挨拶状の宛先の書き方

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挨拶状とは、大切な相手に対する感謝やお礼の気持ち、あるいは敬意を表現したり、その他引っ越しやお葬式、結婚式といった何らかの重要な通知を敬意を持って行う、日本の伝統的な冠婚葬祭には欠かすことの出来ない書状のことをいいます。

 

  1. 1.挨拶状とはどのようなものか
  2. 2.挨拶状を送るのはどのような時か
  3. 3.挨拶状の宛名の書き方
  4. 4.封筒の書き方について

 


挨拶状とはどのようなものか

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挨拶状とは、大切な相手に対する感謝やお礼の気持ち、あるいは敬意を表現したり、その他引っ越しやお葬式、結婚式といった何らかの重要な通知を敬意を持って行う、日本の伝統的な冠婚葬祭には欠かすことの出来ない書状のことをいいます。挨拶状は日本の冠婚葬祭には欠かせない大切なマナーといえますが、

 

今の若い人の中で冠婚葬祭がどのようなものを指すのかしっかりと答えられる人は多くはないでしょう。そして挨拶状の書き方も含めて、冠婚葬祭のマナーをしっかりと身に付けている人も少なく、「もっと歳をとってから覚えれば良い」と考えている人もいるはずです。しかし、20代30代こそ結婚や出産など、挨拶状を書かなければならない場面が多いのです。

 

昨今では携帯電話や電子メール、SNSが発達し、簡単に連絡を取れるようになりました。しかしそのような連絡ツールがある中、改まったお礼やご挨拶をする場合にはやはりきちんと手紙を出したいものです。 挨拶状は手紙で出す場合とハガキで出す場合があるかと思いますが、どちらも内容の構成は同じです。

 

しかしハガキはあくまでも略式ですので、目上の方へのご挨拶をする時や、礼状、お見舞状などの場合は手紙を使用します。ただし、お中元やお歳暮といったギフトの送り状については、相手に気を使わせることのないように、一般的にはハガキを用います。きちんとした書き方のマナーを身に付け、手紙を出すことが逆に失礼になってしまわないように気を付けることが大切です。

 


挨拶状を送るのはどのような時か

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挨拶状を送る場面はたくさんあります。まずは季節の挨拶です。四季のある日本では季節ごとに送ることが多いです。暑中見舞い、残暑見舞い、寒中見舞い、そして年末・年始の挨拶に加えて、お中元やお歳暮を贈る際にも送ります。次に結婚・出産時の挨拶です。結婚式や披露宴に関係するものや、結婚に伴う引っ越しの挨拶、子供が産まれたら出産の挨拶、

 

子供が大きくなってくると入学や入園といった行事も増えてきますので、その際に送る場合もあります。次に葬儀に関する挨拶です。お悔やみや忌明けの挨拶、喪中ハガキなどです。そして最後はビジネス関係の挨拶状です。開業している人の場合は、事務所移転や事務所閉鎖、閉店の挨拶が挙げられます。

 

また、社名を変更することもあるかもしれませんが、その際にも送ります。会社に勤めている人の場合は、転勤や異動、退職の際にこれまでお世話になった取引先の相手などに送ります。これらの挨拶状を送る場合、基本的にはハガキではなく手紙を使用するのがマナーです。ただし、前述しましたが送り状などの場合は手紙よりもハガキがふさわしいです。

 

その内容も相手に余計な気を使わせないように、普段お世話になっていることに対してのお礼や贈った物の内容と到着日などの用件だけを簡単に伝えるようにします。また、お中元・お歳暮のお礼や、親しい友人や親戚に送る一般的なものも、今ではハガキでも可とされていますが、上司や仲人さんといった目上の方に当たる人に対してお見舞いのお礼状を送る場合などは、手紙を使用するのがマナーです。

 


挨拶状の宛名の書き方

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挨拶状の中でも書く機会の多いビジネス関係の挨拶状を例に挙げます。転勤の場合、これまでの取引先相手を自分の後任に引き継ぐという場合もありますので、後任のことも含めて今後の仕事に悪影響を及ぼさないように、きちんと挨拶状を送付します。そこで気になるのが誰に対してどのような宛名で挨拶状を送れば良いのかということです。

 

転勤の挨拶状に限ったことではありませんが、企業宛てに郵便物を送る場合は、企業名の後に「御中」をつけるのが基本的な書き方です。企業名に「様」をつけるのは、マナーとして間違っているので注意します。 しかし、もし取引先企業の中でも特定の個人に送るのであれば、企業名に加えて部署名と送付したい相手の個人名を書き、

 

個人名に「様」を付けますが、この場合は企業名に「御中」を付ける必要はありません。 転勤の挨拶状を送るときも、宛名の書き方は通常の郵便物を送る場合と同じです。 問題は誰宛てにを送ればよいのかということですが、取引先の中でもお世話になった人や関係のある人に対して送るのが基本です。規模によっても変わってきますが、小さな会社であれば社長と担当者、

 

または他の社員に、大きな会社であれば部や課と担当者に送るのが適切です。また、社長とその他の社員の両方に挨拶状を送る必要がある場合、社長とその他の社員をまとめた宛名にして1通で済ませる場合と、別々に分けて2通出す場合があります。礼儀を重んじるのであれば、別々に分けて出すのがより礼儀正しいので、取引先がマナーに厳しい会社である場合は別々に送った方が良いです。

 


封筒の書き方について

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封筒は和封筒か洋封筒かに分かれますが、一般的には和封筒に縦書きで書くのが適当とされています。まずは表書きですが、宛先の住所は封筒の右側3分の1程度のスペースの中に1、2行で収まるように書きます。最終的に封筒の真ん中に宛名を大きく書くのですが、宛先の住所を大きく書いてしまうと宛名が左の方に押しやられてしまい、

 

バランスが悪くなってしまうので注意しなければなりません。また、縦書きの場合は基本的には漢数字で番地や部屋番号の数字を記入します。その他注意するポイントとして、最近では廃れつつあるルールですが、相手に対する深い敬意を表すために宛名の左下に「座右」や「みもとに」といった文字を書き添えることがあります。

 

こういったものを書き添える場合は、急ぎの場合に使う「至急」や、宛名人以外の開封を禁止するという意味の「親展」のように、手紙の内容や添付書類についての説明を行うための外脇付けとの併用は出来ないので気を付けなければいけません。次に裏書きの書き方ですが、封筒の中央線を挟んで右側に住所を記入し、左側に氏名を書くのが正式なルールとなっています。

 

左端の方に住所と氏名をまとめて書くのではないので注意が必要です。そして封筒の左上に日付を記入し、封をしたら封じ目に「〆」や「封」と記入して完成です。最後に、どのような挨拶状でも誤字脱字は厳禁です。特に相手の氏名や肩書などを間違えるのは大変失礼に当たります。どんなに素晴らしい内容のものを書いても、宛先・宛名を間違えてしまっては台無しになってしまうので、最後に間違いがないか必ずきちんと確認するようにします。

 

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