要望書の書き方例

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そもそも、要望書とはどのような文書を指すかについて確認しましょう。要望書とは、ある物事の実現を求めて、相手に対して意見や要望を伝える為の文書を指します。具体的には、ある要望を求めて、会社や、市役所や、学校や、その他の公的機関などなどに、提出するケースが考えられます。

 

  1. 1.要望書が必要な場合について
  2. 2.具体的な要望書の書き方①
  3. 3.具体的な要望書の書き方②
  4. 4.具体的な要望書の書き方③

 


要望書が必要な場合について

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そもそも、要望書とはどのような文書を指すかについて確認しましょう。要望書とは、ある物事の実現を求めて、相手に対して意見や要望を伝える為の文書を指します。具体的には、ある要望を求めて、会社や、市役所や、学校や、その他の公的機関などなどに、提出するケースが考えられます。

 

要望書を提出しても、その提出先から何らかの返事や結果が必ず返って来るという訳ではありません。ですが、要望書を出す事によって、その組織の議会や会議で要望書の内容について検討されれば、その書類の要望がそのまま受け入れられる可能性もありますし、その要望が棄却されたとしても、提出した事によって、その要望についての意見が何らかの形で反映される場合もあります。

 

しかし、明らかに不当な要望や現実味の無い要望ばかり提出するような事があったら、その提出者および、その関係者の信頼が著しく低下してしまう恐れがあります。なので、周りの環境をより良くする為にも、常日頃からその組織の活動や生活について注意深く観察し、何かしらの滞りがある場合には、その原因を明確に認識して、

 

周囲の関係者一人一人にその問題点について確認し、その場で改善出来る点については、なるべくその場に属する人々と協力して解決し、どうしても、現場の人間には解決出来ず、上の人間の手助けが必要な場合にのみ、その場の人間の意見を総括して、要望書を提出するようにしましょう。要するに、要望書はどうしても必要な場合にのみ提出するもので、簡単に出してはいけないものなのです。

 


具体的な要望書の書き方①

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この項では、具体的に要望書の書き方について記述させていただきます。基本的に、どのような人々がどんな立場の人間に提出する場合にも、共通する項目があります。しかし、機関によっては、ホームページや事務所や受付などに、要望書のテンプレートやその為の書類が用意されている場合があります。

 

なので、要望書を提出しなければならないような場合には、作成する前に、その組織にその為の書類やテンプレートが予め用意されてはいないか確認しましょう。それでは、要望書における基本的な項目についての説明に入ります。先ず、最も重要な項目は、宛名であります。宛名には、提出先の団体名とその団体の代表者や責任者の名前とその肩書きを記載します。

 

この宛名を書き忘れてしまうと、その要望を誰に対して発したものかが明確に解らなくなってしまいます。また、事前に、その要望は誰に対して主張すれば叶えられるものなのか、ある程度、検討して決定すると良いでしょう。その現場の責任者に当たる上司に提出すれば解決する程度の問題であるにも関わらず、いきなり組織の責任者の方に提出する事は、

 

一番上の立場の方に不要な情報伝達を強いる事になってしまう上に、現場の上司を蔑ろにしている事にもなり、大変に失礼です。勿論、直属の上司の方に何か問題があったり、どうしても、相談出来なかったり、その権限が無いなど、様々な場合が考えられるので、

 

これも周囲の人と良く相談、検討して考える必要があります。具体的な例文として、「○○社 代表 ○○殿」というように書きましょう。そして、その書類を提出する日付を記入しましょう。状況は日に日に変化する訳ですから、いつ、その要望が希望されたのかを記録しておく事は重要です。

 


具体的な要望書の書き方②

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続いて、要望の返答の為に連絡先を忘れずに記入しましょう。折角、しっかりとした要望書を作成、提出出来ても、その返事を受け取れなければ意味がありません。次に、要望書の初めに、表題を書く必要があります。表題は、その書類を取った人が、どのような要望が書かれているかを正確に把握する為に非常に重要です。

 

この表題を書く際に、曖昧な表現や、複雑な文章構成で長々と綴るような事があっては、提出先に要望が的確に伝わらないだけではあきたらず、提出者の信頼も大幅に低減してしまいます。なので、表題は、誰が見ても一目で何について書かれているか解るように、簡潔な一文でまとめるようにしましょう。

 

また、その要望の内容を整理して、どうしても簡潔にまとめる事が困難な程に、複雑で多岐にわたる場合には、無理せず一度に解決しようとせずに、何回かに分けて一つずつ提出するようにしましょう。そうすれば、送り先の労力も減りますし、そのような小さな配慮を積み重ねる事によって、送り主への信頼も固まります。

 

例文としては、「○○問題の解決に向けて」など書けば、それが何について書かれたものか解りやすいでしょう。それでは、次は要望書の内容の書き方に入ります。本文を書くにあたって、先ず初めに、その要望の趣旨について書きましょう。

 

具体的には、何故、どのような経緯で、その要望を要求するに至ったのかを明確にし、最終的に、その要望によって、どのような結果を齎す事を希望しているのかを書くようにしましょう。例文としては、「実際の労働に対して賃金が少なすぎる問題について、労働環境の適正化、または、賃金底上げを検討していただきたく存じます、」という風に記入しましょう。

 


具体的な要望書の書き方③

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そして、いよいよ本文ですが、本文に関しては、問題の要点を簡潔にまとめ、それぞれを詳細に記述し、それを裏付ける根拠となる資料を添付するようにしましょう。先ず、これも、簡潔に要点が掴めるように、文章を構成しなければ、折角、要望を提出しても、その要望が正確に伝わらない恐れがあります。

 

かといって、簡潔に要点だけ話すのみでは、その要望の具体的な問題性が伝わらない場合があるので、整理した要点を元に、それぞれの要点についてなるべく詳細に記述するようにしましょう。但し、その際に、その問題と関係の無い話題はなるべく含まないようにしましょう。どこまでが問題なのか、不要に読者の混乱を誘います。

 

また、記述する際に、それを裏付ける資料を添付する事は、その要望に説得力を持たせる為にも非常に有効ですし、その要望先の方々が現状を確認する場合の手助けにもなるので、とても印象が良くなります。上記の点について、本文を記述したら、次に、提出者の氏名と捺印が必要です。また、この際に、その書類の要望を希望する方々全員の名前と捺印を押して提出するようにしましょう。

 

人数の面でも、様々な役員や立場の人間の意見を取り入れている事が伝われば、より要望が客観的である事が伝わりますし、集める過程で、様々な人の観方が書類に反映出来ます。これまで、様々な要望書に纏わる注意点について語って来ましたが、一番大切な事は、決して感情的に行動せず、お互いに冷静になって、現状を分析、認識し、お互いが納得して社会生活を送れるような形式を形にするという事です。上記の意見を、少しでも読者の方がお役に立てていただけたら幸いです。

 

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