勧告書の書き方

勧告書は人にある行動を勧めるための書類のことです。行動を改めるように推奨する警告文としての意味合いもありますし、企業や団体を退職することを勧めるための文章としても使用します。

1.勧告書の持つ意義と効力
2.是正勧告書の書き方について
3.退職勧告書を書く手順について
4.勧告書をつくるときのポイントと注意点

勧告書の持つ意義と効力

勧告書は人にある行動を勧めるための書類のことです。行動を改めるように推奨する警告文としての意味合いもありますし、企業や団体を退職することを勧めるための文章としても使用します。あまりいい意味で使う書類ではないということを留意しておく必要があります。

まず是正勧告を行う場合については、例としては労働基準監察官が事業所に臨検を行います。その結果、法令違反の事実が確認された場合については勧告書を事業主へ突きつけます。また、法令違反ではないものの改善が必要であることが確認された場合には指導票を突きつけます。

あくまでこれは行政指導の行為となりますので是正勧告書自体には法的な効力を持っているというわけではありません。しかし、効果についてはかなり効き目はあり、事業主がうろたえる程度には効力を持っています。もちろん、これを無視して法律違反の状態を続けた場合には

事業停止などの行政処分が下りまた法令違反に対する対応が悪質な場合には逮捕されるという事態も起こりえますので、もしも是正勧告を突きつけられた場合には事業主は改善を図るように対策を行う必要があります。退職勧告書の場合は勤めている企業や団体などを辞めるよう推奨するための文章となります。いわば自主退職を促すための文章で。

これもあくまで勧告書ですので、それ自体に法的な効力を持っているわけではありません。しかし、従わない場合には企業にとって正当な理由である場合懲戒解雇を予告する文章を入れることでより状況が悪化してしまいます。ですので受け取った後にもしも該当する労働者にとって内容が不服の場合には第三者の機関に調停を申し立てるなどを考慮する必要があります。

是正勧告書の書き方について

是正勧告書の書き方についてですが、これには法令違反がどのようなものであるのかにより書き方が変わってきます。主な法令違反としては、労働基準法第32条、第36条、第37条第1項などがあります。共通する項目としては、法条項と違反条項、是正期日の項目を書いていくことになります。

労働基準法の第32条の場合には残業代自体は支払ってはいたものの、36協定を締結及び届出を怠り法定時間外労働をおこなっていたという場合が該当します。その場合には法条項の項目に「労働基準法第32条」と記し、違反条項の項目には「第36条で定める労使協定を締結せずに、

また労働基準監督署に届出を行うこともなく法定労働時間を超えて労働者を使用していること」と記してから是正期日の項目を埋めます。是正期日はいつまでに是正を行い状況を改善するかの日付です。一ヶ月以内の場合もあれば、即時の場合もあります。ちなみに36協定とは時間外・休日労働の関する労使協定のことを指します。

同じように第36条、第37条第1項などの違反も記載します。第36条の場合の違反条項は「時間外及び休日労働に関する労使協定を締結するにあたり、労働者の過半数を代表する者との間で労使協定を締結を行っていなかったこと」で、第37条第1項の違反の場合には「労働者（名前がここに入ります）

ほかの平成（日付がここに入ります）から平成（日付がここに入ります）までの時間外・休日労働に対し、法定の割増率以上の率で計算された割増料金を労働者に支払っていなかったこと」という風に記します。また、勧告書を書き終わったら別個に是正報告書も作成していきます。

退職勧告書を書く手順について

退職を勧告するのは、その労働者が問題となる行為を引き起こしてしまったたことにより企業及び団体の信用を落としてしまった場合などに書いていきます。ですので、退職勧告を行うに足りると判断した場合の書き方としては例えば該当する労働者が無断欠勤が何日も続いたという場合については無断欠勤を起こした日付とその期間を書いていき、

それから退職を促す文章としては「速やかに退職届を提出するように勧告します」という書き方にして記しておくとよいでしょう。また、もしも労働者が退職勧告に従わないという場合については退職届を出す期限を定めて書き、懲戒解雇の処置を行うという表現で書いていくようにします。文の最後については「以上」という表現を使用します。

勧告書の用紙の上の欄には該当する人の名前を記し、右上の欄には作成した日付と会社名前及び代表取締役社長の名前を記すようにします。また、勧告書の下の部分の項目としては退職勧告の書類に関するお問い合わせ先を記入します。この場合人事部長や担当者などの名前を書き連絡先を記すようにするというのが通常です。

退職勧告に関連した書類については、インターネット上のホームページなどでダウンロードをして落としていけば書式については比較的簡単に手に入れることができますので、あとは書式に従いながら記入事項を埋めていくようにすると良いでしょう。
また、退職にもしも応じる場合にはもしも退職特別慰労金を支払うという場合にはそのことも明記します。

勧告書をつくるときのポイントと注意点

まず、是正勧告書をつくる際のポイントとしては法条項と違反内容、是正期日それぞれは簡単にかつ明瞭に記しておくことが挙げられます。ですので、複雑なことを書く必要性は特別のことでもない限りありません。伝わりやすくするということだけ抑えておけば大丈夫といえます。

退職勧告書のほうは、あくまで会社側や団体側としては労働者に退職を推奨するという意味合いの文章であることを留意しておく必要があります。ですので、ポイントとしてはあくまでこれは客観的な事実があったということを書いていくことが第一です。会社による個人的な評価を書かないことが大切ですので、私情は入れないようにしましょう。

上記と関連して退職を勧告するにあたっては勧告理由にふさわしいものであることが求められます。ですので、勧告理由が合理的なものと捉えられる理由があった場合にのみ作成していきます。また、退職金を出さないという表現は使わないようにしましょう。懲戒解雇の通知では退職金は出ない仕組みがありますが、

退職勧告の書類ではあくまで自分が所属している企業や団体を辞めるようにさりげなく導くためのものです。ですので退職金については出すように規定されています。また、退職を勧告するにあたって退職特別慰労金を出す用意がある場合にはそのことを伝えるようにしましょう。

退職勧告書によって起きる法的なトラブルは現在でもかなり多いことが実状です。退職を強要したり、労働者を傷つける文章を作成した場合退職勧告書を作成した人の責任が問われる場合もありますのでそのことも充分に注意しながら作成しましょう。

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