会社レポートの書き方
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読書感想文の苦手意識の克服
小学校や中学校の学生は特に、休みの期間にはよく読書感想文が課題として提示されているのではないかとおもいます。私も小学生の時は課題としてだされ、文章を書くのが非常に不得意だったため、...
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家庭科のレポートの書き方:調理
家庭科の学習は小学校、中学校、高等学校と年齢に合わせ、主に衣食住を中心に家族やそれを取り巻く生活環境などを学習して行きます。家庭科の学習は生活する上での基盤となり、家庭科の...
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研修報告書の書き方
日本語補習校で講師をする先生方にとって、そのミッションというものはとても荷が重いものともなっており、夏休み期間などを利用した研修会なども開催されています。  ...
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花嫁の手紙(母親へ)の例文と書き方
結婚式などで花嫁の手紙を聞くことがあります。ご両親への感謝の気持ちと思い出、これから先、結婚してからの抱負などで締めくくられていることが多いですが、その家族ごとにいろいろな思い出が...
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管理職任用試験の内申書の書き方
管理職とはその名の通り、仕事をする上で組織をまとめ、運営したりそれをサポートしたりする役職のことを指します。会社員であれば課長以上の役職の人は管理職という扱いになりますが、...
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パスポートの所持人記入欄の書き方
パスポートの所持人記入欄に住所と名前を記入するかしないかは任意となっており、パスポートを所持している本人の自由となっています。パスポートは何かの申し込みをする際や身分を証明...
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会議の議事録の書き方
1.議事録の役割と必要性 2.議事録を作成する前の準備について 3.議事録の書き方について 4.書き方のポイント  ...
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ブラジル入国カードの書き方
ブラジルに旅行をする場合、ブラジル出入国カード(カルタゥン ジ エントラーダ エ サイーダ)を提出する必要が出て来ます。ブラジル行きの飛行機のなかで配られるので、後で書けば...
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合計残高試算表の書き方
事業を行う上で必要なのが、資産・負債を管理して財政状態を確認し、1年間の収益・費用を把握して経営成績を知ることです。これらは、毎日の伝票や帳簿への記入を経て、年度末に合計残...
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ご祝儀袋の3万円の書き方
結婚祝いや出産祝い、入学祝など、おめでたいことへのお祝いをするときに、お祝いとして現金を渡す場合はご祝儀袋に入れてから渡します。結婚祝いなら新生活で役に立つようなものや、結...
四月。各社の入社式のニュースが流れる時期になりました。彼らはこれから社会人として、学生時代とはまったくちがった世界で、様々なスキルを身につけ、成長していく「義務」があります。
レポートなんて怖くない!
社会人として会社に就職すると、多くの方がまずぶつかるのが「文書の壁」といわれています。社内規定の文書はもちろん、通常、各種講習会や勉強会に参加した後や社内研修などの際には必ずレポート提出が義務となります。
大学時代にも経験している方がほとんどでしょうが、会社では、業務時間内に行われる会合の場合、業務報告書という側面もあり、同時にその時間をどう使い、何を学んだかを会社に報告するものですから、レポートは非常に重要な意味を持ちます。本当に仕事ができる人は、デスクワークを貯めません。その日その日の業務報告や日報はもとより、連絡事項やメモももらさず書きとめる姿勢がデキる会社員には必要です。
読み手への配慮を
まず何といっても、レポートに求められるのは「分かりやすさ」です。作成にはもちろん時間も知恵も必要ですが、最も重視したいのは「読み手への配慮」。学校とは異なり、会社では業務に携わる上司が時間を割いて、提出された文章を読むということを理解してください。
ここを抑えておけば、レポート作成が重荷にならずに済みます。誰が読むのか、何を求めているのか、を的確に把握しましょう。さらに、「読み込むための時間」を出来るだけ抑えることも必要です。だらだらと時系列で進行を記載して、最後の最後で結論を述べる形は、読む時間を浪費するばかりか、最終的に意味が通じにくくなります。
書き方のコツ
上記の「読み手への配慮」を考えれば、必然的に構成が見えてきます。〝結論として何が言いたいか〟これが、冒頭に、大きく、明確に記されていれば、親切丁寧、さらに読み進める気もわいてきます。また、見出し、小見出しで、「本文を読まずとも意味が把握できる」必要があります。
これは新聞などを例にとっても分かるように、記事の見出しだけを拾い読みするだけでおおまかな理解が得られる新聞の構成を意識して、書類を作成する際には冒頭、見出しのみで意味が通じるものを目指しましょう。見出しだけではつかみきれない枝葉末節の部分が本文になります。
例文:「システムを生かすのは現場の声(○○講習会レポート)」など
自分だけの言葉で
よく聞くフレーズが並んだ報告書ほど、頭に入りにくいものはありません。どこかで読んだ文章、誰かが言っていた言葉は目だけが文字を追うだけで上滑りする文章になります。ここでひとつのポイントとなるのは、「印象を作り出す」ということ。これは、例えば講習会に参加している最中に、最も印象に残ったフレーズ、場面をその場で文章にして書きとめておくのです。
講習会終了後に内容や感想を思い出すことは非常に難易度が高い作業になりますが、その場で感じることを「言葉にしておく」と、それがリアルな感想になり、自分だけの感じ方で得たフレーズになります。
第三者の目で見直す
文章の推敲は何度でも行いましょう。読み直すことはもちろん、漢字の誤用にも注意したいものです。そこでポイントは「第三者の立場で見直す」こと。この文章を提出される側の上司の立場に立ってもいいですし、まったくの第三者の立場でもいいでしょう。「間違いがある」ことを前提に全体を読み直します。
間違っていない、という意識を捨てて、必ずどこかに誤りがある、という意地悪な気持ちを持って、「間違い探し」のイメージです。また、言葉や漢字の誤った使い方は、本人の思い込みで発生するので、なかなか誤りに気づかないことが多いものです。
これは、普段から文章を「読む」際に、その文章を推敲するつもりで読むクセをつけ、漢字や言葉、フレーズの使い方に「おや?」と思ったものを調べる習慣をつけると、自分がそれまで誤って覚えていたものに気づきやすくなります。また、もし自分の使い方が正しかった場合、人が間違いやすい・誤認しやすい言葉・漢字も知ることができます。
最後に
どのような形態であれ、「伝えたいことを伝える」というスキルは文書作成だけでなく、様々な場面で要求されるものです。話し言葉ひとつをとっても、対面と電話応対では使うフレーズや表現が異なりますし、文章で読む言葉と、口頭で説明する言葉にも違いはあります。
現代は各種SNSが発達し、誰もが情報を発信できる環境にありますが、一人よがりな解釈や文章が許されるのは、金銭の損得が関係しないプライベートな世界だけだと心しましょう。
ビジネスの世界では、常に「自分と相手」がいて、そこには金銭的なリスクをはじめとする真剣勝負が展開されているのです。たった一枚の報告書であっても、あなたのセンスと能力が光れば次の道がおのずと開けてきます。ぜひ、文書作成力をひとつの武器にして、社会人生活を突き進んでください。
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