取引先申請書の送リ状の書き方

営業活動に留まらず、仕入れ、購買等、様々な取引において、新規の業者と取引開始にあたって、取引申請書が求められれることがあります。取引申請書は通常、相手先で様式を定めているケースが多いので、それを使うことが原則です。また取引申請書が特に定められていない場合は、相手先に連絡し、新規の取引を開始するにあたり、どういった申請が必要なのか説明を受け、漏れることなく記入し、申請することが必須となります。

1.送り状の添付する
2.送り状の様式
3.送り状に書くべき内容

送り状の添付する

さて、取引申請書を作成した後は先方に提出、送付することになりますが、送付や提出方法も相手先の指示に従うことが必須になります。業者によっては、日々多数の取引申請書の提出を受けています。そこで取引申請書の様式や提出方法に従わない場合、その時点で取引を見送られるケースが少なくありません。

従って、まずは相手方の定める様式や方法に従うことが最低限の条件です。しかし、それだけでは他の業者と差別化はできません。差をつけるための工夫が必要です。その一つが送り状の添付です。特に相手先から求められていないのに、なぜ送り状を添付する必要があるのでしょうか？

もちろん、単なるビジネスマナーであることも事実なのですが、それだけではありません。あなたの会社や製品、サービスを端的にPRする絶好の宣伝材料となるからです。かつ、相手先に取引を開始することのメリットをPRする文書でもあるのです。

送り状の様式

取引申請書とは異なり、送り状の様式は相手先から指定を受けることはまずありません。自由に定めることができます。しかし、送り状を宣伝材料と考えるのであれば、様式にも気を配る必要があります。ポイントは２つです。１つめは送り状の分量を多すぎないようにすることです。

せいぜいA4形式で1枚〜2枚に留めることです。送り状の分量を抑える理由として、多過ぎる文書では相手方が読んでくれない可能性があることです。絶好の宣伝材料として位置づけているのに、相手方に読んでもらえなければ全く意味をなしません。

相手方が読んでくれる文書の分量は、A4で2枚が限度であると心得ましょう。もう１つのポイントは、文字だけにしないようにすることです。これも相手方に読んでもらう宣伝材料ということを前提にすれば当然のことと言えます。文字だけにしないようにするには、

小見出しを付ける、PRするポイントを図示化する、インパクトのあるキャッチコピーをつけるといった工夫が必要です。要は、相手方が斜め読みや一読しただけで内容が理解、把握できる内容にすることです。

送り状に書くべき内容

さて、いよいよ送り状の書き方に入ります。先述したように送り状は、絶好の宣伝材料として位置づけるべきです。それを考えると、当然、自社のPR、商品やサービスのPRをすることが必要になります。しかし、自社のPRに終始する内容では逆効果です。

相手方は様々な取引先候補者から宣伝や営業を受けている可能性があります。つまり様々な企業から数多くの宣伝、PRを受けている可能性があります。そういった中で、あなたの会社が一方的に宣伝、PRをする送り状を受け取った相手方は辟易するだけです。

送り状の様式の部分でも述べましたが、やはり分量を意識してください。自社の宣伝やPRも分量を抑え、かつ図示化等で相手方に理解、把握してもらいやすいように工夫するべきです。次に、書いておくべき内容として、相手方の会社になぜ興味、関心を抱いたのかを書くことです。

取引申請書を提出するということは、相手方の会社、商品、サービスに興味を抱いたはずです。それを端的に書くことが必要になってきます。相手方の会社は、新規に取引を求めてくる会社がどういった会社であるか把握したいと考えていると同時に、

自社のどういった部分に関心を抱いてくれたのかにも注目しています。その上で、あなたの会社と新規に取引を開始することのメリットを検討するわけです。但し、興味や関心のある相手方の会社の商品やサービスを書く際に、過度なお世辞や褒め言葉は慎むようにしましょう。

宣伝になるどころか、警戒されることにもなりかねず逆効果となります。そして、もう一つ書いておくべき内容があります。それはあなたの会社の商品やサービスが、相手方の会社の事業にどういった貢献ができるかを書くことです。自社の商品やサービスに精通している場合がほとんどであり、

送り状に書くのもそれほどハードルは高くありません。しかし、相手方の会社の事業への貢献を示すのは決して簡単なことではありません。そのためには、相手方の会社のリサーチを十分に実施することが必要になってくるからです。自社の商品やサービスだけでなく、

相手方の会社の商品やサービスを知ること、その商品やサービスが相手方の会社にとって注力している分野なのか、それほど注力していないのか、場合によっては撤退を考えている分野なのかを見極める必要があります。このリサーチは手間はかかりますが、

基本的には公開されている情報で分析できます。上場企業であれば有価証券報告書や決算発表会の資料が公開されています。その内容をみれば、その企業がどういった事業ドメインに注力しているのか、規模の縮小や撤退を検討しているのか見当をつけることができます。

そしてあなたの会社の商品やサービスが、相手方の会社の注力している商品やサービスのさらなる拡大に貢献するのか、規模の縮小や撤退を考えている商品やサービスのリカバリーに貢献するのか、十分に検討した上で、送り状に記入するのです。

手間はかかるものの、そこまでを端的に分かりやすく書かれた送り状であれば、他社の取引申請書と大きく差別化をできることが可能です。但し、繰り返しになりますが、送り状は提案書や企画書ではありません。あくまでも宣伝材料であり、ご挨拶文であることが前提であることを忘れてはいけません。

むしろ、本格的な提案書や企画書の提出に結びつけるための大切なプロセスと考えるようにしましょう。あなたの会社、商品、サービスに関心、興味を持ってもらい、新規の取引先候補として、認識してもらうために、有効な送り状を作成することです。

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