報告書書の書き方

pixta_tegami_01

業務日報・報告書書を作成する場合には、まずその報告書の目的をはっきりさせる必要があります。一般的には日々の業務の記録化や、進捗状況の確認などが目的になりますので、そのような目的がはっきりと際立つように記述していくことがなによりも重要になってきます。

 

  1. 1.業務日報・報告書書の書き方
  2. 2.業務日報・報告書のポイント
  3. 3.相手によっても変える報告書の書き方
  4. 4.これだけは避けたい報告書の書き方

 


業務日報・報告書書の書き方

pixta_tegami_02

業務日報・報告書書を作成する場合には、まずその報告書の目的をはっきりさせる必要があります。一般的には日々の業務の記録化や、進捗状況の確認などが目的になりますので、そのような目的がはっきりと際立つように記述していくことがなによりも重要になってきます。

 

この場合には、いつ誰がどのような作業をしたのかがはっきりと分かるようにして記載することが必要になり、必要な項目はすべて埋めるようにして記入していかなければなりません。さらに報告書のなかには、上司と部下とのコミュニケーションツールとしての目的があるというものもあります。

 

ビジネスでよくいわれるホウレンソウ(報告・連絡・相談)などが基本的な部分になりますが、具体的なことや感想なども記載する必要がある報告書書もあります。しかしこれらの報告書は会社によってもかなりの差がありますので、業務日報・報告書などをあらかじめ見させてもらい、要点を掴んだ上で記載していくというのは賢い方法だといえるでしょう。

 

会社によっては書式が自由というところもありますが、その場合には業務日報・報告書のフリーテンプレートなどを上手に活用することによってソツのない報告書にすることができるようになります。これらの報告書では上司や会社の意向などによってもかなりの違いなどが出てきますので、何回も修正を受けないように事前に注意点などを尋ねておくと良いかもしれません。目的をしっかり掴んで、必要な情報をもれなく記入することが重要です。

 


業務日報・報告書のポイント

pixta_tegami_03

業務日報・報告書を作成するにあたってまずポイントになるのが、具体性を重要視するという点になります。具体的といっても様々な要素がありますが、まず重要なのが数字や数値です。例えば営業であれば営業成績、訪問件数、目標達成までの数などになりますが、それらの数値を報告書に書くことによって具体的な報告書になっていきます。

 

またよくあるのが長々としていて、すぐに要点がわかりにくいという報告書です。報告書というのは後で上司や同僚などが見た時に一目瞭然で作業状況を把握できなくては意味がありませんので、簡潔に要点を記載するというのは重要なポイントになってきます。よく参考にできるといわれているのが「新聞の記事」ですが、いつどこで誰が何をしたのかというのがすぐに分かるような内容にしておくべきです。

 

さらにビジネスシーンでよくいわれているのが「PDCAサイクル」といわれるもので、これは「Plan」「Do」「Check」「Act」という4つの単語から成り立っていますが、日本語では 何を計画し、何をしたのか?何ができて、何ができなかったのか?次の行動はどうするか?というポイントを意識するという点です。

 

これらのポイントを中心点に記載することによって、よりまとまった報告書にすることができるようになります。書式がとくにないという場合には、改行やスペースなどを上手に入れていくというのも重要になってきますので、報告書自体の書式というのも注意したいポイントだといえるでしょう。

 


相手によっても変える報告書の書き方

pixta_tegami_01

報告書といっても、どのような相手に書くかによってもかなりの違いがあります。例えば上司や役員などに報告書を書くという場合には、簡潔に記述していくことを意識することが重要です。というのも役員などの場合にはとくに時間がありませんので、短い時間で報告書の内容が分かるような内容でないといけないからです。

 

どれほど詳細な内容が必要なのかは上司や仕事内容にもよりますので、あらかじめ相談しておきましょう。また報告書のなかにはお客さまに出す報告書というものもあります。ケースバイケースですが、文書形式は2段構えという書式が多いといわれています。これは要約部分に関しては相手上司がチェックし、

 

詳細部分については現場担当者がチェックすることができるようになっており、お客様がより処理しやすくするというのもひとつの気遣いだといえるでしょう。また形式、内容などはお客様に提出する書類の場合にはとくに注意が必要です。事実誤認、間違いなどがあった場合には会社間でのトラブルや問題にも発展しかねませんので、何重にもチェックをすることを心がけましょう。

