内示書の書き方 | 文章や手紙などの例文・文例や記入例　書き方ボックス

内示書の書き方がわからない人のための書き方について例文を交えて見ていきますが、そもそも内示書は発注書やその他の文書と何が違っているのでしょうか。発注書の前に内示書が出されることもあります。違いも含めてみていきます。

1. 1.内示書と発注書の違い
2. 2.書き方を調べても載っていない
3. 3.正式な文書ではない
4. 4.伝える内容が記載されていれば書式は自由
5. 5.契約をする前の段階
6. 6.伝えたい内容が伝わればいい

内示書と発注書の違い

内示書というのはもともと定義があるわけではないので、その書面に決まりはありません。情報を提供する前もって提供するための書面といった考え方がいいかもしれません。例えばこれからいくら単位の発注があるので、それを分かっておいてもらいたい、そういった形でこれから発注がある場合に前もって知らせておくための文書として考えるといいのでしょう。

これは発注書の前の内示だけではありません。採用内示書というものもあります。これはこれから採用する予定であるということを報告するための内示です。種類が色々とありますが例として発注書と内示書で違いを見ていく場合には正式な発注をするための文書が発注書で、その前段階、それが内示であるという認識がわかりやすいでしょう。

金額をまだ計算していないけれどこれだけ発注する予定でいるのだということを先方に伝えるものが内示で、その後金額なども計算して補充した上で出すのが発注書ということで認識しているといいかもしれません。内容的には本決まりではなくて、情報をあらかじめ提供しているのだという認識です。

書き方を調べても載っていない

書き方がわからなくてインターネットで調べたという人もいるかと思いますが、内示書の書き方がどこにも掲載されていない、例文すら、テンプレートすらないので困ったという人もいるでしょう。しかしこれはなくても当然なのです。

内示ですから、まだ公表されるモノの前の、つなぎとして非公式な文書ですから、基本的にテンプレートが社内であったとしてもそれが外に漏れることがないのです。親切な会社がテンプレートを公開してくれているのなら話は別ですが、大半の場合が、基本は雛形があったとしても公表していないことの方が大半なのです。

正式な文書ではない

正式な文書を出すまでのつなぎとして出される非公式文書と考えるとわかりやすいでしょう。内容は発行下日付、件名や、例えば発注書であるならば、今後発注する予定の数、見積書番号などを記載することになります。

本決まりではない、正式ではないゆえに、そこに記載されている数ももちろん変わることもあるでしょうし、そこに記載されている金額なども変わることはあるのです。むしろまだ金額などは計算する前の段階で出すこともあります。ですから本決まりではない、とりあえずの文書です。

伝える内容が記載されていれば書式は自由

基本的には正式な文書ではないので、伝えたいと思っている内容が記載されていればそれで書式は自由となっていますから、自由に記載することができるのです。詳しいことを記載しなくてもいいのです。

そして先方にとりあえず知っておいて欲しい内容を記載していればなにを書いてもいいのです。まだこの段階では、本決まりではないので、それから先この内容が変わったとしてもそれは構わないのです。これが本決まりをしてからの発注書だと、困りますが、まだ本決まりではない段階ですので自由な書式でいいのです。

契約をする前の段階

内示を出すということは内々に示すという文字のとおり、契約をする前の段階ですので、まだ契約をしているというわけではありませんから、それが本当に決まっているわけではありません。先方の原材料や部品の仕入れ具合、生産計画の都合で、内示をあらかじめ出しておいて、準備をしておいてもらう。

これは製造発注などをする際には一般的なことで、内示受注と言ったり、内示注文、発注内示などと呼んだりしています。どこの業界でもあることなので製造業に限ったことではありませんので、それ以外の業界でもしばしば内耳を出す場合にはこれを発行しています。

伝えたい内容が伝わればいい

伝わって欲しいと思っている内容が明確になっていればいいでしょう。特に重要なのが、いつごろ、そしてどれくらいといった数量的な部分です。場合によってはいつごろ、数量的な部分が明確になっていない内示もありますが、それでは意味がないのです。あらかじめ段取りをしておいてもらうためのものなので、数量やいつごろなどの具体的な部分ははっきりさせておく必要があるでしょう。

書き方はいたって自由ですので、堅苦しい文書でもありませんから、自由に記載することができます。記載にあたっては、先ほども言いましたが明確にしなければいけない部分は明確にしておく必要があります。それを何のために出すのか、出す必要性を考えたら、なにを明確にしなければいけないのかということがわかるはずです。出す意味がないような内示なら出す必要はありません。なぜ公式文書を出す前に出す必要があるのか、その点を理解した上で作成するといいでしょう。