回覧板の書き方

地域の情報を共有するために、欠かせないのが回覧板といえます。一人暮らしや夫婦共働きの世帯ですと、なかなか連絡をとることが難しい場合も多いですから、回覧板は重要な役割を担っているのです。

1.分かりやすい回覧板の書き方
2.回覧する順序表も大切
3.回覧板は図解すると分かりやすい
4.回覧板は地域をつなぐもの

分かりやすい回覧板の書き方

地域の情報を共有するために、欠かせないのが回覧板といえます。一人暮らしや夫婦共働きの世帯ですと、なかなか連絡をとることが難しい場合も多いですから、回覧板は重要な役割を担っているのです。せっかく届ける回覧板なのですから、中身まで詳しく見て確認してもらいたいところですが、

人によっては、表のページだけを、ちらっと見るくらいで、すぐに次の世帯へ回してしまう場合も見受けられ、本当に必要な情報が、きちんと届いているのかは、分からないものです。もちろん、回覧板が回ってきたら、中身をしっかりと確認することは、当然しなくてはならないことですが、回覧板を作る側ができる工夫もあるかと思われます。

それは、回覧板を、より分かりやすいものにするための工夫をするということです。例えば、回覧板に掲載する文章の書き方にも、注意が必要です。難解な言い回しは避け、たとえ子供が読んだ場合にも、内容を理解しやすくまとめることが大切だといえます。回覧板の一番上に、目次のようなものを載せるのも良い方法かもしれません。

通常の、各家庭に届けられる手紙や書類のようなものと違って、たいていの場合は、ファイルに綴じられた状態で回覧されるものなので、受け取った側は、そのファイルを外さない状態で見なくてはなりません。ですから、後ろのページへ行けば行くほど、見づらくなってしまうので、後ろのページは、あまり詳しく見ないという人も多いかもしれませんので、掲載する情報の順番が大切です。

回覧する順序表も大切

回覧板が、どのような順序で各世帯に届けられるのか、分かりにくいことがあるかと思われます。特に、集合住宅などのように、頻繁に入居者が入れ替わるような場合には、新しく引っ越してきた人は、戸惑うことになるかもしれません。また、毎年班長が変わることで、届くのが最後になる世帯は、班長の家まで届ける必要も出てくるかと思われますが、

毎年班長が変わると、どこへ届けたらよいのか、分かりにくいと思う人もいることでしょう。そのような時に安心できるように、表紙には、是非、回覧する順序を載せた紙を貼っておくことをおすすめします。そして、この書き方も、とても重要です。はっきりと、どの世帯から始まって、どの世帯で終わるのかを分かりやすく書き記すことが大切です。

大き目の矢印を書いても良いかもしれません。もし、集合住宅などで、途中に空き部屋があるような場合には、きちんと、そこが空き部屋であることも、分かりやすく示し、その場合には、ひとつ隣の世帯へ、ということが理解できるようにしておく必要があります。そうしないと、ずっと空き部屋の前に置かれたままになってしまったり、

郵便受けに入れてしまっては、外からは見えないこともありますから、紛失したと思われる事態にもなりかねません。また、途中で引っ越してきた人にとっても、はっきりと順序が記載されていれば、安心なので、是非、順序を記したものを書いて貼りつけるようにしましょう。また、雨に濡れても大丈夫なように、テープを貼るなどの備えをすれば安心です。

回覧板は図解すると分かりやすい

回覧板を書くときに、文字ばかりが多くなってしまうと、普段、ちらっとしか中身を確認しないで、すぐ次の世帯へ届けてしまうような人には、より一層、中身が伝わらない可能性があります。ですから、よりよい書き方としては、文字だけでなく、図や絵を取り入れて、視覚的にも理解しやすいものに工夫するべきといえるでしょう。

伝えるべき内容についても、重要度は異なっていると思われますから、その重要度に応じて、一番伝えたいところは、図で分かりやすく説明したり、可能であれば色をつけるなど、少しの工夫をすることで、情報を目立たせることが可能です。特に、ごみ出しなどについての説明は、最近では分別方法が細かく分けられるようになっている地域が多いので、

文字だけでは、分かりづらいことも多いかもしれません。ごみの集積所に、その日に集められる予定ではないごみが取り残され、問題になるケースが多いようですが、こういった場合にも、故意に、そのように放置している人もいるかもしれませんが、ほとんどは、分別方法や日程を勘違いしている場合もあり、特に、一人暮らしのお年寄りに多いようです。

お年寄りの場合には、かつては、ごみ出しに、分別などはほとんど必要がなかったという状況で長く生活してきたこともあり、新しい習慣に戸惑いを感じていたり、慣れるのに時間がかかってしまう場合もあるでしょう。ですから、分別方法を分かりやすく、絵や図を交えて書くことによって、視覚的に理解しやすい回覧板になるといえます。

回覧板は地域をつなぐもの

回覧板は、ただ単に情報を伝えるものではありません。最近では、帰宅が夜遅くになってしまう世帯も多く、直接、手渡しで届ける機会も減ってきたのかもしれません。でも、普段は交流がそれほどない場合にも、回覧板というきっかけがあることによって、会話ができたり、高齢者の一人暮らしの場合には、安否の確認にもつながることですので、

とても有意義な存在だといえるでしょう。ですから、回覧板が届くのを、心待ちにしてもらえるくらい、書き方にも工夫して、中身の充実した回覧板を作っていきたいものです。地域によっては、その地域の小学校や中学校で配られたプリントのコピーを挟むだけ、という場合もあるかもしれません。しかし、そのようなプリントは、文字も小さく、

さらにコピーとなると、不鮮明になってしまうので、高齢者や視力があまり良くない人にとっては、有益な情報とはいえない可能性もあるのです。ですから、回覧板にプリントなどを挟むのは仕方がないことですが、それとは別に、作成する側がお知らせなどを作ることが大切だといえるでしょう。もちろん、手書きでも良いのですが、

人によっては、読みづらいと感じることもあるかもしれませんので、手書きの場合には、大き目の読みやすい文字で書くように気を付けましょう。独りよがりの文章になっていないか、誰が読んでも、読みやすく、人によって意味の取り違えが起きてしまうような、紛らわしい書き方をしていないか等ということに注意することが必要です。

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