ビジネス文章の書き方：退職の案内

ビジネス文書の中でも、退職についての様々な文章はデリケートなものです。今回は特に退職時に同僚や取引先などに送る、あいさつ用の文章です。基本的にメールでの場合も手紙の場合にも使えます。

1.ビジネス文章としての社外用退職案内
2.ビジネス文章として書いていい事とは？
3.社内での退職案内の書き方
4.社内での退職案内のアレンジの書き方

ビジネス文章としての社外用退職案内

まず、基本的には以下の様な内容を書きます。

『いつもお世話になっております。●●株式会社の××です。
　急な話ではありますが、来る●月△日に、一身上の都合により退職することになりまし　た。

　在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
　またどちらかでお会いしましたら、その時はよろしくお願いします。
　皆様のますますのご活躍・ご発展を心よりお祈りしております。

　●月×日　△山■子』

まずはお礼と名乗りをきちんとしておきましょう。メールの前には宛先を、手紙の場合は時候の挨拶などを忘れないようにしましょう。次に、退職を知らせていた相手であれ知らせていなかった相手であれ、日付はしっかりと明記した上で退職することになったと書いておきましょう。

そして、在職中にお世話になったお礼などについて書いておき、感謝の言葉と今後のこともまた改めてよろしく、というように書いておくといいですね。最後に、皆様のご活躍を、というビジネス文章としてはよくある発展などについてのことを書き、

日付と名前を書きましょう。ちなみにメールのフッターに名前がありくどくなる、と考えるかもしれませんが、メールのフッターとはまた別で日付と名前があるとより丁寧です。

ビジネス文章として書いていい事とは？

とはいえ、上の文例ではけっこうシンプルに書いているのは間違いありません。これは、あくまでも必要最低限の分にとどめており、ここからアレンジを足していくことが可能です。まず、社外のため今後共会社間での取引がある場合は、以下の様なことを書くといいでしょう。

『後任は●●が担当いたします。』

『今後の件についての連絡先は、代表番号00-0000-0000へよろしくお願いいたします。』

というように、様々な書き方が可能です。必要事項などがあれば改行してその必要事項のみを別の段落で書く方法もあるため、なるだけ見やすく分かりやすいやり方で書くといいでしょう。また、一度挨拶などでこの事実を知っていたとしても、このような内容はなるだけ書くのに越したことはありません。

その一方で、例えば会社を落とすような内容は原則として控えましょう。『ブラック企業だったので、続けることが出来ませんでした』『給料が安く、とても働き続けることが出来る環境にありませんでした』というようなマイナスの内容はやめておき、退職理由も『一身上の都合』ということにしたほうがスマートですし、会社ともトラブルにならないものです。

また、他の会社に行くことになったとしても、その内容を書くことは控えましょう。次の就職先が決まっていたとしても、それを明記するのはあまりよろしくありません。会社の顧客を減らすという事にもなりますので、会社間でのトラブルや会社とあなたとの間にトラブルを引き起こしかねないのです。

余談ですが、社外に送る際に複数の会社に一斉に出すぶんには構いませんが、この時には内容には気をつけましょう。例えばA者の後任は●山、B社の後任は△川、というように分かれていた場合は、その部分を適宜修正しその会社に合った形にしておきましょう。また、担当者名や電話番号などは間違えないように配慮しましょう。

社内での退職案内の書き方

一方、社内での退職案内は比較的カジュアルでも大丈夫です。

『お疲れ様です。●●部の××です。
　●月△日に、一身上の都合により退職することになりました。
　在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
　皆様のますますのご活躍・ご発展を心よりお祈りしております。
　●月×日　△山■子』

まず、基本的には上のような文章です。外部向けよりは社内向けのほうが文章もシンプルですが、基本的には改まった挨拶などが無いためスッキリして見えます。ただ、こちらもあくまでごく最低限の書き方です。

社内での退職案内のアレンジの書き方

まず、基本的には社内の誰か固定に向けてというのであれば、この文章だけではなく別のメールである程度しっかりした文章でお礼を伝えたりしましょう。複数に同時送信する形で一気に送信するのであれば、自分には当てはまらない長い文章は読むのに時間がかかり、迷惑になります。個人でのやりとりは個人間にとどめておきましょう。

次に、複数人に同時送信するので、すべての文章は最大限出来る限りの気を使いましょう。上司から同僚、後輩まで含まれるかもしれませんが、誰に対しても同時送信機能を使うのであれば敬語で構いません。

アレンジとしては、『今後もまた同じ分野で頑張りますので、お会いすることがあればよろしくお願いします。』とか、『皆様の温かい指導のもと、様々な経験をさせていただいたことをとても感謝しております。』というような、感謝や今後とも宜しくというような内容にとどめておきましょう。

また、書くのであれば『日差しが眩しい頃ですので、お体にはお気をつけ下さい。』とか『これまでの仕事についてのファイルは全てxxx/xxx/xxxというフォルダにありますので、何かありましたらそちらを参照ください。』という配慮などがあるとより嬉しいものです。

それから忘れていたお礼なども、思い出すことがあればこの時にまとめて書いてもいいでしょう。例えば『出産の際には様々な配慮ありがとうございました。お陰で子供も元気にやっています。』とか『誕生日の際には嬉しいプレゼントありがとうございました。未だに愛用しています』というようなものです。

また、社外用と同じですが、退職理由としては一身上の都合でとどめておきましょう。特に最後の機会ですから様々な爆弾を落としてやりたい、と思うかもしれませんが、退職後にしかるべき時にしかるべき場所で行うようにし、

少なくとも内部でしこりや妙なウワサを残して退職するようなことは避けましょう。また、フリーランスになるからといって今後の連絡先を書いたり、転職先のことを書くのも避けたいものです。あくまでのこれはお礼の文章ですから、お礼のみにとどめておきましょう。

ビジネス文章の書き方：退職の案内 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス