ビジネス文章の書き方:退職の案内
-
敬老会招待状の書き方
町内会や自治会で敬老会を催している地域もあるでしょう。町内会などの役員になると敬老会招待状を作成しなくてはならないかもしれません。 1.お年...
-
源泉徴収簿の転職の書き方
源泉徴収簿とは給与の支払者、源泉徴収義務者に月々の給与に対する源泉徴収や年末調整などの事務を正確にして、能率的に行うために付けられる帳簿のことです。 ...
-
心配の言葉の例文と書き方
余程マイペースな人でなければ人間関係において他人を配慮するようなこともあります。両親や身内の人の体調に配慮することはもちろん、会社の同僚や上司などへの配慮も必要になります。心配する...
-
保護者照会書の書き方
少年照会書は犯罪などを起こしてしまった少年が書くことが基本となります。本人が書くことができないと保護者が記入しても大丈夫です。保護者照会書に関しては質問事項がありますので、...
-
取引先申請書の送リ状の書き方
営業活動に留まらず、仕入れ、購買等、様々な取引において、新規の業者と取引開始にあたって、取引申請書が求められれることがあります。取引申請書は通常、相手先で様式を定めているケ...
-
文字の書き方
文章を手書きで書く際は、出来るだけ綺麗な文字で書くと相手の方にも読みやすいです。ちょっとしたことで普段より綺麗にできる書き方について説明します。 ...
-
ラボノートの書き方
ラボノートとは、その日行った実験の様子や結果など、実験者が実際にどういった実験を行ったかを示すための物的証拠になるものです。 1.ラボノート...
-
建築の平面図の書き方
建築の平面図は、建築の図面の中で最も重要なものです。間取はもちろんのこと、建具や階段の位置、建物の構造と設備に関するほとんどの情報が盛り込まれています。 ...
-
リスト:文章の句読点の書き方
句読点というのは、文章を読んでいる人が読みやすいことを目的として用いられるものですが、それは簡単なようであってなかなか難しいという側面を持っているものと言われています。 ...
-
板書の書き方1つで変わる学習効果とその工夫の仕方
学生に対して授業を行う際には板書の書き方1つでその授業の印象と評価が大きく変わります。小学校、中学校、高校では黒板を使った授業が基本的であり、限られたスペースをうまく使ってわかりや...
ビジネス文書の中でも、退職についての様々な文章はデリケートなものです。今回は特に退職時に同僚や取引先などに送る、あいさつ用の文章です。基本的にメールでの場合も手紙の場合にも使えます。
ビジネス文章としての社外用退職案内
まず、基本的には以下の様な内容を書きます。
『いつもお世話になっております。●●株式会社の××です。
急な話ではありますが、来る●月△日に、一身上の都合により退職することになりまし た。
在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
またどちらかでお会いしましたら、その時はよろしくお願いします。
皆様のますますのご活躍・ご発展を心よりお祈りしております。
●月×日 △山■子』
まずはお礼と名乗りをきちんとしておきましょう。メールの前には宛先を、手紙の場合は時候の挨拶などを忘れないようにしましょう。次に、退職を知らせていた相手であれ知らせていなかった相手であれ、日付はしっかりと明記した上で退職することになったと書いておきましょう。
そして、在職中にお世話になったお礼などについて書いておき、感謝の言葉と今後のこともまた改めてよろしく、というように書いておくといいですね。最後に、皆様のご活躍を、というビジネス文章としてはよくある発展などについてのことを書き、
日付と名前を書きましょう。ちなみにメールのフッターに名前がありくどくなる、と考えるかもしれませんが、メールのフッターとはまた別で日付と名前があるとより丁寧です。
ビジネス文章として書いていい事とは?
