交通費申請書の書き方

サラリーマンは、会社の出張などで交通費申請書を事前に提出しなければならない場合があります。

1.交通費申請書には申請の目的を記載
2.出張経路を明確に記載する
3.急な出張の際の事後申請について
4.割り引きチケットなどの利用も記載

交通費申請書には申請の目的を記載

サラリーマンは、会社の出張などで交通費申請書を事前に提出しなければならない場合があります。自分で立て替えておくお金があればいいですが、長距離の出張の際は金額も高額になりますので、事前に会社から支給されるお金でチケット等を手配する必要があります。この場合、交通費申請書には、申請の目的を明確に記載しなければなりません。

出張の目的は新規取引先との商談や、新規取引先工場の視察など、いろいろあります。出来る限り具体的にその内容を記載し、訪問する会社の住所と会社名も記載するようにします。出張の目的を明確にすることは大切です。大事な会社の費用を使って出張に行くわけですので、何かしらの成果が出ないと意味がありません。

従って、申請書の承認をする上司や経理部門の担当者が納得する出張理由を記載しておかねばならないのです。工場視察の場合、単に「視察」だけを記載するのではなく、「工場内の管理体制の視察、及び材料管理状況の確認、不良品発生の際の改善体制の確認」といったように記載すれば、交通費申請書を見た側も業務の具体的な内容が分かって承認しやすいのです。

目的が明確で、会社にとってその出張が絶対に必要だと判断出来れば、たとえ高額な交通費でも承認はされるのです。従って、こういったことを頭において交通費申請書は記載しなければなりません。頻繁に出張する部署の場合は、定型フォーマットを作っておいてそれに沿って毎回記載するようにすれば慣れて書きやすくなります。

出張経路を明確に記載する

交通費申請書の書き方で大事なのは、経路を詳細に記載することです。例えば関東地方から大阪市内の取引先に営業で向かう際、新幹線で東京駅から新大阪駅へ利用するルートが多いです。この場合、新幹線に乗る前のルートと、降りてからのルートも分かる範囲で記載しておくことがベターでしょう。

大阪に行ってからは仕事の進行状況で予定通りに行かないこともあるでしょうが、そういった際は出張後に修正で申請すればいいので、行く前には予定で記載しておくようにします。また、東京駅までのルートは会社の事務所や自宅から向かう場合が大半ですので、これについては予定から変わってしまう可能性は少ないはずです。

従ってかかる費用も調べて記載しておくことがベターです。また、大阪の出張先に行った際、時間の都合でタクシーを利用することも考えられます。そういった場合は、交通費申請書の備考欄等に「状況によりタクシー利用の可能性があります。タクシーを利用した際は、出張後に領収書を添付し、タクシー利用に至った経緯を記載して費用請求いたします」といった感じ事前に書いておけばいいのです。

交通費はなるべく多くかけないことがコストカットの観点から考えれば望ましいのですが、コストのことばかり気にして効率の悪い出張をして成果が上がらないのでは本末転倒です。従って業務効率的にタクシーを使った方が効率的な場合は、遠慮なく利用すればいいのです。また、特急料金のかかる列車についてもこれと同じことが言えます。

急な出張の際の事後申請について

緊急事態の発生の際などは、事前に交通費を申請することなく出張に行くことになります。こういった場合、高額のチケットですと現金の持ち合わせがないこともあって、クレジットカードを利用するなどして対応します。カード利用の際は、クレジットカードの利用明細書をもらうと同時に、なるべく領収書もチケットの購入先で入手するようにしたいものです。

列車の場合、券売機で領収書が発行できる機械もありますし、切符購入窓口でお願いすれば領収書を発行してくれる場合が大半です。業務上の緊急事態発生ということで、領収書等なしで交通費申請を許可してくれることがほとんどですが、経理担当者から経路についてのヒアリングを受ける可能性もありますので、

可能な限り高額チケット代については領収書を入手しておくことがベターなのです。また、タクシー利用の際もこまめに領収書をもらっておくように心がけなければなりません。また、タクシーの領収書には行き先等は記載されていませんので、複数回利用した際は、毎回どこからどこまでの区間をタクシー利用し、その利用ごとの料金を確認しておくことも必要になります。

その場で領収書にルートをメモ書きしておくことも悪くありません。その他、在来線の列車利用や、路線バスの場合は、後になってもインターネットで利用した会社のホームページを見れば料金の確認が出来ますので、タクシーほどシビアに管理しておく必要はありません。慣れない土地の駅名等も後になれば思い出しにくいので、メモしておくなどが望ましいです。

割り引きチケットなどの利用も記載

定期券を使って毎日会社に通勤している場合、二重に交通費を申請しないように注意しなければなりません。例えば、Ａ地点からＢ地点を経由してＣ地点に出張に行く際、Ａ地点からＢ地点は毎日通勤に使っている路線と同じといったことがあります。この場合、その区間は定期券を使えますので、出張の際の交通費申請の中の金額に含まないようにしなければなりません。

申請書にはこの旨を記載し、出張ルートではあったが、定期券があるため、この区間の申請金額0円といった感じで記載しておくと良いでしょう。また、出張先の地域で1日フリーチケットなどのお得なチケットを購入した際は、そのことも記載しておくと良いです。新規営業先の獲得に見知らぬ土地に行く場合、頻繁に電車を乗り降りすることもありますが、

この際に毎度切符を購入することは非常に煩雑となり、料金も高くなります。しかし鉄道会社によっては1日何回も乗り降り自由なフリーチケットを発売している所も多いですので、利用した方が得なのです。この場合、交通費申請書への記載も楽になります。「Ａ市内の営業の際、Ｂ鉄道の1日フリーチケットを購入して列車乗降しました。

従って行程の詳細は割愛します。フリーチケット代は1日1,000円。これを3日使用したので、Ａ市内滞在時の交通費は合計3,000円」といった感じで記載しておけばよいでしょう。各交通機関ともお客さんを1人でも多く獲得しようと価格競争をしていますので、いろいろな格安チケットが発売されています。従ってそれらはうまく利用したいものです。

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