反省文（会社・ビジネス）の例文とマナーと書き方

1.ではその「反省文」が求められるのはどのようなシチュエーションなのでしょうか。
2.実際に反省文を書くときに注意すべき点について解説します。
3.まず日付と宛先を記入します。
4.例えば、遅刻や携帯電話の扱いがそれに該当します。

社会人になってから、「反省文」というものを書くよう命じられた経験をお持ちの方はあまりいらっしゃらないのではないでしょうか。

会社にとって重大な損害を与える事故や不始末を引き起こした場合には、「顛末書」または「始末書」を書くのが一般的です。「顛末書」とは、事故や不始末をなぜ起こしてしまったのかを報告する文書で、役所や公的機関などに提出する報告書類の名称にも用いられています。

一方の「始末書」は、社内に対しての事実関係の報告とともに、反省と謝罪の気持ちを表すための文書です。つまり、反省文というものは、基本的に社内処分を伴うような場合は「始末書」の提出を求められることが多く、「反省文」という形での提出指示は一般的な文書の形式では見かけないものです。

また、ケアレスミスによるちょっとしたトラブルなどについては口頭で注意が与えられることが一般的ですので、その中間に位置すると考えられる「反省文」というものの出番はそれほど多くないということになるのです。

ではその「反省文」が求められるのはどのようなシチュエーションなのでしょうか。

それは、社内処分が伴わない程度のミスやトラブルを起こした場合に、上長が教育的指導を目的として書かせるということが考えられます。

本人に失敗の振り返りを促し、何がいけなかったのか、手順なり思考なりを追いかけてみるという作業をさせることによって、今後は同じようなミスを起こさないという気持ちをより強く持たせるというのが基本的に「反省文」を書かせてみるということについての上司の求めていることなのです。

実際に反省文を書くときに注意すべき点について解説します。

まず、「反省文」という言葉の響きから、子どもがイタズラなどをして教師に怒られた時に書かされるというイメージを持ってしまいそうになりますが、社内人としての「反省文」はれっきとしたビジネス文書であることを、最初に認識しておく必要があります。そして、正式な文書として書く以上、一定のルールを守る必要があります。

まず日付と宛先を記入します。

作成を命じた上長または部門の長に宛てて書くというスタイルが一般的です。それから自分の所属と名前を記入してから書き始めます。タイトルは、自分がこれから何に対する反省を示すのかという点をクリアにして付けます。

それから本文に入っていくのですが、文書の流れとしては、まず「事実」を述べ、それが起こった（またはそれを起こしてしまった）理由・原因を述べます。そのあとで、こうしたトラブルや不始末をこれから起こさないための対策を記載し、それ以外に補足することがあれば、最後に付け加えるというものです。

会社にとって何がしかの不利益を生じさせてしまったのですから、反省の気持ちがしっかりと伝わるようにするというのも大切なポイントです。このように文書の構成を改めて見てみますと、「始末書」と大変よく似たものであることがわかります。そういった意味では、影響度が小さい「始末書」を作成するということを意識すれば、スムーズに書き進めることができると考えられます。

また、反省文という形式から、ひとつひとつは小さなことでも、それが継続したり積み重なった結果、上長の我慢の限度を超えてしまった場合に書くことを命じられるものもあります。

例えば、遅刻や携帯電話の扱いがそれに該当します。

遅刻も、正当な理由があって、１度きりであれば、上長もたまにあることだと許そうという気持ちにもなりますが、常習的な場合は、何がしかの罰則を与えなければならないと考えます。正式な処分の前に、反省を促そうという気持ちから、文書作成を命じることになるのです。携帯電話も同様で、最近はスマートフォンなどの普及が進んだ影響で、業務もスマートフォンや携帯電話で進めることも増えてきていることから。

業務時間内にスマートフォンや携帯電話を捜査していたからといって、すぐに問題視されることはないと考えられます。

但し、操作している時間が長時間にわたっていたり、周囲の呼びかけにも反応できないくらい集中していたり、あるいは業務に必要のないサイトなどを見ている場合には、厳重な注意が与えられることになります。こうしたことがたび重なれば、けじめとして文書の作成と提出を求められるのは避けられなくなってしまいます。

「始末書」を書くような重大なトラブルや不始末を引き起こすことは、誰もが望んでいないことであり、社会人としては極力そうしたことを避けるように行動します。反省の意を示す文書についても同様であり、自らが進んでそうした問題を起こすことはないにしても、不注意や確認漏れなどをなくすよう気をつけて行動する必要があります。

それでも失敗をし、反省の文書を書くよう命じられた場合は、しっかりとした文書構成のルールを守り、社会人としての適性を示すとともに、しっかりと反省の気持ちが伝わるように注意しながら文書作成に臨むようにしましょう。

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