承諾・了解の言葉の例文と書き方

昨今は手紙や葉書に加え、ＥメールやLINE、ネット電話などプライベートでもビジネスにおいてもコミュニケーションの手段が多種多様になってきました。しかし、根っこにある大切なことはいつの時代でも、どんな手段においても「美しく正しい日本語を使う」ということです。

承諾という意味を表す言葉を使うケースは

日常において最も頻繁だと思われます。仕事においても、親しい家族や友人関係でも、電話やメールなどで毎日のように相手に伝える機会が多いでしょう。中でも「了解(しました)」といったフレーズは最も多く、家族間ですとメールでは「了解」の２文字だけ、なんて事もしばしばあります。

しかしご存知な方も多いと思いますがお客様や目上の人に対して「了解(致しました)」とお伝えするのは失礼に当たります。こちらを使う場合は完全に身内に対する言葉であるとする考え方もあります。

もっとざっくばらんに、砕けた感じで説明するならば

「了解」→完了されている、わかっている、理解している旨を伝える場合。わかりやすくいうと「大丈夫、わかってますよ」といったニュアンスになります。「承知」→文字通り、承る。かしこまって相手の要件を聞き理解したことを相手に伝える場合に使います。このように両方をよく比較してみると、いかに「了解」と言う言葉のほうが砕けた感じであるかわかりますね。

試しに、職場などで同僚たちのメールや電話対応時に聞き耳を立ててみてください。案外正しく使えている方のほうが少ないかもしれません。ビジネスや目上の人には「承知しました」「承りました」「かしこまりました」としておくのが承諾することを伝える場合には無難かもしれません。

仕事上でより正しく

丁寧に「承知」という言葉を使うならば「～の件、承知いたしました」「～の件、かしこまりました」としたうえで、「喜んでお引き受け致します」「～努めさせていただきます」と付け加えると尚よいでしょう。なんにせよ、仕事上では「了解しました」と使わないほうが無難でしょう。

では、「了解」はどのように使えばいいのでしょう。この言葉の意味を簡単に説明すると「物事の内容や事情を理解して承諾すること」つまりは「理解した」という意味になります。

あくまで自分のなかで理解した

納得出来た、という意味合いであって、自分本位で考えてそれを相手に表現するために出てくる言葉と言えます。あくまで上から目線で相手を許してやるという事なのです。本来は、上の権限を持っている者が「許可を与える」という意味でもあるのです。

やや砕けた言い回しになってしまうので、部下や同僚などには使っても良いでしょう。しかし人によってはぶっきらぼうな、ぞんざいに扱われているような印象を受ける人もいるので、たとえ部下でも気を付けたほうがいいかもしれません。

それならば、むしろ「わかりました」のほうがよっぽど無難だと思われます。それでも万が一、上司に対して言ってしまいそうになった時には、「～いたしました」「～しました」を付ける事によって、ちょっと苦しいですが難を逃れましょう。先ほど出てきた「わかりました」も目上の人にも使えます。

それに対して、「承知」は自分に対する相手の気持ちや要求、考えを「受け入れる」という意味を表しているのです。そのように考えれば、どちらが目上の人に使うべきか自然とわかるかと思います。

あくまで自分側の状況を述べるだけの言葉を伝えるのか、「相手の気持ちに立って、相手の事情や状況を汲んで」といったニュアンスで表現するのか。指示や連絡等を受けた時の返事としてはこちらのほうが最適です。

コミュニケーションを円滑に進める場合おいて常に人間関係・上下関係はつきものです。相手と自分とがどのような立場にあるのか即座に判断して、発言・行動をとらなければなりません。

目上の人に敬語を使うのは基本中の基本ですが

仲が良くなってきた・親近感が出てきた先輩などには時にはくだけた物の言い方も良いでしょう。常に正しく、かしこまった言葉ばかりでは相手との距離も縮まらないものです。

時と場合によって使い分け、締めるところは正しく丁寧な言葉を選んで締める、それが出来る人の大人のコミュニケーションと言えます。上司からも可愛がられるようになり、職場での立場も良くなってきます。

余談になりますが

紛らわしい言葉の使い方の例として「お疲れ様です」と「ご苦労様です」。「お伝えします」と「伝えておきます」も混同されるケースが多いです。「すみません」ではなく「申し訳ありません」。「ご苦労様です」ではなく「お疲れ様です」「お先に失礼します」とたくさん上げれば枚挙にいとまがありません。

もう一度、自分の言葉遣いや文章を見直してみるのも良いかもしれません。正しく日本語を使えるひとは決して多くないので、ビジネスでも大人のお付き合いでも、一目置かれることでしょう。

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タイトル：簡単な承諾書の書き方

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