WEB上の規格書の書き方について

最近、食品業界ではWEB上の規格書が急速に広まっています。食品表示の正確さが求められるようになり、その商品の規格を正確に取引先に伝達することの重要性が高まっていることが、その背景にあります。

 

そのやり取りには

これまでは紙のやり取りが行われてきました。特に、紙面に社印を押して郵送でやり取りするという作業は、なかなか面倒で、一社当たり数百、数千の商品を取り扱っている場合、その作業だけでかなり煩雑な物になります。ですから、迅速さと正確さを求めて、できる限りWEB上で済ませようとしたものが、このシステムなのです。

 

現在、数社からメジャーなWEB上の規格書が使用されております。たいていの場合は大手小売店が中心になって、その会社が欲しい情報を組み込んだ規格書にしております。この規格書を納品メーカーに対して記入の要求をしていくわけです。

 

こうした規格書記入にはそれなりの書き方手順が必要になります。自由記述にすると、どうしても業界ごとに使用されている用語による記載がなされるために、そのまま使用していくと、結果として消費者に対し、正確に情報が伝わらない可能性が出てきます。

 

そこで、それらを統一させるためにできる限り

統一用語を設定し、そこから選ぶ形態になっているのです。その対策としてとられているのが、選択肢からの選択を義務付けていることです。選択肢以外のものは記載できないようにシステムに設定しているのです。

 

また、記入欄の制限もその一つの対策です。同じ行には記載できなく設定したり、必要事項が記載していなければ、エラーになって、次の工程に進めなくなるといった設定です。これは、受け取り側が提出された内容をチェックしていくという、膨大な手間を大幅に軽減していくれているのです。

 

このような方法により

大幅に規格書の内容の精度を上げることができるようになってきたとともに、変更があった場合の修正作業も機動力をもって対応できるようになって来ました。

 

WEB上のものが現在の最新版という前提が出来上がったことで、更新し忘れという言い訳ができなくなったことで、トラブルも減ったわけです。しかし、これらの規格書を入力する上では、書き方を覚え、慣れていく必要があります。

 

画面上には説明コメントが現れるものも多いため、比較的スムーズに作業はできるものの、操作がわからなくなることもあります。そのため、各規格書を記載するための講習会が各地で開かれています。

 

システム担当の人が壇上で、パソコン画面を写しながら、ポイントを説明していくのです。こういった書き方を浸透させていくための説明会は無料で行われており、これもシステムの広がりに一役買っています。

インターネット系ビジネス文書の書き方は下記も参考になります♪
タイトル:アプリケーション要求仕様書の書き方

昇任・上申書の書き方

  1.部下を昇任させるために作る上申告書 2.上申告書の書き方 冒頭 3.上申告書の書き方 核心部分とまとめ方 4.既成のテンプレートで...

賞状の書き方~縦書き~

  1.賞状の書き方・レイアウト 2.それぞれの書き方の詳細 3.賞状の例文 4.賞状を書く人   賞状の書き方...

ETASの書き方

  1.ETASとは 2.申請はインターネット上で 3.費用の支払い 4.認証保留と更新   ETASとは ...

結納親族書の書き方:三親等

親族書とは、結納の際に家族を紹介するため、予め作っておく文書です。結婚は家と家との繋がりが生じますから、婚約相手の家族も紹介する必要あるでしょう。   ...

軽自動車届出済証返納済確認書の書き方

  1.軽自動車届出済証返納届とは 2.軽自動車届出済証返納済確認書とは 3.軽自動車届出済証返納届の書き方 4.中古バイクの購入時の注意...

作文の書き方:起承転結

  1.文章の書き方の基本 2.実用文と小説の違い 3.実用文の重要性   文章の書き方の基本 文章という...

文章作成のポイントとコツ

文章を書くことが苦手な人は、一体どうすればうまくなるのか悩むと思います。人それぞれ得意不得意があるため、特に意識しなくても上手な文章を書いてしまう人もいます。   ...

マリオの絵の書き方

元々ゲームキャラとして登場したのですが、そのゲーム内容が優れていたことと続編が今現在でも販売され続けていることから、日本のみならず全世界で人気を集めているといったキャラクタ...

お客様へのお礼状の書き方

開業や開店などのお祝いをいただいたときには、きちんとお礼状を出すようにしておきます。親しい人などに出すものでも、しっかりとした文章を書くようにしておくことが大切です。書き方...

研修報告書の書き方

日本語補習校で講師をする先生方にとって、そのミッションというものはとても荷が重いものともなっており、夏休み期間などを利用した研修会なども開催されています。  ...

スポンサーリンク