謝罪メール(お詫び状・謝罪文)の例文とマナーと書き方

 

インターネットが普及し、仕事の場面においてメールは必要不可欠なツールとなりました。時間を短縮して連絡を取れることや、連絡内容に関して記録を残せることなどがメールの代表的なメリットです。また、一度に複数名に対しても同様に連絡を取ることが可能となるため、効率性においても高い効果を発揮します。

こちらの謝罪(交通事故/加害者から被害者へ)の例文とマナーと書き方も勉強になります♪

 

しかし、メールの使い方には注意が必要です。

一度送信してしまうと変更ができません。また、その文章内容によっては直接話をする際よりも真意が伝わらない場面が多く起こり得るのです。メール送信の際には細心の注意を行うことはもちろん、最低限度のマナーやモラルは守るように配慮しましょう。

 

特に携帯電話などでメールのやり取りが常態化している世代の方はさらなる注意が必要です。上の世代の方の中にはまだまだメール文化に慣れていない方も多いですし、そもそもメールで事を済ませようとする姿勢をあまり評価していない方が多いのが実状です。そのような方に対して失礼な文章を送ってしまうと、非常に心証を悪くしてしまうリスクがあることを理解しておきましょう。

 

仕事上でもっとも難しいメールの一つが謝罪メールです。

起こしてしまった事態の大小にも関係しますが、本来お詫びというものは直接本人と対峙して口頭で行うことがマナーとされています。直接お会いすることができない場合や、お会いするまでに時間を要してしまう場合などにはお詫び状や謝罪文を送ることが社会人としてのモラルなのです。それら全てを割愛して、謝罪メールで全てを解決することは本来とっても失礼な行為なのです。

 

謝罪メールを送るときは、何よりも緊急性の高い場合に限った方がよいでしょう。また、謝罪メールを送るとしても、事後のお詫び状や謝罪文を別に用意しておくことが肝要です。もちろん、直接お詫びに行くことを大切にしましょう。謝罪メールはあくまで要件とお詫びの気持ちを伝えるだけにとどめ、次へつなげるためのものとして活用するよう心がけましょう。

 

謝罪メールを送ることで、何も連絡がないよりは先方の心証がよくなります。できれば電話もいれておくとより気持ちが伝わります。「たった今メールでもお送りしたのですが・・・」と、一言お伝えしておきましょう。

 

下記、謝罪メールの例文を記します。

【謝罪メールの例文】 メールタイトル 会合の欠席につきまして

 

株式会社○○ 担当 □□ 様

 

cc弊社 △△

 

いつも大変お世話になりありがとうございます。 ○○の□□でございます。

 

明日予定していました会合につきまして急遽欠席させていただくこととなり、 大変恐縮ですがメールにてご連絡いたしました。

 

貴重な機会にも関わらず、このような事態となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 この件につきましては、後日必ずお詫びに参上いたします。 他の参加者の皆様にもどうぞよろしくお伝えくださいませ。

 

それでは失礼いたします。

 

以上です。

 

謝罪メールを送るときのポイントが何点かありますので、それらを意識しながら書くようにしましょう。

 

先ずはタイトルです。

タイトルでいきなり謝罪の言葉をならべることはありません。必要以上に先方に意識をさせてしまうため、過度に心証を悪くしてしまうことが考えられます。【至急】や【緊急】などと用件に記す方もいるようですが、最もしてはいけない行為の一つです。

 

何故なら、本当に緊急性の高い連絡にメールは不適だからです。先方がメールを確認するタイミングは分かりません。一方的に【緊急】と連絡を送っても、相手が確認できなければ意味をなさないからです。送信時間から大分時間が経ってから見る【緊急】という文字ほど不快なものはありません。本当に緊急性の高い連絡はやはり電話を入れる必要があるでしょう。ですのでメールのタイトルはなるべくシンプルなものにするべきなのです。

 

次に送信相手です。

主たる相手はもちろん、関係者全員にメールを送る必要があります。自社の関係者もccなどに入れ、情報の共有に努めましょう。決して主たる相手だけに送ることがあってはいけません。ビジネスは一人で行うものではありません。全ての関係者に連絡を入れ、お詫びの気持ちも共有していただきましょう。ccで連絡の取りにくい方はbccを活用するなど工夫することもお勧めです。大切なことは全員に連絡を入れるという姿勢です。

 

本文はなるべく簡潔にすることもマナーです。

お詫びの文章はややもすると長くなりがちです。しかし、忙しい先方に対しても失礼になりますし、何より言い訳がましくなります。最低限度の用件を伝えるように配慮しましょう。

 

メールの最後に「取り急ぎ・・・」と表現する人が多いですが、これも失礼な表現です。「取り急ぎ・・・」という表現からはお詫びの真剣さが伝わってきません。謝罪すれば何事も許されるわけではありませんので、軽い言葉遣いをしないように注意したいものです。

こちらのビジネスでも学校でも文章は構成が重要ですも良く見ておきましょう♪

 

繰り返しますが謝罪メールだけでは本来不十分です。必ずお詫び状や謝罪文を作成し、機会をみつけて直接謝罪に伺うことを基本としましょう。

 

謝罪文の書き方など色々な書き方は下記の記事も凄く参考になります♪
タイトル:謝罪文の書き方の例文
タイトル:部下へのお詫び文の書き方
タイトル:刑事事件の謝罪文の書き方

病みの軌跡の書き方

病気が発症から治癒までの経過をたどったとき、一連の状態を改めて客観的に捉えることができるようになります。ここでは、病みの軌跡をまとめたいと考えたときの書き方について、ご紹介...

奨学金申し込み理由の書き方

奨学金は未納問題が起きていることもあり、貸し出しの際の審査は非常に慎重になされています。さまざまな情報を記入する中で唯一文章を入力しなければならないのが、奨学金を志望する理...

添字の書き方

添字とは、封書の表に、中身がどのようなものであるのかがわかるように書かれているものを指します。添え書きとも呼ばれることがありますが、その場合には、挨拶や差し出した人物の情報...

可愛いノートの書き方

可愛いノートをより自分らしく、素敵に利用するということができれば嬉しいと感じられるものです。書き方を練習して、どのように可愛いノートを使いこなしていくかというハウツーを知る...

小論文の書き方のポイント

  1.小論文とは 2.基本型を抑える 3.反対意見を受け入れることの重要性 4.自分の意見と理由の説明 5.結論できめる &n...

詩の書き方

詩は説明や書き流したものを、行分けして並べてそれらしく体裁を整えれば、詩であるというものを良く見掛けます。もちろん現代の自由詩は、言葉通りに定型詩の韻を踏んだりするような約...

事務員の評価表の書き方

事務員や会社員の評価表を適切に記入することによって自分の仕事に対する考え方や取り組みを会社に伝えることができます。そのため、書き方を抑えておく必要があります。あまりに自己評...

電報:英語宛名の書き方

受け取り人の名前を英語(アルファベット)にして送りたい時はもちろんアルファベットで送られると、相手の受け取り人の方は喜ばれますのでおすすめです。宛名は英語で良いのですが、住...

自動車委任状の書き方

自動車を購入する時、売る時、登録を変更するときなどには関連する様々な書類を提出しなければなりません。もし、それをすべて自ら行なうことが可能なら、委任状は必要はありません。し...

年賀状の宛名の書き方

年賀状を会社の上司、同僚、部下などに書くときにはいろいろと気をつけて書かなければいけないということを知っておくことが大切です。特に宛名やお祝いの言葉の書き方を間違えてしまう...