを大切にしましょう。謝罪メールはあくまで要件とお詫びの気持ちを伝えるだけにとどめ、次へつなげるためのものとして活用するよう心がけましょう。

 

謝罪メールを送ることで、何も連絡がないよりは先方の心証がよくなります。できれば電話もいれておくとより気持ちが伝わります。「たった今メールでもお送りしたのですが・・・」と、一言お伝えしておきましょう。

 

下記、謝罪メールの例文を記します。

【謝罪メールの例文】 メールタイトル 会合の欠席につきまして

 

株式会社○○ 担当 □□ 様

 

cc弊社 △△

 

いつも大変お世話になりありがとうございます。 ○○の□□でございます。

 

明日予定していました会合につきまして急遽欠席させていただくこととなり、 大変恐縮ですがメールにてご連絡いたしました。

 

貴重な機会にも関わらず、このような事態となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 この件につきましては、後日必ずお詫びに参上いたします。 他の参加者の皆様にもどうぞよろしくお伝えくださいませ。

 

それでは失礼いたします。

 

以上です。

 

謝罪メールを送るときのポイントが何点かありますので、それらを意識しながら書くようにしましょう。

 

先ずはタイトルです。

タイトルでいきなり謝罪の言葉をならべることはありません。必要以上に先方に意識をさせてしまうため、過度に心証を悪くしてしまうことが考えられます。【至急】や【緊急】などと用件に記す方もいるようですが、最もしてはいけない行為の一つです。

 

何故なら、本当に緊急性の高い連絡にメールは不適だからです。先方がメールを確認するタイミングは分かりません。一方的に【緊急】と連絡を送っても、相手が確認できなければ意味をなさないからです。送信時間から大分時間が経ってから見る【緊急】という文字ほど不快なものはありません。本当に緊急性の高い連絡はやはり電話を入れる必要があるでしょう。ですのでメールのタイトルはなるべくシンプルなものにするべきなのです。

 

次に送信相手です。

主たる相手はもちろん、関係者全員にメールを送る必要があります。自社の関係者もccなどに入れ、情報の共有に努めましょう。決して主たる相手だけに送ることがあってはいけません。ビジネスは一人で行うものではありません。全ての関係者に連絡を入れ、お詫びの気持ちも共有していただきましょう。ccで連絡の取りにくい方はbccを活用するなど工夫することもお勧めです。大切なことは全員に連絡を入れるという姿勢です。

 

本文はなるべく簡潔にすることもマナーです。

お詫びの文章はややもすると長くなりがちです。しかし、忙しい先方に対しても失礼になりますし、何より言い訳がましくなります。最低限度の用件を伝えるように配慮しましょう。

 

メールの最後に「取り急ぎ・・・」と表現する人が多いですが、これも失礼な表現です。「取り急ぎ・・・」という表現からはお詫びの真剣さが伝わってきません。謝罪すれば何事も許されるわけではありませんので、軽い言葉遣いをしないように注意したいものです。

こちらのビジネスでも学校でも文章は構成が重要ですも良く見ておきましょう♪

 

繰り返しますが謝罪メールだけでは本来不十分です。必ずお詫び状や謝罪文を作成し、機会をみつけて直接謝罪に伺うことを基本としましょう。

 

謝罪文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:謝罪文の書き方の例文
タイトル:部下へのお詫び文の書き方
タイトル:刑事事件の謝罪文の書き方

医療費控除申請書の書き方

  1.医療費控除とは 2.医療費控除の対象となる医療費 3.保険金などで補填される金額について 4.医療費控除申請書の書き方 5.医...

車庫証明の書き方

車庫証明の記入が終わったならば、地元の警察署の交通課にある保管場所の窓口へ提出します。その際ですが、手数料として収入印紙を購入します。かかる金額は、都道府県によって異なりま...

「心身ともに」の意味と例文と書き方

文章の基本的な使い方で、「心身ともに」という言葉をどんな風に使うかをご紹介します。そのためには、この言葉の持つ意味をしっかりと把握しておくようにする必要があります。 &nbs...

お礼状の書き方:11月

  1.お礼状の書き方と基本 2.11月の季語と時候の挨拶 3.時候の挨拶は例文を作っておくと便利   お礼状の書き...

英文での日にちの書き方

英文には、イギリス式英語を使う場合とアメリカ式英語を使う場合があります。どちらの英文を用いるかによって日にちの書き方が多少変わってくるので、相手の国によって適切な表現を使い...

ご霊前の書き方

お葬式に持っていく「ご霊前」ですが、いざその場になると表書きや香典袋の種類に迷うものです。仮に間違ったとしても文句を言われるわけではありませんが、社会人としては常識として知...

12月の挨拶(書き出し・文頭)の例文と時候の挨拶と書き方

手紙を書く際、特にビジネスシーンや、他にも昔の師、古くからの友人などの日ごろあまり合わない方に対して書く場合には、書き出しに季節の単語を織り交ぜたものを形式的に使用するということが...

小論文の書き方について

最近では様々な場面で文章を書くことが必要とされるようになりました。入学試験は元より、就職の際にも時にこうした作文の提出を求められることがあります。普段余り文章を書く機会のない場合に...

退院祝いののしの書き方

友人や親戚、会社の同僚等、身近な方が入院先の病院から退院したことを知ったら、退院祝いを贈ることがあるでしょう。退院祝いは物を贈る場合もありますし現金を贈る方もいるでしょう。...

喪中はがきの書き方:義父の場合

年賀状は一年を無事に過ごせた事に感謝し、新しい年の幸せを願って出すものです。自分自身や家族の幸せというより、年賀状を差し上げる先様の幸せを願います。喪中はがきというのは、年...

スポンサーリンク