WEB上の規格書の書き方について

最近、食品業界ではWEB上の規格書が急速に広まっています。食品表示の正確さが求められるようになり、その商品の規格を正確に取引先に伝達することの重要性が高まっていることが、その背景にあります。

 

そのやり取りには

これまでは紙のやり取りが行われてきました。特に、紙面に社印を押して郵送でやり取りするという作業は、なかなか面倒で、一社当たり数百、数千の商品を取り扱っている場合、その作業だけでかなり煩雑な物になります。ですから、迅速さと正確さを求めて、できる限りWEB上で済ませようとしたものが、このシステムなのです。

 

現在、数社からメジャーなWEB上の規格書が使用されております。たいていの場合は大手小売店が中心になって、その会社が欲しい情報を組み込んだ規格書にしております。この規格書を納品メーカーに対して記入の要求をしていくわけです。

 

こうした規格書記入にはそれなりの書き方手順が必要になります。自由記述にすると、どうしても業界ごとに使用されている用語による記載がなされるために、そのまま使用していくと、結果として消費者に対し、正確に情報が伝わらない可能性が出てきます。

 

そこで、それらを統一させるためにできる限り

統一用語を設定し、そこから選ぶ形態になっているのです。その対策としてとられているのが、選択肢からの選択を義務付けていることです。選択肢以外のものは記載できないようにシステムに設定しているのです。

 

また、記入欄の制限もその一つの対策です。同じ行には記載できなく設定したり、必要事項が記載していなければ、エラーになって、次の工程に進めなくなるといった設定です。これは、受け取り側が提出された内容をチェックしていくという、膨大な手間を大幅に軽減していくれているのです。

 

このような方法により

大幅に規格書の内容の精度を上げることができるようになってきたとともに、変更があった場合の修正作業も機動力をもって対応できるようになって来ました。

 

WEB上のものが現在の最新版という前提が出来上がったことで、更新し忘れという言い訳ができなくなったことで、トラブルも減ったわけです。しかし、これらの規格書を入力する上では、書き方を覚え、慣れていく必要があります。

 

画面上には説明コメントが現れるものも多いため、比較的スムーズに作業はできるものの、操作がわからなくなることもあります。そのため、各規格書を記載するための講習会が各地で開かれています。

 

システム担当の人が壇上で、パソコン画面を写しながら、ポイントを説明していくのです。こういった書き方を浸透させていくための説明会は無料で行われており、これもシステムの広がりに一役買っています。

インターネット系ビジネス文書の書き方は下記も参考になります♪
タイトル:アプリケーション要求仕様書の書き方

懸賞のはがき書き方

懸賞はがきを出す際に、欠かせないのがクイズの答えや所定のキーワードが必要になるので、まず、一番先に分かりやすく記述しておきます。この点があやふやでわかりづらい文字で書いたり...

備忘録の書き方

  1.備忘録の必要性 2.備忘録から自分を知る 3.なるべく良い物を使う 4.存在してしまった物と例文   備...

FAX送付状の書き方について

  1.基本的なFAX送信状の書き方は 2.たとえば、「よしださん」に送ろうと思って 3.これを書いていないと   ビジネスをしてい...

扶養届書の書き方

  1.扶養届書とは 2.扶養届書の書き方 3.扶養する理由の書き方 4.退職しているかの書き方 5.就職している場合の書き方や他の注...

研修の感想文の書き方

研修の感想を書くにあたって、どのようなことを研修で行ったのかをはっきり記載する必要があります。感想文の形式などにもよりますが、箇条書きにする場合にはそれら様式にあった形で記...

すっきりとまとまった文章のポイントとは

文章を書く際、できるだけすっきりまとめたいと思うが故にうまくかけず、冒頭でつまづいてしまうことがあります。今回は、文章をすっきりまとめて書く書き方をご紹介したいと思います。 ...

土地付き建物の売買契約書の書き方

土地付き建物の売買契約書の書き方では、まず標題に「土地付き建物の売買契約書」と記載して、契約の内容が把握できるようにします。標題の左側には収入印紙を貼るようになるので、間隔...

レポートや論文の書き方

  1.相手が読みやすく 2.レポートや論文が書き終わったら 3.文字制限が設けられているという場合には 4.1つのテーマを選んだら &nb...

協力依頼文の書き方:例文

実習レポートと一口に言っても、そのジャンルは幅広くあり、ジャンルごとに書き方の例も変わってくる場合が多いというのが実態ではないでしょうか。   ...

結婚式用御祝儀袋の選び方と書き方

御祝儀袋はお祝いを贈る時に使うものです。一般的には右肩に「のし」がついた御祝儀袋を使用します。この「のし」は「のしあわび」を簡略したものです。昔、祝い事に縁起がいいとされている海産...

スポンサーリンク