監査報告書の書き方

監査報告書とは会社や学校など大きなお金が動きやすいところで、個人やグループ全体による不正が行われていないかを監査人が調査し、実施した監査の結果に基づき意見の表明を行う報告書のことを指します。

1.目上の方に提出する書類です
2.基本的な書き方は意外に簡単
3.余計な事は書かず事実だけを書いて
4.グラフや画像を添えても構いません

目上の方に提出する書類です

監査報告書とは会社や学校など大きなお金が動きやすいところで、個人やグループ全体による不正が行われていないかを監査人が調査し、実施した監査の結果に基づき意見の表明を行う報告書のことを指します。監査の実施状況や結果と書面にして分かりやすくまとめるといった意味と、監査人みずからが負うことのできる責任の範囲を明確にするといった意味が込められている書類のことだと認識しておいていいでしょう。

また不正が行われていなかったとしても、財務状況が健全であるか否かを客観的に判断できる材料になることから、財務状況が悪化傾向にある企業などが公認会計士などを介して監査報告書を製作してもらうといった事例が多くなっています。この監査報告書のおかげで倒産を免れた企業や、財務の健全化を実現できたといった会社は少なからず存在しているのです。

企業や会社、工場などに提出する監査報告書は、基本的にその企業や会社のトップである社長や会長などに提出されるようになっています。そのため目上の方に提出する書類であるといった意識の元で、丁寧な文体を志す必要があると言えますが、必ずしも丁寧語や敬語でまとめる必要が無いといった特徴もあります、

提出者の氏名に様付けや殿付けを行う必要はありますが。報告内容である本文はかたい文体でも構わないとされているのです。敬語を省いた簡潔で分かりやすさ重視の書類を製作したほうが作る側としては楽なので、基礎的な知識として覚えておくといいでしょう。

基本的な書き方は意外に簡単

では監査報告書の書き方とはどのような形になるのかというと、意外に簡単で簡素にまとめられるとまず把握しておいてください。上部に太字や大きめの文字で監査報告書と記載して、その下に提出先となる会社名や企業名を株式会社、有限会社といった点も含めてフルネームで記載します。

その後報告書を閲覧する代表取締役社長や会長といった役職と提出先となる方の氏名を書き込み、様付けや殿付けを行うことが大切になってくると言えます。横書きでも構いませんが、世間一般では縦書きで統一されているため縦書きをとっておけば無難だとも言えるでしょう。

役職や氏名の下に一行空けて監査内容を羅列形式で書いていきます。上から事業年度、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書、株主資本等計算書及び附属明細書といった順番で書いていけば問題ありません。その上で監査した結果適法に処理されているか、会社や企業の会計担当者が提出している書類どおりの財務状況なのかなどの確認文章を添えます。

記載されていると認める、記載されているとは認められないといった形で簡潔に表記することが好ましいと言えるでしょう。本文の下部には一行空けて以上と記入することも忘れないようにしてください。そして更に下部に報告書を取りまとめた期日と調査を行った人物の所属団体名や会社名、名前などを記入して印鑑を押せば完成となります。印鑑は実印でなくても構いませんが、しっかり苗字が分かるものを選ぶべきだと言えます。

余計な事は書かず事実だけを書いて

監査報告書は監査を行う上で使用したチェック表などを参考の書く場合が多いのですが、たとえこのチェック表で報告する側に伝えたいと思えるような事案が多々存在していたとしても、監査報告書自体には余計な事は書かず事実だけを書くようにしてください。あくまでも報告書なので、報告を簡潔に行うことが最重要でありそのプロセスで発生した留意点などは、別の書類にまとめて報告することが望ましいためです。

内部監査を実施する際に、監査役を外部に注文せず自社内の人物に依頼した場合などに、この余計な文言の付属が発生してしまう可能性が増します。会社を大切に考える気持ちが文字として現れてしまうため無碍にはできないと言えますが、あくまでも監査報告書の書き方はシンプルにまとめることが重要なのだという意識を持っておいてください。

どうしても監査報告書に書ききれない不安点などがあるようなら、不適合報告書を別途製作することが好ましいと言えます。監査を行った結果、このような問題点や課題点、改善点が見つかったといった報告書を、監査内容を流用して製作できるということを頭に入れておいてください。

不適合報告書を監査報告書と一緒に提出する場合は、監査報告書の本文下記に添付文書の存在を付け加えておくといいでしょう。監査報告書には監査内容の要約と結果を、それ以外の文章は別の書類にまとめることが書き方としても社会的なルールとしても大切なのだという意識を是非持っておいてください。

グラフや画像を添えても構いません

監査報告書を書いたはいいものの、文字列にすると長すぎるような報告内容があったり、そもそも文字にし辛いといった報告内容があるようなら、不適合報告書と同じような形で付属書類を製作するといいでしょう。監査報告書は分かりやすさが重要であり、グラフや画像を別途で添えてもまったく構いません。

あいまいな表現は避ける、なるべく具体的に表記するといった点を重視して、その説明や解説となるグラフや画像を用意できるようなら一緒に提出すべきだと捉えておいてください。せっかく効果的な監査を実施し証明となる報告書を製作したとしても、最後に重要な監査報告書で正しく伝えられなければ、適切な業務改善の財政健全化の指示、

それに基づくマネジメントレビューも効果的に実施できなくなってしまいます。自身の主観を排除してでも、理解のしやすさに重点を置くようにしてみてください。内部監査は誰のために実施するのか、何のために実施するのかといった、初心とも言える基本的な部分を忘れずに作成することが大切なのです。

滅多にありませんが監査報告書の書き直しを命じられた際には、調査内容の不備を確認することも重要ですが、そもそもどの部分に報告書を提出した社長や会長が納得していないのかを把握することが大事です。手元のデータだけで補完できるといった場合も少なくないため、

直接どの箇所を直すべきなのか訪ねるというのもひとつの手として記憶しておいてください。製作には日にちもかかり大変だと言えますが、報告書にまとめる作業自体は然程時間がかからないため即日でまとめてしまうといいでしょう。

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