 

細かい点ですが、略称の使用を避けることや、役職間違いや漢字間違えなどがないようにもするべきです。チェックに関しては実際に声に出して読んでみるというのが有効な方法だといわれていますので、報告書を提出する前にはそのようにして失礼がないかを見直しておきましょう。お客様によっては書式が指定される場合もありますので、その点も注意が必要です。

 


これだけは避けたい報告書の書き方

pixta_tegami_01

よくある報告書として、何を書いてあるかいまいち伝わらないというケースがあります。これは主文と補足文の主従関係を意識していないことによって陥りがちなミスです。ただ生じた出来事やその理由をダラダラと書いていく場合には文章自体も増えてきていますし、要点がぼやけてしまいがちですので、

 

報告書の要点がどこにあるのかをしっかり掴んでいくことがとても重要になってきます。また「客観的である」ことを意識するのも重要になります。なかには客観的ではなく「〜と思う」というような感想文になっている報告書も見かけることがありますが、ビジネスシーンでは不適切な書き方になりますので注意しましょう。

 

これらの点を避けるための方法として、なるべく「箇条書き」にしてみるというのは良い方法だといわれています。報告書の書式によっては箇条書きにはできないという場合でも、主文から補足文につながるようにして書くことで、より客観的で分かりやすい文章にすることができます。また箇条書きといってもやみくもに見出し番号や項目をつけていけば良いというものでもありません。

 

せっかく項目などがついていたとしても、見出しの後に主文がないと要点との関係性がわからず、内容のぼやけた報告書になってしまいます。それで箇条書きにする場合であっても、主文と補足文との関係を常に意識するようにするのも重要です。報告書には様々な書式や目的があるものがありますが、基本的に上記のポイントに注意して作成することで分かりやすい報告書にすることができます。

 

収支計算分析表の社会福祉法人の書き方

社会福祉法人の場合、通常は確定申告を行いますが、その他に、社会福士法人法第五十九条第一項で、毎年度会計終了後三ヶ月以内に、当該都道府県に対して、現況報告書なるものの提出が義...

昇格推薦状の書き方の例文

  1.昇格推薦状の書き方について 2.昇格推薦状のポイント 3.昇格推薦状の書き方と具体例   昇格推薦状の書き方...

「謹啓」の意味と例文と書き方

わたし達が手紙文でよく目ににする「謹啓」という言葉がありますが、これが漢語であるということはご存知でしょうか。漢語と聞けば、いかにも、とっつき難い印象があります。でも普段から日常的...

確定申告の年金控除の書き方

  1.税金の種類について 2.申告書の書き方 3.所得の計算方法 4.確定申告の期限について   税金の種類に...

小学生のための福祉作文の書き方

自分が体験したことなどを文章にまとめて書き表したものが作文ですが、福祉に関連した話題を書けば福祉作文と呼ばれます。   1.福祉作文とは 2...

上申書の書き方

上申書とは、様々なケースで書く事になりますが一般的には部下から上司に対して意見を書いた文書を提出する書式になります。もともと上申書は、中国から来たものです。天子に文書を奉る...

作文が嫌いな子の作文の書き方必勝法

学校の勉強で嫌いなものは?という質問をしたらおそらく作文を挙げる子供は多いと思います。作文の書き方は学校の勉強の中では珍しく答えがないため、それを苦手としている子供も多いようです。...

実習のお礼状の書き方

お世話になった人に感謝の気持ちを込めてお礼状を書くことは、社会人としての常識です。もし学生時代に実習でお世話になった場合も、お礼状を出すことは当然のことです。 &nb...

訃報の書き方:密葬

訃報を書く前に前に、密葬とはどういう葬儀形式なのかを、確認しておきましょう。一般的に家族葬と取り違えられやすいのですが、密葬とは、遠隔地での不慮の事故の場合など、やむなく密...

念書の書き方:お金

物やお金の貸し借りを行ったさいに記録として紙に残しておくものはさまざまあります。しかし、いずれも契約事になるとそれらに見合う書式を作る必要もあり収入印紙などを貼る必要がある...