式次第の書き方

式次第の書き方についてを考える前に、その式典がどの様な目的をもって開催されるのかということが最も重要になってきます。この式典がそれ程重要なものなのか、若しくは年に何回かあるもので、そう重要なものでないのかについても、全く違ってきます。

1.様々な式典の種類について
2.大会や周年の式典次第の書き方
3.記念式典などの次第について
4.式次第の書き方について

様々な式典の種類について

式次第の書き方についてを考える前に、その式典がどの様な目的をもって開催されるのかということが最も重要になってきます。この式典がそれ程重要なものなのか、若しくは年に何回かあるもので、そう重要なものでないのかについても、全く違ってきます。例えば、比較的名前の知れた大きな組織の地方組織の創立何十周年などといった式典の場合は、

その式次第についても、色々と考えなければならないのではないでしょうか。無論、比較的名前の知れた大きな組織の本体の場合の創立何十周年記念式典などといったものについては、それこそ一年以上前から準備を行い、実行委員会を一年前に立ち上げ、事務局職員を採用して、全国から集まる会員の方々のための宿泊の手配や、交通の手配など、

色々と対処しなければならない問題が多いものです。また大きな大会などの場合は、分科会などといったものが三から五分科会ほどあり、その対処も必要になって来るでしょう。定例的な大会などでは、概ねやることは一緒なのですが、内容については、年ごとに巡回する事務局が色々と考えなければならないでしょう。

そう多くは考えなくてもよい式典に、通常年に一度行われる定例の総会などがあげられます。総会の場合は、前年度の事業報告と終始決算の報告を行い、今年度の事業計画と収支予算の承認を得ます。ちょっと考えなければならないのは、二年か三年に一度回って来る役員改選ではないでしょうか。この役員改選をスムーズに行えるかどうかが、ネックになって来るでしょう。

大会や周年の式典次第の書き方

そう多くはない大規模な大会や周年の式典の場合の式次第については、色々と考えなければならないでしょう。概ねは決定しているのですが、その決定していることだけを実施してしまえば、何も芸が無いと噂され、次からは仮に声をかけても、出席者が減ってしまうといった事態にもなりかねません。そのためにも、式次第や内容については、

インターネットで類似の会議や大会の事例を検索して調査してみることは勿論のこと、終わってしまった大会などの実行委員会の事務局担当者に直接電話をかけた上で、事前の実行委員会の立ち上げから、実行委員会で決定すること、更には、大会の事前参加料などを決定して、何時頃までにどの様な案内を誰宛てに出さなければならないかなどを決定しなければなりません。

まず最初の取り掛かりはインターネットになるでしょう。実際にネットで検索すれば、様々な事例に出くわします。中には、ご丁寧にもシナリオまで別ファイルで掲載する程、徹底している大会もあり、非常に参考になります。但し、こういったシナリオや式次第の書き方などは、参考にはなりますが、全部丸写しではいけません。

丸写しで通る場合もありますが、どこかで見破られてしまう危険性をはらんでいるものです。出席者数が多ければ多い程、そのような傾向にある訳で、インターネットの丸写しだけは絶対に避けたいところです。しかしながら、通常総会などの場合は、いつもと同じなので、総会の仕切りなどが仕事として回ってきた場合で、慣れていないならば、ネット事例の丸写しでも良いでしょう。

記念式典などの次第について

大会などの場合の式次第と違い、記念式典の式次第は全く違います。それは、その記念式典が、どの様な団体の式典なのか、また、何十周年といっても、五十周年なのか、百周年なのか、若しくは四十周年なのかなどによって、全然違ってくるでしょう。五十周年や百周年などの場合は、大変に重要な式典になってくるでしょう。

小学校や中学校などの場合は、市の教育委員会委員長だけではなく、県レベルでの教育委員会委員長なども出席することが考えられることから、手は抜けません。また、間違うことも許されないレベルと考えて良いのではないでしょうか。また、三十周年や四十周年などの場合は、通常は大規模な組織の場合は、式典などは実施しない場合が多いのが現状でしょう。

ただし、そう大きくない組織や、式典などが好きな会長がその周年に該当すれば、五年刻みで開催する場合もあるでしょう。そのような場合は、それにつき合わさせられる会員や事務局などは、本当にかわいそうだと言わざるを得ないでしょう。記念式典では、組織の長の挨拶に始まり、来賓の祝辞が長々と続く傾向にあります。

この来賓祝辞が長々と続くことは、できれば避けることができれば最高なのでしょうが、どうしても外せない方ばかりになってしまう可能性も強いため、仕方が無いといった事例が多いようです。小中学校の周年式典の場合は、来賓として市町村長は勿論、教育員会委員長や、父兄や町内の代表者などの挨拶があるなど、本当に、長くなる傾向にあるので、注意が必要です。

式次第の書き方について

式典の式次第の書き方についてですが、まず最初に、開会があり、会長の挨拶と続くのが通常です。歴史の長い団体の場合は、物故者への黙とうなどもあります。続いて、来賓の祝辞となります。この来賓の祝辞をどこまで短く抑えることができるかが、式典主催者の腕の見せ所といったところではないでしょうか。

この祝辞の後に、直ぐに終わってしまうといった記念式典もありますが、そういった場合は、オープンでの記念講演会が行われることが通常です。多くの場合は、有名な方を呼んでの講演会となります。来賓祝辞の後に、記念講演などがある場合もありますが、この場合は、講演会が式典の中に組み込まれているといった事例と言えます。

こういった場合は、クローズの講演会になる場合が多いようです。こういった記念式典や大会などの式次第についてですが、特殊な厚手の模様が着いた色紙に、印刷屋に依頼して大量に印刷してもらうのが通常です。普通のコピー用紙などに印刷する人はまずいないでしょうが、色上質紙の印刷している事例も多いので、注意が必要でしょう。

模様の着いた厚手の用紙に対しては、会社などにあるリソグラフなどでは、どうしてもインクの乗りが悪いため、外注したほうが安上がりといえるでしょう。コピー機械で印刷するには、コスト面で難しい面が多いと思われます。大規模な組織の記念式典の場合は、式典開始前に郷土芸能を行う場合も多いように見受けられます。この郷土芸能は確かに良いのですが、地元の方には飽きられているので、工夫が必要です。

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