人事考課の書き方・例事：事務編

1.書き方における全体の流れ
2.人事考課の期首における書き方
3.期中における書き方
4.期末の最終評価の書き方

書き方における全体の流れ

人事考課を書いていく上で、まず、人事考課をする意味について理解しなければなりません。人事考課を書く意味は、企業の発展のために社員一人一人の活性化です。社員の能力を把握し、的確な育成、判断をすることができれば、個人の存在感は高まり、結果として企業が活性化していきます。

そのために個人の資質、能力、業績などを公正な目で評価していく、人事考課をします。この記入は事務的な部類の仕事ですが、自分と他人との関わりがあるのであまり簡単ではありません。しかし、人事考課も書き方さえ把握すれば事務的に業務を効率よく行うことができます。

大まかな流れでは、社員の能力を伸ばす目標を掲げ、その目標の現状評価、そして最後に最終評価を記入すると言った流れです。目標を考えるのも簡単そうに見えますが、評価するのも社員を理解しなければ考えることも難しくなります。日頃からコミュニケーションを取り、

上司と部下との報告など、お互いに仕事上でトラブルの無い状態にしなければならないのが基本です。一般的な会社では、期首、期中、期末、という具合に三段階になっているので、一つ一つの書き方に焦点を当てていきます。

人事考課の期首における書き方

期首にはまず、目標を掲げます。その目的は、上司が部下との理解の一致、自分自身の成長、会社の現状の理解、そして理解したうえで目標を意識させるためです。ただ単に目標を掲げるだけでは簡単なのですが、人事考課を書く上で単純な目標では全体を見て良い人事考課をし、企業を発展させることはできません。

目標を考える上で大切なものは、高すぎず、低すぎず程度の背伸びしなければ届かない目標を設定するのが大切です。高い目標だと、目標達成数が少なくなります。逆に、低い目標だと、達成数は多くなりますが、目標が低いので良い評価を受けることができません。

これではどちらも社員の意欲が下がり、人事考課をする意味がなくなるどころか逆効果になってしまいます。どんな人でも低い評価を受けると良い気持ちにはなれませんので、やりがいを感じられる、ハードルの高すぎない目標が良いでしょう。

社員の意識を高める目標を書くには、比較を持ち出すと効果的です。例えば、前年度の売り上げの比較などを使えば、会社としての意欲を示すことができるのに加え、社員の目標、立ち位置を再確認し意欲を引き出すことができます。

また、象徴的な表現を避け、数字を押し出す形の目標にすれば、考え方のずれも無くなり、目標の理解もしやすくなります。期首の目標は最終的な目標となるので、とても重要です。1年にふさわしい、また来年につなげられる目標にすると良いです。

期中における書き方

期中は主に期首で定めた目標を、客観的に自己評価します。目標よりうまくいっていない場合でも、その状況を客観的に把握し評価していきます。評価しやすくするためにも、上司や部下とトラブルを起こさないように、日頃から報告や連絡をしっかりとこなすことが大切です。

日頃からコミュニケーションを取っていると、良い点、悪い点が自ずと見えてくるので、そこを重点に見て評価し、改善することができます。また、コミュニケーションが円滑であると、業務も捗り、業績が上がるとそこを評価されるので、積極的にコミュニケーションは取っておきましょう。

期中には自己評価した後、自己評価を含めた改善点を考えます。目標と今の自分の相違を見て、改善点があれば期末への目標にし、改善点が無くてもモチベーションを維持するため、期末への目標を期首に掲げたものより1ランクあげるなどすると、期末の自分の評価に期待することができます。

期中はこのように、自分を評価し、高められる期間にすると良いです。期末への目標の主な内容は、期首に掲げた最終目標からみてどれぐらい達成したかを確認したうえで、その中で足りないもの、期末までの残り期間などにできる調整など、

期首の目標を再認識し、現状を改善、再確認できる目標にすると良いです。ここから期末までの業務を大きく見ることが多いので、期中に立てた目標を意識しながら期末まで最終目標に近づけるようにします。

期末の最終評価の書き方

期末の評価は最初に定めた期首の目標の最終評価です。ここでの評価は客観的なものであると同時に来年度も同じ担当になる可能性も高いので、そこも意識した評価にしなければなりません。期末では総合的な業績を見るのではなく、期中などと照らし合わせてみることも大切です。

そうすることによって、期中で目標と現状を確認し、きちんと能力を生かして来たのかを見ることができます。そしてその評価を部下に伝えることによってさらに意欲と能力を伸ばすことにもつながります。数字だけでなく、会話から読み取れる部下の癖などを考慮することも大切です。

例えば、時間のかけ方、仕事への取り組み方、コミュニケーション能力などです。これらの良い点、悪い点は、人事考課に書くだけでなく、本人に直接伝えると良いです。直接伝えることによって良い点も悪い点もよりダイレクトに伝わり、理解を得られやすくなるので、

本人も来年度の目標ができるのど、全体としての企業の活性化につながります。期末における改善点の書き方は、来年に向けて意識して改善できるような内容にしましょう。人事考課は評価するためのものですが、ただ評価しているだけでは社員は伸びません。

改善を意識させなければ伸ばすことはできません。個人の改善点を意識させるには、数字を見せて認識させるよりも、個人の癖や習慣などでよってもたらされる悪循環や悪影響についてを、人事考課を介して指摘することが、改善を意識させるための近道です。

このような指摘を容易にするためにも普段の報告、連絡などのコミュニケーションを密にし、お互いに評価し合えるような関係を構築していくことが大切です。こういった意識の改善は期末にしかできないことなので、

この最終評価は翌期のためにもとても重要な評価です。人事考課は時間もかかり、大変な作業ですが、毎年繰り返していくうちに社員を伸ばし、確実に企業を改善、そして発展させることができます。

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