とはいえ、上の文例ではけっこうシンプルに書いているのは間違いありません。これは、あくまでも必要最低限の分にとどめており、ここからアレンジを足していくことが可能です。まず、社外のため今後共会社間での取引がある場合は、以下の様なことを書くといいでしょう。
『後任は●●が担当いたします。』
『今後の件についての連絡先は、代表番号00-0000-0000へよろしくお願いいたします。』
というように、様々な書き方が可能です。必要事項などがあれば改行してその必要事項のみを別の段落で書く方法もあるため、なるだけ見やすく分かりやすいやり方で書くといいでしょう。また、一度挨拶などでこの事実を知っていたとしても、このような内容はなるだけ書くのに越したことはありません。
その一方で、例えば会社を落とすような内容は原則として控えましょう。『ブラック企業だったので、続けることが出来ませんでした』『給料が安く、とても働き続けることが出来る環境にありませんでした』というようなマイナスの内容はやめておき、退職理由も『一身上の都合』ということにしたほうがスマートですし、会社ともトラブルにならないものです。
また、他の会社に行くことになったとしても、その内容を書くことは控えましょう。次の就職先が決まっていたとしても、それを明記するのはあまりよろしくありません。会社の顧客を減らすという事にもなりますので、会社間でのトラブルや会社とあなたとの間にトラブルを引き起こしかねないのです。
余談ですが、社外に送る際に複数の会社に一斉に出すぶんには構いませんが、この時には内容には気をつけましょう。例えばA者の後任は●山、B社の後任は△川、というように分かれていた場合は、その部分を適宜修正しその会社に合った形にしておきましょう。また、担当者名や電話番号などは間違えないように配慮しましょう。
社内での退職案内の書き方
一方、社内での退職案内は比較的カジュアルでも大丈夫です。
『お疲れ様です。●●部の××です。
●月△日に、一身上の都合により退職することになりました。
在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。
皆様のますますのご活躍・ご発展を心よりお祈りしております。
●月×日 △山■子』
まず、基本的には上のような文章です。外部向けよりは社内向けのほうが文章もシンプルですが、基本的には改まった挨拶などが無いためスッキリして見えます。ただ、こちらもあくまでごく最低限の書き方です。
社内での退職案内のアレンジの書き方
まず、基本的には社内の誰か固定に向けてというのであれば、この文章だけではなく別のメールである程度しっかりした文章でお礼を伝えたりしましょう。複数に同時送信する形で一気に送信するのであれば、自分には当てはまらない長い文章は読むのに時間がかかり、迷惑になります。個人でのやりとりは個人間にとどめておきましょう。
次に、複数人に同時送信するので、すべての文章は最大限出来る限りの気を使いましょう。上司から同僚、後輩まで含まれるかもしれませんが、誰に対しても同時送信機能を使うのであれば敬語で構いません。
アレンジとしては、『今後もまた同じ分野で頑張りますので、お会いすることがあればよろしくお願いします。』とか、『皆様の温かい指導のもと、様々な経験をさせていただいたことをとても感謝しております。』というような、感謝や今後とも宜しくというような内容にとどめておきましょう。
また、書くのであれば『日差しが眩しい頃ですので、お体にはお気をつけ下さい。』とか『これまでの仕事についてのファイルは全てxxx/xxx/xxxというフォルダにありますので、何かありましたらそちらを参照ください。』という配慮などがあるとより嬉しいものです。
それから忘れていたお礼なども、思い出すことがあればこの時にまとめて書いてもいいでしょう。例えば『出産の際には様々な配慮ありがとうございました。お陰で子供も元気にやっています。』とか『誕生日の際には嬉しいプレゼントありがとうございました。未だに愛用しています』というようなものです。
また、社外用と同じですが、退職理由としては一身上の都合でとどめておきましょう。特に最後の機会ですから様々な爆弾を落としてやりたい、と思うかもしれませんが、退職後にしかるべき時にしかるべき場所で行うようにし、
少なくとも内部でしこりや妙なウワサを残して退職するようなことは避けましょう。また、フリーランスになるからといって今後の連絡先を書いたり、転職先のことを書くのも避けたいものです。あくまでのこれはお礼の文章ですから、お礼のみにとどめておきましょう。